MENETTELYOHJE IT-HANKINNOILLE 2127.81.2013 2016 ALKAEN
(Hinnat sis. alv)
Yleissäännöt
Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi. Kaikki puitejärjestelyin vakioitujen tuoteryhmien tuotteet hankitaan tietohallinnon kautta. Kaikkien hankintojen tulee olla ennakkoon suunniteltuja ja perusteluja. Kiire ei ole peruste poikkeavaan toimintatapaan. Kaikki sopimusrikkomukset raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle neljännesvuosittain. Hankinnoille asetetaan
...
kokonaishankintarajat ja asetettujen hankintarajojen ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää
...
talous- ja hallintojohtajalla rahoituslähteestä riippumatta.
...
Hankintarajojen ylittävät hankinnat raportoidaan johtoryhmän jäsenille puolivuosittain.
Tabletit
Tablettien elinkaareksi asetetaan
...
3v ja
...
kokonaishankintarajaksi lisävarusteineen 600 €, jolla saa yleisimmät mallit.
...
Kaikki tablettihankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla. Hankintarajan ylittävät hankinnat yleisohjeen mukaisesti. Tulosalue vastaa hankinnan kustannuksista.
Työasemat
...
Vuosittain kilpailutettavan perus PC-työasemapaketin tavoitehinta on 750 €. Henkilökunnalla työaseman elinkaari on
...
5v, normaalissa luokkakäytössä 5v ja ns. suunnitteluluokissa 4v.
Kannettavat
...
Vuosittain kilpailutettavien kannettavien kokonaistavoitehankintahinta on lisävarusteineen 1300 €. Hankintaraja kannettavapaketille on 1600€. Kannettavien elinkaari on 4 vuotta. Tietohallinto korvaa kannettavahankinnoista perus PC-työaseman arvon
...
ja loppuosuus veloitetaan käyttäjän kustannuspaikalta.
...
Yhden koneen politiikka
Hankinnoissa noudatetaan yhden koneen politiikkaa, eli käyttäjällä ei voi esimerkiksi olla samanaikaisesti pöytäkonetta ja kannettavaa. Rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja. Kahden työkoneen tarve tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla. Poikkeus-tarpeet tarkastetaan vuosittain ja hyväksytetään johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla. Nykytilanne raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle H1/2016.
Puhelimet
Työkäyttöön soveltuvien
...
älypuhelimien hinnat ovat
...
175 -
...
225 €. Puhelimen elinkaari on vähintään 3 v. Tietohallinto
...
vastaa puhelinten ylläpidosta, hankintojen budjetoinnista ja kehittämisestä. Yli 225 € arvoiset puhelinhankinnat menevät
...
käyttäjän kustannuspaikan maksettavaksi
...
. Hankintaraja matkapuhelimissa on 400€. Hankintarajan ylittävät puhelinhankinnat menevät yleisohjeen mukaisesti. Luontoisetupuhelimien käyttäjät määritellään uudelleen H1/2016.
Puhelinliittymät
Liittymissä on oletuksena päällä dataliikenteen esto ulkomailla ja liittymiin asetetaan 50 € saldovahti, joka muistuttaa käyttäjää
...
saldon ylittämisestä. Suuret puhelinlaskut (yli 50 €) käsitellään esimiehen kanssa ja selvitetään miten ehkäistään vastaavat ylitykset tulevaisuudessa. Yli 300 € puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle. Käyttäjille ei hankinta kahta liittymää, sekä matkapuhelimeen, että datakäyttöön tablettiin. Matkapuhelimen datayhteyden jakotoimintoa tulee käyttää, mikäli saatavilla ei ole muuta langatonta verkkoa tabletin käyttöä varten. Olemassa olevien liittymien tarve ja käyttö tarkistetaan H1/2016.
Tulostimet
Tulostimia vähennetään monitoimilaitteiden läheisyydessä sekä nykyisten laitteiden rikkoutuessa tai musteiden loppuessa. Päätoimisissa asiakaspalvelutehtävissä hyväksytään henkilökohtainen tulostin.
...
Uudet tulostinhankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla.
...
Monitoimilaitteet & kopiointi
Henkilökunnan keskimääräistä tulostusmäärää
...
(2 700 sivua vuonna 2015) lasketaan asettamalla sähköinen materiaali ensisijaiseksi. Vuodelle
...
2016 asetetaan keskiarvotavoite
...
2 400 sivua. Yli 20 000 sivun vuosittaiset käyttömäärät raportoidaan
...
johtoryhmän jäsenille.
Laiteuusinnat
Mikäli työlaite halutaan korvata ennen
...
lasketun elinkaaren päättymistä, maksaa käyttäjän kustannuspaikka laitteen kokonaisuudessaan. Peruselinkaarista poikkeavat hankinnat raportoidaan puolivuosittain talous- ja hallintojohtajalle.
Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset
Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä. Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns.
...
huolimattomuusaspekti. Tapaukset raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle puolivuosittain.
Tarkennus: Mikäli hankintoja tehdään ohjeiden vastaisesti seuraa siitä hankinta- ja hyväksymiskielto, joka on voimassa aina 3 kk.