Ohjeistus järjestäjälle

Zoomin ominaisuuksien päivittyessä tiuhaan, varmista ajantasaisin ohjeistus Tietohallinnolta.

Teams-järjestelmään voidaan soveltaa samaa ohjeistusta yleisten toimintatapojen osalta., mutta ei välttämättä järjestelmätasoisten asetusten osalta.

Huolehdi osallistujien tietosuojasta. Varmista tarvittaessa Tietohallinnolta, että käyttämäsi metodit noudattavat Metropolian tietosuojaohjeistusta.

Kokouksen luonti:

Tapa 1: Yhteinen linkki kaikille osallistujille
Jos osallistujia on paljon, voit käyttää kaikille yhteistä Zoom-linkkiä. Huomioi kuitenkin, että tämä kasvattaa riskiä aikavirheille esimerkiksi aikavyöhykesekaannuksen tai liian aikaisen saapumisen vuoksi. Lisäksi osallistujien yksityisyys voi vaarantua, jos he pääsevät vahingossa seuraamaan toistensa kokeita tai haastatteluita.
> Käytä odotushuonetta ja varmista huolellisesti, että päästät kokoukseen oikean henkilön oikeaan aikaan. Tarkista osallistujan henkilöllisyys, kun olet päästänyt hänet kokoukseen.

Tapa 2: Henkilökohtaiset linkit
Jos osallistujia on vähemmän, on suositeltavaa luoda jokaiselle oma henkilökohtainen Zoom-linkki. Tämä parantaa turvallisuutta ja selkeyttää aikataulutusta.

Huom! Yhdellä henkilöllä voi olla samanaikaisesti maksimissaan kaksi (2) hänen omistamaansa Zoom-kokousta käynnissä, eikä ole merkitystä, onko hän itse paikalla vai ei kokouksissa., tähän siis lasketaan mukaan myös jos joku muu, kuin kokouksen omistaja avaa kyseisen kokouksen.  Edellä mainitusta syystä, jos jokaiselle osallistujalle luodaan henkilökohtaiset linkit SAMAAN AJANKOHTAAN, tulee linkit jakaa useamman henkilön järjestettäväksi (eri omistaja) tai järjestää kokoukset niin, että ainoastaan kaksi kokousta/osallistujaa voi olla samassa ajakohdassa.

Laadi kokouksia varten selkeä aikataulutaulukko, käytä alla olevaa esimerkkiä:

Muita huomioita

• Laita automaattinen Chatin tallennus päälle, jos Chat tarvitsee tallentaa. Chat pitää tallentaa kokouksen aikana, sitä ei saa mistään enää sen jälkeen kun kokouks on lopetettu.

Linkkiä luodessa huomioi seuraavat asetukset:

1. SSO-kirjautumisen vaatimus pois päältä, jos osallistujat ovat organisaation ulkopuolisia.
2. Odotushuone käyttöön – näin päästät osallistujat sisään vasta, kun järjestäjät ovat valmiita.
3. Nimeä varahenkilöt/toiset järjestäjät alternative hosteiksi, jotta kokouksen hallinta onnistuu myös esimerkiksi sairastumistapauksessa.

Älä koskaan jaa Zoom-linkkejä julkisesti verkossa!
Julkinen jakaminen altistaa kokouksen häiriköille (ns. zoombombaajille) ja automaattisille boteille, jotka etsivät verkosta avoimia linkkejä.

Ohjeet koetilanteeseen: 

Muutama päivä ennen koetta

• Varmista, että tietokoneellesi on asennettu Zoomin uusin versio. Lataa päivitys tarvittaessa Software Centeristä.
• Testaa laitteistosi (kuulokkeet, mikrofoni, kamera) hyvissä ajoin.
• Voit käyttää Zoomin testikokousta: https://zoom.us/test tai testata kollegan kanssa.
• Tarvittaessa ota yhteyttä Helpdeskiin teknisten ongelmien selvittämiseksi.

Koepäivä:

• Osallistu kokeeseen kampukselta kiinteällä verkkoyhteydellä (telakkatyöpiste, jossa lankaverkko).
• Varmista, että laitteesi on kytketty verkkovirtaan eikä toimi akun varassa.
• Varaudu yhteyskatkoksiin: testaa etukäteen kampuksen wifi-verkko JA työpuhelimen mobiilinetin jakaminen ja varmista, että voit käyttää niitä varayhteytenä.
• Avaa Opintopolku valmiiksi, jotta pääset haastattelutilanteessa sujuvasti katsomaan hakijoiden tallentamat henkilöllisyystodistukset hakijan hakemuksen liitteistä (tästä on tarkennettu ohje Valintakoejärjestäjille). HUOMIOI TIETOSUOJA!

