Drive-FAQ - Vastauksia Google Driven tiedostonhallintaa koskeviin yleisiin kysymyksiin
Kuva: Pixabay (CC0)
A. My Driven ja Team Drivesin erot
1. Mitä eroa on My Drivella (Oma Drive) ja Team Drivesilla (Tiimin drivet)?
My Drive on henkilökohtainen pilvitallennusvarasto, jota hallitsee työtilan perustaja eli omistaja.
Team Drivesissa hakemistot ja tiedostot taas kuuluvat tiimin jäsenille (eli ne joiden kanssa aineisto on jaettu) ja niitä pystyy hallinnoimaan organisaatio eli Metropolia.
2. Mitä merkitystä tiedostojen sijoituspaikalla on niiden hallinnoimisen kannalta?
My Drivessa olevia hakemistoja ja tiedostoja pystyy hallinnoimaan vain työtilan omistaja.
Team Drivesiin sijoitettuja hakemistoja ja tiedostoja kykenee hallinnoimaan myös ylläpito eli Metropolian tietohallinto.
3. Minkätyyppiset aineistot pitää tallentaa Team Drivesin puolelle?
Metropolian toimintaan liittyvät tiedostot, joissa ei ole asiakkaita mukana. Asiakkaita ei kannata ottaa mukaan Team Drivesissa oleviin työtiloihin, koska Driven käyttöoikeudet määritetään juuressa ja alakansioille ei sallita poikkeuksia.
4. Miksi esimerkiksi projektien työtilat kannattaa sijoittaa Team Drivesin puolelle?
Silloin Metropolia pystyy hallinnoimaan työtilan tiedostoja, vaikka työtilan omistaja vaihtaisi työpaikkaa. Team Drives -kansioiden hallinnointi säilyy Metropolialla, ja tietohallinto/työtilan ylläpitäjä pystyy sellaiseen kansioon määrittämään oikeudet.
B. Toimet, kun kansio Driveen on perusteilla
5. Mihin sijoitetaan Metropolian töihin liittyvät kansiot tai tiedostot?
Ne sijoitetaan Team Drivesin puolelle, ellei työtilaan liitetä asiakkaita. Jos työtilassa on asiakkaita, on harkittava kahta eri vaihtoehtoa:
- Työtila My Driveen, josta se siirretään projektin loppuvaiheessa Team Drivesiin
- Team Drivesiin asiakkaita varten erillinen tiedosto tai kansio
C. Toimet, jos projekti on jo alkanut
6. Mitä pitää tehdä, jos Metropolian toimintaan liittyviä dokumentteja on edelleen My Driven puolella?
Ne on suositettavaa siirtää Team Drivesiin, ellei työtiloissa ole asiakkaita mukana.
7. Pystyykö kansioita siirtämään My Drivesta Team Drivesiin?
Ei pysty. Tiedostot on siirrettävä manuaalisesti yksi kerrallaan.
8. Kuka pystyy siirtämään tiedoston My Drivesta Team Drivesiin?
Kuka | Siirto onnistuu |
---|---|
My Drivessa olevan kansion/tiedoston omistaja (eli henkilö, joka on kansion/dokumentin avannut tai jolle omistajuus on siirretty) | |
My Drivessa olevaan kansioon/tiedostoon liitetty henkilö, jolla on lukuoikeudet ("Vain lukuoikeudet") | |
My Drivessa olevaan kansioon/tiedostoon liitetty henkilö, jolla on muokkausoikeudet | |
My Drivessa olevaan kansioon/tiedostoon liitetty henkilö, jolla on kommentointioikeudet |
D. Esimiesten ja projektipäälliköiden velvollisuudet
9. Mitä esimiesten pitää tehdä yksiköissä, joissa käytetään Google Drivea?
- Heidän pitää tiedottaa alaisilleen ja yksikköidensä uusille työntekijöille My Driven ja Team Drivesin eroista (alaotsikko A) ja jaettava nyt auki olevan sivun linkki alaisilleen.
