Webinaarin luonti ja asetukset

Tutustu aluksi zoomin ohjeisiin


Webinaarioikeudet:

  • Jokaisella Metropolialaisella on oikeudet järjestää 500 henkilön webinaari.
  • Jos epäilet, että osallistujia on yli 500, tee palvelupyyntö Helpdeskiin, jossa pyydät 1000 hengen webinaarilisenssiä. Ilmoita palvelupyynnössä tapahtuman ajankohta.


Webinaarin luonti ja asetusten määrittäminen selaimessa etukäteen:

  1. Kirjaudu Zoomin selainversioon osoitteessa metropolia.zoom.us valitsemalla sign in.
  2. Valitse vasemmasta sivuvalikosta webinar-välilehti.
  3. Valitse schedule a webinar


  • Title, yleensä tapahtuman nimi
  • Description (valinnainen), tähän voit kirjoittaa tarvittaessa lisätietoja, jotka näkyvät odotustilassa ennen webinaarin alkua.
  • Laita recurring täppä päälle ja valitse recurrence: no fixed time.
    • Kun et rajoita webinaaria tiettyyn ajankohtaan, voit rauhassa testata webinaaria ja kaikkia sen toimintoja rajattomasti milloin tahansa.
    • Webinaariin pyrkiville odotustilaan ilmestyy ilmoitus odottaa, että webinaari alkaa.
  • Authentication:
    • Jos tapahtuma on Metropolian sisäinen: valitse require attendees authenticate to join.
    • Sisäisessä tapahtumassa muista lisätä mahdolliset Metropolian ulkopuoliset panelistit etukäteen. Kun webinaari on alkanut, ei ulkopuolisia saa millään keinoin sisälle.
  • Passcode:
    • Jos webinaariin ei vaadita Metropolian tunnuksia, on webinaari hyvä suojata suojakoodilla, jotta vähennetään tapahtumaan kuulumattomien henkilöiden pääsyä.
  • Video:
    • Tämä kohta tarkoittaa, onko hostien ja panelistien videokuvat automaattisesti heti päällä, kun webinaari alkaa. Asetus ei tarkoita, saavatko he ollenkaan pitää videota päällä.
    • Valitse tämä oman harkinnan mukaan, yleensä off.
  • Options:
    • Q&A, valitse tarvitsetteko toiminnon käyttöön, tähän liittyvät asetukset tulevat myöhemmin. Yleensä kysymykset on mukavampi ohjata pois chatista muun keskustelun lomasta erilliseen Q&A osioon. Q&A toiminnon kautta myös kaikkia kysymyksiä ei tarvitse julkaista osallistujien näkyville.
    • Enable practise session: valitse tämä aina käyttöön, jotta webinaaria voi harjoitella ja asetukset laittaa rauhassa ennen aloitusta.
    • Enable HD video: laita päälle paremman kuvanlaadun saamiseksi. Valitse Full HD (1080P).
    • Automatically record webinar in the local: valitse oman harkinnan mukaan, yleensä tallennuksen teko riittää manuaalisesti.
    • Include email address attendee report: valitse oman harkinnan mukaan, yleensä ei käytössä. Hyödyllinen toiminto, jos osallistujien tietoja tarvitaan jälkikäteen esimerkiksi yhteydenottoja tai arvontoja varten.
  • Alternative hosts: Lisää muut alternative hostit. Voit lisätä etukäteen määriteltyjä hosteja myös myöhemmin niin kauan, kun webinaaria ei ole aloitettu tai se ei ole päällä (esim. harjoitussessio). Kun webinaari on alkanut, voit myös korottaa tavallisia osallistujia co-hosteiksi. Tarkasta alta eri hostien erot:

Host = päävetäjä, joka on luonut webinaarin

Alternative host = etukäteen määritelty, vaihtoehtoinen vetäjä

Co-host = webinaarin aikana osallistujasta co-hostiksi korotettu vetäjä


  1. Paina schedule ja webinaari ilmestyy upcoming-välilehdelle.
  2. Odota hetki ja sivu uudelleen latautuu, nyt saat lisäasetuksia käyttöösi.
  3. Sivun yläosasta:
  • Invitations
    • Invite panelists: Lisää tähän kohtaan mahdolliset esittäjät tai etäosallistujat, eli henkilöt joilla on esitettävää tai sanottavaa. Lisää myös muut tapahtumaan vaikuttavat ulkopuoliset henkilöt (joille et halua kuitenkaan host-oikeuksia), mikäli aiemmin otit Metropolia tunnuksilla tehtävän autentikoinnin (kirjautumisen) käyttöön.
    • Kaikki panelisti-roolilla olevat henkilöt saavat oman liittymiskutsun sähköpostiin, joka on henkilökohtainen.
    • Panelistien tulee liittyä webinaariin omalla kutsullaan, jotta he voivat välttää Metropolia-tunnuksilla kirjautumisen ja saavat panelisti-roolin.
    • Registration settings: voit ottaa etukäteisrekisteröinnin halutessasi käyttöön, yleensä ei ole tarpeellinen jos rekisteröinti tapahtuu jotenkin muutoin.
  • Email settings: yleensä ei tarvetta muokata mitään, tutustu ja muokkaa tarvittaessa oman harkinnan mukaan.
  • Waiting room: täältä voit halutessasi muokata odotustilan näkymää lisäämällä kuvan.
  • Branding: täältä voit halutessasi brändätä webinaaria esimerkiksi virtuaalisella taustalla. Tutustu ominaisuuksiin, testaa ja käytä tarvittaessa oman harkinnan mukaan.
  • Polls/Quizzes & Survey: täältä voit luoda etukäteen kyselyitä tai visoja.
  • Q&A: valitse haluamasi asetukset kysymys-vastaus toiminnolle. Voit muokata näitä myös webinaarin aikana.


 Ennen webinaaria ja webinaarin aikana:

  • Kertaa:
  • Webinaaria ennen on hyvä tarkistaa seuraavat kolme tärkeää valikkoa, sillä kaikkien näiden asetuksia ei voi määritellä etukäteen:


Participants-osio:

Valitse more:

  • Attendee view: speaker. Valitsemalla speaker-valinnan, katsojien näkymä ei muutu, vaikka host haluaisi muokata omaa näkymäänsä.
  • Valitse muut asetukset oman harkinnan mukaan.


Q&A-osio:

Valitse hammasratas yläkulmasta:

  • Nämä olet saattanut jo määritellä etukäteen webinaaria luodessa.
  • Muokkaa asetuksia oman harkinnan mukaan. Suositeltavaa on ainakin, että osallistujat näkevät vain vastatut kysymykset, jolloin voit tarvittaessa jättää esimerkiksi epäasialliset kysymykset julkaisematta.

 

Chat-osio:

Valitse kolme pistettä.

  • Yleensä käytössä, valitse oman harkinnan mukaan: Panelists can chat with: everyone
  • Yleensä käytössä, valitse oman harkinnan mukaan: Attendees can chat with: everyone

 

Muita tärkeitä asioita muistaa:

 

  • Kun webinaari on käynnissä, selaimessa etukäteen määriteltyjä perusasetuksia (poislukien Q&A) ei voi enää muokata.
  • Chat tulee tallentaa manuaalisesti ennen webinaarin sulkemista. Jälkikäteen chattia ei saa enää talteen mistään.