Tutustu aluksi zoomin ohjeisiin

• Meetingin ja webinaarin erot
• Webinaarin luonti ja perustoiminnot selitettynä

Webinaarioikeudet:

• Pyydä webinaarioikeuksia tekemällä palvelupyyntö osoitteeseen hd.metropolia.fi.
• Ilmoita tietoihin tapahtuma, jota varten tarvitset oikeudet sekä ajankohta. Ilmoita myös, mikäli tarvitset reilusti aikaisemmin webinaarioikeudet esimerkiksi linkin luontiin ja markkinointia varten.

Webinaarin luonti ja asetusten määrittäminen selaimessa etukäteen:

1. Kirjaudu Zoomin selainversioon osoitteessa metropolia.zoom.us valitsemalla sign in.
2. Valitse vasemmasta sivuvalikosta webinar-välilehti.
3. Valitse schedule a webinar

• Title, yleensä tapahtuman nimi
• Description (valinnainen), tähän voit kirjoittaa tarvittaessa lisätietoja, jotka näkyvät odotustilassa ennen webinaarin alkua.
• Laita recurring täppä päälle ja valitse recurrence: no fixed time.
  • Kun et rajoita webinaaria tiettyyn ajankohtaan, voit rauhassa testata webinaaria ja kaikkia sen toimintoja rajattomasti.
  • Webinaariin pyrkiville odotustilaan ilmestyy ilmoitus odottaa, että webinaari alkaa.
• Authentication:
  • Jos tapahtuma on Metropolian sisäinen: valitse require attendees authenticate to join.
  • Sisäisessä tapahtumassa muista lisätä mahdolliset ulkopuoliset panelistit etukäteen. Kun webinaari on alkanut, ei ulkopuolisia saa millään keinoin sisälle.
• Passcode:
  • Jos webinaariin ei vaadita Metropolian tunnuksia, on webinaari hyvä suojata suojakoodilla, jotta vähennetään tapahtumaan kuulumattomien henkilöiden pääsyä.
• Video:
  • Tämä kohta tarkoittaa, onko hostien ja panelistien videokuvat automaattisesti heti päällä, kun webinaari alkaa. Asetus ei tarkoita, saavatko he ollenkaan pitää videota päällä.
  • Valitse tämä oman harkinnan mukaan, yleensä off.
• Options:
  • Q&A, valitse tarvitsetteko käyttöön, tähän liittyvät asetukset tulevat myöhemmin. Yleensä kysymykset on mukavampi ohjata pois chatista muun keskustelun lomasta erilliseen Q&A toimintoon. Q&A toiminnon kautta myös kaikkia kysymyksiä ei tarvitse julkaista osallistujien näkyville.
  • Enable practise session: valitse tämä aina käyttöön, jotta webinaaria voi harjoitella ja asetukset laittaa rauhassa ennen aloitusta.
  • Enable HD video: valitse oman harkinnan mukaan, huomio että HD-laatuinen video kuormittaa enemmän verkkoa.
  • Automatically record webinar in the local: valitse oman harkinnan mukaan, yleensä tallennuksen teko riittää manuaalisesti.
  • Include email address attendee report: valitse oman harkinnan mukaan, yleensä ei käytössä. Hyödyllinen toiminto, jos osallistujien tietoja tarvitaan jälkikäteen esimerkiksi yhteydenottoja tai arvontoja varten.
• Alternative hosts: Voit lisätä heti tai myöhemmässä vaiheessa haluamasi muut hostit.

1. Paina schedule ja webinaari ilmestyy upcoming-välilehdelle.
2. Odota hetki ja sivu uudelleen latautuu, nyt saat lisäasetuksia käyttöösi.
3. Scrollaa webinaarisi sivun alas:

• Invitations
  • Invite panelists: Lisää tähän kohtaan mahdolliset etäosallistujat, joilla on esitettävää tai sanottavaa. Lisää myös muut tapahtumaan vaikuttavat ulkopuoliset henkilöt (joille et halua kuitenkaan host-oikeuksia), mikäli aiemmin otit Metropolia tunnuksilla tehtävän autentikoinnin (kirjautumisen) käyttöön.
  • Kaikki panelisti-roolilla olevat henkilöt saavat oman liittymiskutsun sähköpostiin, joka on henkilökohtainen.
  • Panelistien tulee liittyä webinaariin omalla kutsullaan, jotta he voivat välttää Metropolia-tunnuksilla kirjautumisen ja saavat panelisti-roolin.
  • Registration settings: voit ottaa etukäteisrekisteröinnin halutessasi käyttöön, yleensä ei ole tarpeellinen jos rekisteröinti tapahtuu jotenkin muutoin.
• Email settings: yleensä ei tarvetta muokata mitään, tutustu ja muokkaa tarvittaessa oman harkinnan mukaan.
• Branding: täältä voit halutessasi brändätä webinaaria esimerkiksi virtuaalisella taustalla. Tutustu ominaisuuksiin, testaa ja käytä tarvittaessa oman harkinnan mukaan.
• Polls/Quizzes & Survey: täältä voit luoda etukäteen kyselyitä tai visoja.
• Q&A: valitse haluamasi asetukset kysymys-vastaus toiminnolle. Voit muokata näitä myös webinaarin aikana.

 Ennen webinaaria ja webinaarin aikana:

• Kertaa:
  • Webinaarin roolit
• Webinaaria ennen on hyvä tarkistaa seuraavat kolme tärkeää valikkoa, sillä kaikkien näiden asetuksia ei voi määritellä etukäteen:

Participants-osio:

Valitse more:

• Attendee view: speaker. Valitsemalla speaker-valinnan, katsojien näkymä ei muutu, vaikka host haluaisi muokata omaa näkymäänsä.
• Valitse muut asetukset oman harkinnan mukaan.

Q&A-osio:

Valitse hammasratas yläkulmasta:

• Nämä olet saattanut jo määritellä etukäteen webinaaria luodessa.
• Muokkaa asetuksia oman harkinnan mukaan. Suositeltavaa on ainakin, että osallistujat näkevät vain vastatut kysymykset, jolloin voit tarvittaessa jättää esimerkiksi epäasialliset kysymykset julkaisematta.

Chat-osio:

Valitse kolme pistettä.

• Yleensä käytössä, valitse oman harkinnan mukaan: Panelists can chat with: everyone
• Yleensä käytössä, valitse oman harkinnan mukaan: Attendees can chat with: everyone

Muita tärkeitä asioita muistaa:

• Kokousta ei voi muuttaa webinaariksi.
• Kun webinaari on käynnissä, selaimessa etukäteen määriteltyjä perusasetuksia (poislukien Q&A) ei voi enää muokata.
• Chat tulee tallentaa manuaalisesti ennen webinaarin sulkemista. Jälkikäteen chattia ei saa enää talteen mistään.