Vastauksia yleisiin kysymyksiin - G Suite for Education
Sisällys
G Suite for Education on Googlen tuote, entiseltä nimeltään Google Apps for Education.
Käyttötarkoitus ja sovellukset
Ketkä voivat käyttää G Suite -palvelua?
Palvelua voivat käyttää Metropolian opiskelijat ja henkilökunta. Dokumentteja voi jakaa myös ulkopuolisille henkilöille. Metropolian ulkopuolisille käyttäjille, esim. G Suite -kurssilaisille voidaan luoda External-tunnus, jolle saa G Suite -palvelut käyttöön hyväksymällä Metropolian pilviehdot.
Mikä G Suite on ja mitä sovelluksia se tarjoaa?
G Suite on kokoelma Googlen (maksuttomia) selainkäyttöisiä palveluja oppilaitoskäyttöön. Näistä oppilaitos voi aktivoida haluamansa palvelut haluamilleen käyttäjille. Kuvassa 1 luetellut palvelut ovat G Suite -palveluita:
Kuva 1. G Suite for Education -ydinpalvelut
Edellä mainittujen varsinaisten G Suite -palveluiden lisäksi voidaan ottaa käyttöön samoilla tunnuksilla ja samassa palvelukokonaisuudessa tarjottavia palveluita. Niihin kuhunkin pätee omat palvelukohtaiset sopimusehdot. Näitä muita palveluita on tarjolla yli 60 kappaletta. Lisätietoja palveluista Googlen sivulta.
Ks. myös kysymys Mitä G Suite -sovelluksia voi käyttää Metropolian tunnuksilla?
Mitä G Suite -sovelluksia voi käyttää Metropolian tunnuksilla?
Metropolialaisten käyttöön tarjottavat sovellukset on lueteltu G Suiten infosivulla https://wiki.metropolia.fi/display/tietohallinto/G+Suite+for+Education .
Mitä sopimusehtoja G Suite -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?
G Suite -palveluiden käyttöönottoon liittyen hyväksytään seuraavat Googlen sopimusehdot:
G Suite for Education palvelun pääsopimus http://www.google.com/apps/intl/en/terms/education_terms_ie.html
Google Apps Data Processing Amendment, Version 1.3 https://www.google.com/intx/fi/work/apps/terms/dpa_terms.html
Standard Contractual Clauses https://www.google.com/intx/fi/work/apps/terms/mcc_terms.html
Edellä lueteltujen G Suite -sopimusten lisäksi tulee hyväksyttäväksi (muiden kuin G Suite -palveluiden osalta) palvelukohtaisia sopimusehtoja, aina kutakin palvelua käyttöön otettaessa.
Paljonko voin tallentaa dokumentteja Google Driveen?
Google Driven levytilan käyttöä ei ole rajoitettu.
Käytön aloittaminen ja lopettaminen
Miten saan palvelun käyttöön?
Odota 2-4 tuntia (Google-tunnus aktivoituu).
Kirjaudu Metropolia-tunnuksella, syötä tunnus muodossa tunnus@metropolia.fi.
Haluan siirtää muulta Google-tunnuksella luotuja jaettuja dokumentteja Metropolian tunnukselle. Miten pitäisi toimia?
Seuraava toimintatapa on testattu:
1. Jaa vanhalla tunnuksella olevat dokumentit omalle Metropolia-tunnukselle
2. Kirjaudu Metropolian tunnuksella Driveen ja siirry siellä kohtaan "Minulle jaetut".
3. Klikkaa jaettuja tiedostoja (tiedosto kerrallaan) hiiren oikealla ja valitse "Tallenna Driveen" (tai rivin lopussa Drive-kuvake).
4. Mene "Oma Drive", valitse tallentamasi dokumentit ja siirrä ne haluamaasi kansioon.
5. Tee kopio kaikista tiedostoista (yksitellen) ja uudelleennimeä ne (poista nimen alusta Kopio tiedostosta).
6. Poista ne dokumentit, joiden omistaja on joku muu kuin "minä".
7. Lopuksi jaa dokumentit muille.
Jos käytössäsi on ollut esim. Windowsin Drive sync ja olet käyttänyt Googlen dokumenttityyppejä, tilanne on kompleksisempi ja kannattaa poistaa tunnusassosiaatio Drive Syncistä. Jos taas jaetut dokumentit ovat olleet pelkästään perinteisiä dokumentteja kuten pdf-dokumentteja, riittää periaatteessa Drive Syncin tunnuksen vaihto (ohjeen kirjoittaja ei ole testannut tätä).
