Menettelyohjeet IT-hankinnat

MENETTELYOHJE IT-HANKINNOILLE 1.3.2017 ALKAEN

(Hinnat sis. alv)

Yleissäännöt 

Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi. Kaikki puitejärjestelyin vakioitujen tuoteryhmien tuotteet hankitaan tietohallinnon kautta. Hankinnoille on asetettu kokonaishankintarajat. Asetettujen hankintarajojen ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä rahoituslähteestä riippumatta. 

Työvälineet

Tietohallinto vastaa työntekijöiden vakioiduista työvälineistä ja niiden hankinnasta. Vuonna 2018 vakioidut työvälineet ovat: 

• Kannettava: Ultrabook + laukku tai reppu (Noin 850€)
• Matkapuhelin: Android –puhelin ja suojakotelo (Noin 250€)

Kaikista vakioitujen työvälineiden ylittävistä kustannuksista vastaa käyttäjän kustannuspaikka. Käyttäjällä ei voi olla kahta työkonetta. Rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja.
Kannettavien elinkaari on 48kk, työasemien 60kk ja matkapuhelimien 24-36kk. Kannettavissa hankintaraja on 1600€ sisältäen oheislaitteet. 

Tabletit

Työntekijälle voidaan hankkia työkäyttöön tabletti. Elinkaari on 36kk ja hankintaraja lisävarusteineen 600 €. Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.

Työvälineisiin lukeutumattomat laitteet

Metropolia ei hanki työntekijälle oleellisiin työvälineisiin kuulumattomia laitteita. Projekteille hankittaessa hankintaa koskee projektilaitteiden säännöt.

Puhelimet ja liittymät 

Mallit ovat vakioituja ja hintaluokassa 200-350€. Työnantajan maksama osuus matkapuhelimesta on korkeintaan 372€ (300€ alv0). Työntekijällä on mahdollisuus hankkia arvokkaampi puhelin maksamalla ylittävä osuus itse.
Liittymissä on oletuksena dataliikenteen esto ulkomailla ja 50€ saldovahti. Yli 50€ puhelinlaskut käsitellään esimiehen kanssa, ja yli 300€ puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle. Käyttäjille ei hankita kahta liittymää, ja nykyiset erilliset dataliittymät suljetaan laiteuusintojen yhteydessä. Langattoman verkon ulkopuolella verkko jaetaan matkapuhelimesta.

Puhelimien ja liittymien tarkemmat ohjeet on kuvattu omassa liitteessään.

Tulostus

Tulostimien vähentämistä jatketaan monitoimilaitteiden läheisyydessä sekä nykyisten laitteiden rikkoutuessa tai musteiden loppuessa. Päätoimisissa asiakaspalvelutehtävissä hyväksytään henkilökohtainen tulostin. Uudet tulostinhankinnat tulee hyväksyttää talous – ja hallintojohtajalla.

Henkilökunnan keskimääräistä tulostusmäärää (2015: 2 700, 2016: 2700) lasketaan asettamalla sähköinen materiaali ensisijaiseksi. Vuodelle 2017 asetetaan keskiarvotavoite 2 400 sivua. Yli 20 000 sivun vuosittaiset käyttömäärät raportoidaan johtoryhmälle.

Projekti-, laina- ja väliaikaiset laitteet

Lyhytaikaisesta lainatarpeesta vastaa Helpdesk, eikä erillisiä lainalaitteita hankita.

Hankittaessa projektilaitteita tulee antaa projektin kuvaus ja kesto. Projektin päätyttyä laitteet palautetaan rahoituslähteestä riippumatta Helpdeskin laitepooliin, josta laitteet ovat lainattavissa muihin projekteihin. Helpdesk merkkaa laitteet ja ylläpitää listaa lainattavista projektilaitteista.

Opiskelijoita kannustetaan BYOD-käytäntöön, eikä opiskelijoille lähtökohtaisesti hankita kannettavia.

Laiteuusinnat

Mikäli työlaite halutaan korvata ennen lasketun elinkaaren päättymistä, vastaa käyttäjän tulosalue laitteen kustannuksista kokonaisuudessaan. Vaihdettaessa alle neljän vuoden ikäinen työasema kannettavaan, korvaa käyttäjän kustannuspaikka työaseman jäljellä olevan elinkaaren (Noin 150€ / v). 

Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset

Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä. Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns. huolimattomuusaspekti.  

Kaikki tästä menettelyohjeesta poikkeavat käytännöt tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä, ellei toisin mainittu. Mikäli hankintoja tehdään ohjeiden vastaisesti, seuraa siitä hankinta- ja hyväksymiskielto, joka on voimassa aina 3 kk.

Seuraavat kohdat raportoidaan johtoryhmälle 1-2 kertaa vuodessa:

• Poikkeamat yhden koneen politiikassa
• Hankintarajan ylittävät hankinnat
• Ennen elinkaarta uusitut laitteet
• Yli 20 000 sivun vuositulostukset
• Laiterikot

Hankintaohje