- Suosittaa, että Google Drivea käyttävät projektipäälliköt tekevät tai teettävät ainakin alotsikoiden B ja C mukaiset toimet.
- Tähdentää Metropolian palveluksesta poistuville My Drive -kansioiden omistajille, että Metropolian toimintaan liittyvät dokumentit on siirrettävä My Drivesta Team Drivesiin tai ainakin niiden omistajuus luovutettava Metropoliaan jäävälle kollegalle.
10. Mitä projektipäälliköiden pitää tehdä projekteissa, joissa käytetään Google Drivea?
- Heidän pitää suosittaa sitä, että uusi työtila perustetaan Team Drivesin puolelle, mikäli työtilassa ei ole mukana asiakkaita.
- Siirtää tai siirrättää My Drivesissa olevat tiedostot Team Drivesiin, mikäli työtiloissa ei ole asiakkaita mukana.
- Tähdentää Metropolian palveluksesta poistuville My Drive -kansioiden omistajille, että Metropolian toimintaan liittyvät dokumentit on siirrettävä My Drivesita Team Drivesiin tai ainakin niiden omistajuus luovutettava Metropoliaan jäävälle kollegalle.
E. Mitä keinoja on palauttaa kadonneet tiedostot?
11. Mitä pitää tehdä, jos Google Drivessa olevia tiedostoja on kadonnut?
Ensin on varmistettava, että "kadonneet" tiedostot eivät ole niin sanottuja orpotiedostoja. Kaikki työtilan tiedostot (siis myös orpotiedostot) saa esiin, kun työtilan omistaja kirjoittaa Google Driven Search-kenttään
is:organized owner:me
"Kadonnut" tiedosto voi olla myös Driven roskakorissa (Trash). Lisätietoa.
12. Entä jos työtila, josta tiedostoja on kadonnut, on My Drivessa, kysymys-vastaus-parin 11 toimet eivät tuota tulosta eikä työtilan omistaja ole enää Metropolian palveluksessa?
Silloin ei ole paljon tehtävissä. Tämän vuoksi Metropolian toimintaan liittyvät tiedostot on hyvä luoda Team Drivesin puolella tai ainakin ne kannattaa siirtää sinne viimeistään projektin lopussa.
13. Entä jos työtila, josta tiedostoja on kadonnut, on Team Drivessa eivätkä kysymys-vastaus-parin 11 toimet tuota tulosta?
Silloin on tehtävä 25 päivän sisällä palvelupyyntö Metropolian Helpdeskiin tiedostojen palauttamiseksi. Huomaa, että My Driven puolella hävitettyjä tiedostoja ei pysty tietohallinto elvyttämään.
14. Kuinka kauan poistettu tiedosto säilyy Driven roskakorissa eli Trashissa?
30 päivää.
15. Kuinka kauan on aikaa palauttaa Team Drivesista poistettu tiedosto, joka on hävitetty myös roskakorista?
25 päivää.
Katso myös
Ketkä Metropoliassa käyttävät Googlen ja Microsoftin pilvipalveluja?
Miten kansioita/tiedostoja jaetaan Google Drivessa?
Nämä ja monet muut asiat selviävät pilvipalvelujen yleisestä Vastauksia kysymyksiin -koosteesta.
---
Mitä tietoa pilveen ei saa tallentaa?
Tämä selviää Metropoliassa käytettävien Googlen ja Microsoftin pilvipalvelujen käyttöehdoista.
---
Miten tiedostoja käytännössä jaetaan Google Drivessa?
Se ja muut Driven hallintaan liittyvät käytännön toimet selviävät opaskirjallisuudesta ja -videoista, joita on Google Driven infosivulla.
- Created by Petri Silmälä, last modified on 29.1.2019
You are viewing an old version of this page. View the current version.
Compare with Current View Page History
« Previous Version 61 Next »
- No labels