Mitä tapahtuu käyttäjätunnukselle, kun käyttäjän opiskelu tai työskentely Metropoliassa päättyy?
G Suite -pilvipalvelun käyttöoikeus päättyy, kun Metropolian käyttäjätunnuksen käyttöoikeus päättyy. Käyttöoikeuden päätyttyä pääsy Googlen palveluihin estyy, koska tunnus lukitaan automaattisesti. Määräajan kuluttua umpeen lukittu tunnus dokumentteineen poistetaan.
Mikäli käyttäjä haluaa myöhemmin käyttää esimeksiksi G Suiteen tallennettuja dokumentteja, käyttäjän tulee siirtää tai kopioida ne muualle ennen tunnuksen lukittumista. Dokumentit voi Docsista siirtää toiselle Google-tunnukselle kopioi-liitä-menetelmällä. Huom. Googlen omien dokumenttityyppien kopiointi ei onnistu, koska ne ovat pelkkiä linkkejä Googlen palveluissa olevaan sisältöön. Ne on syytä muuttaa johonkin toiseen dokumenttimuotoon esim. pdf-dokumenteiksi, jolloin niiden siirto ja kopiointi onnistuu.
Työntekijä: huomioi Metropolian pilvipalveluehdot ja erityisesti kohta “Käyttäjä sitoutuu, ennen palvelun käyttöoikeuden päättymistä, siirtämään palveluun tallennetut Metropolia Ammattikorkeakoulun toimintaan liittyvät tiedot esimiehen tai muun yhteyshenkilön kanssa sovittavaan säilytyspaikkaan.”.
Voiko dokumenttien omistajuuden siirtää toiselle käyttäjälle?
Ylläpitäjä voi siirtää kaikkien tiedostojen omistajuuden yhdeltä käyttäjältä toiselle. Tiedostojen alkuperäinen omistaja voi edelleen käyttää tiedostoja, koska hänellä on tiedostojen muokkausoikeus. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, kun käyttäjä poistetaan, sillä se varmistaa, että poistettavan käyttäjän luomat tiedostot eivät häviä.
Ongelmatilanteet
Järjestetäänkö G Suiten käyttöön koulutusta?
G Suitea tarjotaan lisäpalveluna, eikä sen käyttö ole pakollista. Koulutusta ei ole suunniteltu tarjottavaksi, mutta mikäli koulutustoiveita tulee riittävästi, sellaista voidaan järjestää. Koulutustoiveet voi välittää Helpdeskin kautta.
Epäilen, että Googlen palvelut eivät toimi. Mistä näen tilanteen?
Tilanteen näkee täältä: http://www.google.com/appsstatus#hl=fi&v=status
Yhteensopivuus
Miten pilvipalvelu integroituu muihin opetuksen järjestelmiin (Metropolia Oma, Moodle, Wiki,…)?
Tällä hetkellä palvelut integroituvat linkittämällä esim. Metropolia Oman Työkalut-linkkiä käyttäen.
Miten pilvipalvelut synkronoituvat käyttäjän käyttämiin päätelaitteisiin?
Google Driveen tallennetuista dokumenteista on mahdollista pitää synkronoitua kopiota omassa päätelaitteessa. Mobiililaitteiden sovellukset löytyvät laitteen sovelluskaupasta. Työasemiin on asennettava synkronointiohjelmisto, johon löytyy linkit GoogleDirven sisältä.
Käyttöoikeuksien hallinta
Miten dokumenttien ja kansioiden käyttäjäoikeuksia hallitaan?
Käyttäjä hallinnoi itse kansioiden ja dokumenttien käyttöoikeuksia Jaa-toiminnolla.
Miten opettajat voivat ylläpitää pilvessä yhteistä opetusmateriaalia (vrt. U-levy käyttö nykyisin)?
G Suite for Educationin käyttäjät voivat jakaa minkä tahansa alun perin suljetuksi määrittämänsä sisällön kenen tahansa muun kanssa. Sisällön voi jakaa kahdella tavalla:
Ilmoittamalla kollegoille linkki, jonka takana aineisto on ja määrittämällä, mitä oikeuksia (luku/muokkaus) linkin tietävillä on aineistoon
Liittämällä kollegoiden Metropolia-tunnukset aineistoon ja antamalla näille tarvittavat oikeudet (luku/muokkaus)
Miten kansioita, tiedostoja jaetaan, muokataan sisältöä yhdessä, yhteisrakennetaan ja yhteiskirjoitetaan (esimerkiksi ryhmätyöt)?
