Menettelyohjeet IT-hankinnat
(Hinnat sis. alv 24 %)
Yleissäännöt
- Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi.
- Kaikki puitejärjestelyin vakioitujen tuoteryhmien tuotteet (kannettavat, pöytäkoneet, näytöt ja matkapuhelimet) hankitaan tietohallinnon kautta.
- Hankinnoille on asetettu kokonaishankintarajat.
- Asetettujen hankintarajojen ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää kustannuspaikan budjetointivastaavalla rahoituslähteestä riippumatta.
Tietohallintopalvelut ei kustanna henkilökunnalle lainaan välineistöä etätyötä ja -opetusta varten (kotilaina-laitteet).
Työvälineet
Lisätietoa tietotekniikkahankinnoista
Tarkempaa tietoa kannettavien tietokoneiden, matkapuhelinten, liittymien, tablettien ym. työvälineiden hankinnoista on myös OMAssa sivulla: Tietotekniikkahankinnat - OMA - Työpöytä (metropolia.fi).
- Tietohallinto vastaa työntekijöiden vakioiduista työvälineistä ja niiden hankinnasta.
- Kaikista vakioitujen työvälineiden ylittävistä kustannuksista vastaa käyttäjän kustannuspaikka.
- Käyttäjällä ei voi olla kahta työvälinettä. Rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja.
- Uusi työväline:
- toistaiseksi voimassaoleva työsopimus,
- osa-aikainen opettaja (työaika vähintään 760 tuntia lukuvuodessa tai vähintään keskimäärin 19 tuntia viikossa) tai
- määräaikainen yli 6 kk voimassaoleva työsopimus.
- Käytetty työväline:
- määräaikainen alle 6 kk voimassaoleva työsopimus tai
- tuntiopettaja (alle 760 tuntia lukuvuodessa tai keskimäärin alle 19 tuntia viikossa ja
- perustelu työvälineen saamiselle.
Vakioidut työvälineet
Kannettava
- 14" (1023,00 €, alv 24 %) / 13" (1041,60 €, alv 24 %) + laukku tai reppu.
- Lisäominaisuudet ja oheistuotteet tulevat kokonaan käyttäjän kustannuspaikan maksettaviksi.
- Elinkaari on 4 vuotta (48 kk).
- Mallit ja hinnat
Matkapuhelin
- Android –puhelin (185,06 € / työliittymä tai 477,12 € / luontoisetuliittymä) + suojalasi ja suojakotelo riippuen liittymätasosta.
- Mallit ovat vakioituja ja hintaluokassa max. 228,60 € (työliittymä) - max. 520,80 € (luontoisetuliittymä).
- Elinkaari on 3 vuotta (36 kk).
- Puhelinhankinnat
Liittymät
Metropolian työntekijöillä on valittavissa yksi Elisan liittymätyyppi (EU-liittymä),
kaksi erilaista liittymätasoa (työliittymä ja luontoisetuliittymä),
kaksi erilaista SIM-korttia (fyysinen ja sähköinen) ja
mobiilivarmenne (vain fyysisessä korttiliittymässä).
Katso tarkemmat liittymätiedot täältä.
Työasema
- Elinkaari on 60 kk.
Muut kuin vakioidut työvälineet
Tabletit
- Työntekijälle voidaan hankkia työkäyttöön tabletti.
- Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.
- Elinkaari on 36 kk.
- Tabletin hankintalomake
Työvälineisiin lukeutumattomat laitteet
- Metropolia ei hanki työntekijälle oleellisiin työvälineisiin kuulumattomia laitteita.
- Projekteille hankittaessa hankintaa koskee projektilaitteiden säännöt.
Tulostus
- Tulostimien vähentämistä jatketaan monitoimilaitteiden läheisyydessä sekä nykyisten laitteiden rikkoutuessa tai musteiden loppuessa.
- Päätoimisissa asiakaspalvelutehtävissä hyväksytään henkilökohtainen tulostin.
- Uudet tulostinhankinnat tulee hyväksyttää talous – ja hallintojohtajalla.
Projekti-, laina- ja väliaikaiset laitteet
- Lyhytaikaisesta lainatarpeesta vastaa Helpdesk, eikä erillisiä lainalaitteita hankita.
- Hankittaessa projektilaitteita tulee antaa projektin kuvaus ja kesto.
- Projektin päätyttyä laitteet palautetaan rahoituslähteestä riippumatta Helpdeskin laitepooliin, josta laitteet ovat lainattavissa muihin projekteihin.
- Helpdesk merkkaa laitteet ja ylläpitää listaa lainattavista projektilaitteista.
- Opiskelijoita kannustetaan BYOD-käytäntöön, eikä opiskelijoille lähtökohtaisesti hankita kannettavia.
BYOD tulee sanoista Bring Your own Device, mikä tarkoittaa, että jokainen opiskelija tuo oman laitteensa ja käyttää sillä oppimisympäristön palveluja.
Laiteuusinnat
- Mikäli työlaite halutaan korvata ennen lasketun elinkaaren päättymistä, vastaa käyttäjän tulosalue laitteen kustannuksista kokonaisuudessaan.
- Vaihdettaessa alle neljän vuoden ikäinen työasema kannettavaan, korvaa käyttäjän kustannuspaikka työaseman jäljellä olevan elinkaaren (n. 150 € / v).
Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset
- Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä.
- Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns. huolimattomuusaspekti.
Menettelyohjeiden seuranta
Seuraavat kohdat raportoidaan johtoryhmälle 1-2 kertaa vuodessa:
- Poikkeamat yhden koneen politiikassa
- Hankintarajan ylittävät hankinnat
- Ennen elinkaarta uusitut laitteet
- Yli 20 000 sivun vuositulostukset
- Laiterikot
HUOM!
Kaikki tästä menettelyohjeesta poikkeavat käytännöt tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä, ellei toisin mainittu. Mikäli hankintoja tehdään ohjeiden vastaisesti, seuraa siitä hankinta- ja hyväksymiskielto, joka on voimassa aina 3 kk.
- Created by Joni Junnila, last modified by Tomi Kaivola on 13.8.2024