Kaikkien ohjelmien, järjestelmien ja muiden sähköisten työvälineiden hankinta ja käyttöönotto tapahtuu Tietohallintopalveluiden kautta.
Jos haluat ottaa käyttöön uuden ohjelman, järjestelmän tai muun sähköisen työvälineen, toimi alla olevan ohjeen mukaan. Hankintaohje koskee myös ilmaisten ohjelmien, järjestelmien tai muiden sähköisten työvälineiden käyttöönottoa, lisenssien uusintaa sekä lisenssien lisähankintaa.
Jos Tietohallintopalvelut on jo ottanut ohjelman käyttöön Metropoliaan, mutta tarvitset sen vain johonkin tiettyyn tietokoneeseen tai luokkaan, toimi tietokoneohjelmien asennuksen pyytämistä koskevan ohjeen mukaan.
| Info |
|---|
Hankinta on joskus pitkä prosessi, koska käsittelyvaiheita on monta. Kesto riippuu esimerkiksi seuraavista asioista: henkilötietojen käsittelyn määrä ja tyyppi, henkilötietojen käsittely EU/ETA-alueen ulkopuolella, integraatiot Metropolian järjestelmiin kuten kirjautumispalveluun, käyttöönoton laajuus ja käyttötarkoitus. Voit myös itse omalta osaltasi vaikuttaa käsittelynopeuteen perustelemalla hankintasi täsmällisesti ja antamalla hankintalomakkeessa yksityiskohtaiset tiedot työvälineestä ja sen käyttötarkoituksesta. Jos kyseessä on mikä tahansa muu työväline kuin tietokoneeseen asennettava työpöytäohjelmisto ilman henkilötojen käsittelyä, kannattaa täyttää hankintalomake noin neljä kuukautta ennen tarpeen alkamista. Tietokoneeseen asennettavien työpöytäsovellusten osalta kannattaa varata vähintään kaksi kuukautta, koska niiden asennustöissä voi kulua aikaa. Jos kyseessä on käytössä olevan lisenssin uusinta, voi joissain tapauksissa jopa kaksi viikkoa riittää. Suositamme lomakkeen täyttämistä niin varhaisessa vaiheessa kuin mahdollista. |
| Table of Contents |
|---|
Näin hankit ohjelmiston, järjestelmän, lisenssin tai muun sähköisen palvelun
Huomio: nykyiseen hankintalomakkeeseen on yhdistetty myös vaikutustenarviointi (DPIA). Sitä koskevat kysymykset tulevat näkyville siinä tapauksessa, jos aikaisempien vastaustesi perusteella vaikutustenarviointia tarvitaan.
| HTML Image | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Lisenssit
Metropoliassa on satoja eri ohjelmistoja. Yksittäisen ohjelmiston lisenssimäärä voi vaihdella yhdestä tuhansiin.
Massalisenssit
Suuret lisenssihankinnat, kuten Microsoftin ja Adoben tuotteet, ovat kilpailutettuja yhteistyössä muiden korkeakoulujen kanssa.
Yksittäiset lisenssit
Yksittäisiä ohjelmistoja on satoja, joten tekniseltä pääkäyttäjältä toivotaan tutustumista lisenssiin ja mahdollisimman valmiita hankintapyyntöjä, sisältäen tarjous ja toimittajayhteystiedot. Lisenssien hankinta katsotaan lisenssikohtaisesti, ja tilaajana voi olla joko Tietohallinto tai lisenssin tekninen pääkäyttäjä.
Digitilojen tietokoneohjelmistotarpeet
Hankintaohjeet
Linkki: Ohjelmatt ja järjestelmät
Pääkäyttäjän vastuut
- Varmistaa lisenssin voimassaolon jatkuvuuden.
- Tekee ilmoituksen IT-hankinnoille, jos sopimus pitää purkaa tai jos sitä pitää muuttaa. (https://hd.metropolia.fi → Lisää tapaus → IT-hankinta)
- Sopii ohjelman käyttäjien kanssa ohjelmiston kokoonpanoon ja konfiguraatioon liittyvistä asioista ja ilmoittaa ne Helpdeskille (https://hd.metropolia.fi → Lisää tapaus → Helpdesk)
- Tiedottaa muutoksista ohjelman käyttäjille.
- Vastaa ohjelman käytön osaamisesta Metropoliassa.
- Vastaa ohjelmassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksesta.
- Vastaa DPIA:n tunnistamisesta.
Usein kysytyt kysymykset
Kysymys: Tarvitsen kannettavalleni Microsoft Office -ohjelmistopaketin. Pitääkö minun täyttää siitä ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Ei tarvitse. Microsoft Office on valmiiksi asennettu kaikkiin Metropolian ylläpitämiin tietokoneisiin.
Kysymys: Tarvitsen käyttööni ohjelman, mutta se ei ole virallisten työvälineiden joukossa. Tuleeko minun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Jos ohjelma ei ole ennestään käytössä Metropoliassa, sinun tulee täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake.
Kysymys: Ohjelma on ilmainen, mutta se ei ole aiemmin ollut käytössä Metropoliassa. Tuleeko minun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Kyllä täytyy. Ohjelman hinnalla ei ole merkitystä.
Kysymys: Tietohallintopalvelut on jo suorittanut ohjelman käyttöönoton Metropoliassa, mutta haluan ohjelman opetuskäyttöön tiettyyn tietokoneluokkaan.
Vastaus: Sinun ei tarvitse täyttää hankintalomaketta. Lue ohje: Ohjelman asennuksen pyytäminen