Katso edellisen kysymyksen vastaus.
Voiko pilvipalvelun avulla rakentaa avoimia tai suljettuja verkkosivuja (vrt. users-public sivut)?
G Suite for Educationin palveluissa voi määrittää dokumentin näkyvyyden. Esimerkiksi Google Docsissa voi valita näkyvyyden seuraavista vaihtoehdoista:
Kaikille verkon käyttäjille avoin
Avoin niille, jotka tietävät sivulle johtavan linkin
Avoin vain niille, joiden Google-tunnukset on liitetty sivulle
Voiko yhtä pilvessä olevaa tiedostoa jakaa useammalle opintojaksototeutukselle esimerkiksi linkin kautta?
Kyllä voi ja nimenomaan siten, että opintojaksototeutuksille osallistuvat saavat linkin tietoonsa ja linkin tietäville on määritetty halutut oikeudet.
Mitä eroa on Google Drivella ja Google Team Drivesilla?
- Google Drive on henkilökohtainen pilvitallennusvarasto. Jos varaston avannut henkilö poistuu organisaation palveluksesta, siirtyvät tilille tallennetut tiedostot myös.
- Google Team Drivesiin tallennetut tiedostot ovat puolestaan organisaation omistamia. Jos tiimin jäsenistä joku poistuu, säilyvät tiedostot edelleen organisaation hallussa. Tästä lisää.
Tietoturva sekä tiedon omistajuus ja tekijänoikeudet
Mitä tietoja Google kerää palveluissa ja mihin se käyttää tietoja?
- Lue vastauksia Googlen tietosuojakäytännöstä https://www.google.com/policies/privacy/.
Mitä IPR- tai tekijänoikeuksia Google saa pilveen tallennettuihin tiedostoihin?
Lue kysymyksessä “Mitä sopimusehtoja G Suite -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?” kerrotut käyttöehdot (esim. kohta 8 >> (englanniksi)).
Ovatko tiedostot pilvessä salakirjoitettuja?
Eivät ole. Yhteys Googlen palvelimille on salattu.
Miltä osin Googlen yleiset käyttöehdot jyräävät G Suiten käyttöehtojen yli?
G Suite -käyttäjiä koskee G Suiten käyttöehdot. G Suiteen on kuitenkin mahdollista liittää myös muita sovelluksia ja niillä on tyypillisesti omat käyttöehdot. Katso kysymys “Mitä sopimusehtoja G Suite -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?”.
Miksi Googlen ja Microsoftin pilvipalveluihin ei voi tallentaa henkilöön yhdistettäviä suoritustietoja? Jos opettajat haluavat merkitä opintojaksoon liittyviä osasuorituksia, mitä pilvipalveluja voisi käyttää?
- Suoritustiedolla tarkoitetaan opiskelijoiden suoritus- ja arvosanatietoja sekä työntekijän työsuoritukseen liittyviä arviointitietoja. Pilvipalveluihin ei saa tallentaa henkilöön yhdistettäviä suoritustietoja, toisin sanoen henkilön nimi tai tunnistenumero ei saa esiintyä suoritus- tai arvosanatiedon yhteydessä. EU:n tietosuojasäännöt ovat tiukat, ja koska pilvipalvelutarjoajat eivät sitoudu niihin, emme voi muutakaan tehdä. Tulkinta siitä, että opiskelijoiden suoritustietoja ei voi tallentaa näihin pilvipalveluihin pohjautuu lakimiesten näkemykseen asiasta. Toistaiseksi ei ole tarjota muita tallennuspaikkoja kuin Tuubi ja Metropolian verkkolevyt.
Saako Google Classroomiin tallentaa henkilöön yhdistettäviä suoritusten arviointitietoja?
- Ei saa. Tehtäväpalautusten vastaanottaminen on sallittua, arvioiminen ei. Perustelut tähän on esitetty kysymyksessä >>.
Katso myös
Drive-FAQ - Vastauksia Google Driven tiedostonhallinnasta esitettyihin yleisiin kysymyksiin.
- Created by Petri Silmälä, last modified on 26.8.2019
You are viewing an old version of this page. View the current version.
Compare with Current View Page History
« Previous Version 45 Next »
- No labels