Miten käytän turvasähköpostia?
Vain ulkopuolelle viestittäessä
Kun lähetät sähköpostia Metropolia-sähköpostiosoitteesta toiseen Metropolia-sähköpostiosoitteeseen, on sähköposti jo valmiiksi suojattu. Pystyt käyttämään turvasähköpostitoimintoa vain lähettäessäsi sähköpostia Metropolian ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin.
Outlook-lisäosan tuki on lopetettu
Outlook-työpöytäsovelluksen Sec@GW-lisäosan tuki on lopetettu. Käytä lisäosaa ainoastaan mail.metropolia.fi-sivuston kautta. Noudata ohjeita Miten käytän turvasähköpostin lisäasetuksia mail.metropolia.fi-palvelun kautta?.
Tämä ohje koskee sähköpostin lähettämistä Metropolian sähköpostiosoitteista. Erillinen ohje siihen, miten Metropolian ulkopuolelta lähetetään turvapostia Metropoliaan, löytyy Metropolian julkisilta verkkosivuilta.
Miten käytän kirje-turvatason turvasähköpostia suoraan osoite-kentän merkinnän avulla?
Koskee henkilökuntaa ja opiskelijoita
Tämä ohje koskee kaikkia henkilöitä, joilla on käytössään metropolia.fi-sähköpostiosoite.
- Luo uusi sähköposti.
- Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite osoitekenttään.
- Lisää heti sähköpostiosoitteen perään merkkiyhdistelmä .s
- Täytä aihe- ja viestikentät normaalisti.
- Lähetä viesti.
Tällöin käytössä ovat viestin oletusasetukset. Vastaanottaja pystyy avaamaan saamansa viestilinkin 30 päivän ajan viestin lähetyshetkestä.
Miten käytän turvasähköpostin lisäasetuksia mail.metropolia.fi-palvelun kautta?
Koskee henkilökuntaa ja opiskelijoita
Tämä ohje koskee kaikkia henkilöitä, joilla on käytössään metropolia.fi-sähköpostiosoite.
- Luo uusi sähköposti.
- Kirjoita Metropolian ulkopuolisen vastaanottajan sähköpostiosoite osoitekenttään.
- Klikkaa Deltagon Sec@GW-lisäosan kuvaketta.
- Valitse Message security/Viestin turvataso.
Valitse alasvetovalikosta Letter/Kirje.
- Valitse ylävalikosta Message Options/Viestin asetukset.
- Laita ruksi laatikkoon Recipients can open the message only once/Vastaanottajat voivat avata viestin vain kerran, jos haluat, että viesti on avattavissa vain kerran.
- Määritä päivien lukumäärä kohtaan Unopened message becomes unavailable in/Lukematon viesti säilytetään, jos haluat, että viesti on avattavissa tietyn ajan lähettämisen jälkeen. Oletusasetus on 30 vuorokautta.
- Määritä päivien lukumäärä kohtaan Opened message becomes unavalaible in/Avattu viesti säilytetään, jos haluat, että viesti on avattavissa uudestaan tietyn ajan ensimmäisen avauskerran jälkeen.
- Laita ruksi laatikkoon Request a read receipt/Pyydä lukukuittaus, jos haluat sähköpostiisi kuittauksen, kun vastaanottaja on avannut viestin.
- Klikkaa Apply/Tallenna.
- Täytä aihe- ja viestikentät normaalisti.
- Lähetä viesti.
Miten käytän kirjattu kirje -turvatason turvasähköpostia suoraan osoite-kentän merkinnän avulla?
Koskee henkilöitä, joilla on erityinen käyttöoikeus
Tämä ohje koskee vain henkilöitä, joille on myönnetty käyttöoikeudet kirjattu kirje -turvatason sähköpostiin.
Kirjattu kirje -turvatasolla vastaanottaja tunnistetaan lisäksi SMS-autentikoinnin avulla. Käytännössä vastaanottajan avatessa viestiä järjestelmä kysyy PIN-koodia, joka lähetetään samanaikaisesti tekstiviestinä vastaanottajan matkapuhelimeen.
- Luo uusi sähköposti.
- Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite osoitekenttään.
- Lisää heti sähköpostiosoitteen perään merkkiyhdistelmä muodossa .[puhelinnumero].s
Ulkomaalainen puhelinnumero
Jos kyseessä on ulkomaalainen matkapuhelinliittymä, numero kirjoitetaan seuraavaan tyyliin: 0035850123987.s, missä 00 = ulkomaantunnus; 358 = maatunnus; 50123987 = puhelinnumero.
- Täytä aihe- ja viestikentät normaalisti.
- Lähetä viesti.
Tällöin käytössä ovat viestin oletusasetukset. Vastaanottaja pystyy avaamaan saamansa viestilinkin 30 päivän ajan viestin lähetyshetkestä. Käyttäjä saa puhelinnumeroonsa PIN-koodin, jolla avaa viestin.
Mikäli haluat käyttää muita kuin oletusasetuksia, noudata ohjeita Miten käytän turvasähköpostin lisäasetuksia mail.metropolia.fi-palvelun kautta? ja valitse turvatasoksi Registered letter/Kirjattu kirje.
Milloin turvasähköpostia tulee käyttää?
Turvasähköpostia tulee käyttää sellaisen joko henkilötietoa, arkaluonteista tietoa tai muutoin luottamuksellista tietoa sisältävän sähköpostin lähettämiseen, kun sähköpostia lähetetään Metropolian ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen. Metropolian ulkopuolisella sähköpostiosoitteella tarkoitetaan kaikkia niitä sähköpostiosoitteita, jotka eivät pääty @metropolia.fi –loppupäätteeseen, esimerkiksi:
- Toisen korkeakoulun sähköpostiosoitteet
- Hankekumppaneiden tai yrityksen yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet
- Henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet, kuten @hotmail.com - ja @gmail.com -päätteiset sähköpostiosoitteet
Miten toimin ongelmatilanteessa?
Lisätietoa turvapostin käytöstä
- Käynnistä uudelleen tietokoneesi ja laite, jossa vika ilmenee. Kokeile toimintoa vielä kerran.
- Jos yrittämäsi toiminto tapahtuu nettiselaimessa, yritä toimintoa uudestaan incognito- eli private-ikkunassa ja toisessa selainohjelmassa.
- Yritä etsiä ratkaisu usein kysyttyjen kysymysten sivulta.
Jos ongelma ei selvinnyt, ota yhteyttä helpdeskiin hyvän käytännön mukaisesti. Liitä kirjalliseen yhteydenottoon aina koko ruudun kuvakaappaus ongelmatilanteesta.
| Ohjeet yhteydenottoon | Yhteystieto |
|---|---|
| Lomakkeella | https://hd.metropolia.fi |
| Sähköpostitse | helpdesk@metropolia.fi |
| Puhelimitse | 09 7424 6777 (arkisin klo 8–16) |