Zoomiin kirjautuminen:

• Käytä Zoomin työpöytäsovellusta (ei selain- tai mobiilisovellusta). Suositeltavin käyttöjärjestelmä on Windows.
• Kirjaudu sisään SSO-kirjautumisella organisaation tunnuksilla.

Kokeen aikana:

• Käytä kuulokemikrofonia. Se parantaa äänenlaatua ja tukee tietosuojaa.
• Jos jaat materiaalia, jaa vain yksittäinen sovellusikkuna, älä koko näyttöä. Tämä vähentää riskiä, että luottamuksellista sisältöä pääsee vahingossa näkyviin.
  ➤ Ohje: sovelluksen jakaminen Zoomissa
• Toisen järjestäjistä tulee olla kokouksen päähuoneessa valvomassa koko ajan (tämä erityisesti Breakout rooms-toimintoa käytettäessä, kun hakijoiden henkilöllisyys tarkastetaan). Järjestäjän on myös huolehdittava siitä, että kaikki haastateltavat pääsevät pois Breakout rooms-huoneista päähuoneeseen henkilöllisyyden tarkastamisen jälkeen.

Järjestäjien välinen kommunikointi:

• Pidä Microsoft Teams auki taustalla, jotta voit keskustella kollegan kanssa kokeen tai haastattelun aikana.
• Älä käytä Zoomin chattia järjestelijöiden väliseen viestintään – viesti voi vahingossa mennä väärälle vastaanottajalle (esim. hakijalle).

Yhteysongelmien selvittäminen (kokeen aikana tai kokeen jälkeen)

• Zoom-järjestelmän logeista näkee kokouksessa olleet osallistujat ja heidän yhteyden laadun. Jos ongelmia ilmenee, kirjaa muistiin tarkka kellonaika ja osallistujan nimi. Pyydä Helpdeskiin tehtävällä palvelupyynnöllä tarvittaessa apua, jos esim. osallistuja väittää, että Zoom ei toimi tai, että osallistuja on ollut kokouksessa vaikka järjestäjä ei häntä näkisi. 

Osallistujien ohjeistaminen: 

Yleisesti

Huolehdi tietosuojasta. Varmista ohjeistuksessasi, että vältytään turhilta tietosuojaloukkauksilta. Esimerkiksi jos vaaditaan pitämään kameroita päällä, muista vaatia ohjeistuksessa, että taustalla ei näy henkilöitä tai tapahtumia, jotka voisivat loukata kyseisten henkilöiden tietosuojaa.

Ohjeista osallistujia hyvin tarkasti. Yleisimmät ongelmat liittyvät siihen, että ohjeistus on tehty esimerkiksi tietokoneen sovellukselle, mutta osallistuja yrittääkin liittyä selainkäyttöliittymällä tai mobiililaitteen sovelluksella.

Ohjeista oikea kirjautumismetodi sen mukaan, mikä on valittu kyseisen tilaisuuden käyttöön. 

Sovelluksen käyttäminen ja testaaminen

• Ohjeista mitä sovellusta käytetään. Varmista, että ohjeistus on tehty oikealla sovellusversiolla. Huomioi sekä Windows että Mac-käyttäjät.
• Ohjeista testaamaan sovelluksen ja käytetyn tietokoneen toiminta Zoomin testikokouksella. Testikokous löytyy osoitteesta: https://zoom.us/test

Kirjautuminen

• Ohjeista oikea kirjautumismetodi sen mukaan, mikä on valittu kyseisen tilaisuuden käyttöön. 
• Ohjeista osallistujan nimen kirjoittaminen tai korjaaminen haluttuun muotoon. Yleinen ongelma on, että osallistuja käyttää esimerkiksi tuttavan konetta ja sovellusta, jolloin hän näkyy tuttavansa nimellä, eikä omalla nimellään kokouksessa.

Breakout roomien käyttäminen

• Ohjeista Breakout roomien käyttö huolellisesti. Osallistujille voi olla epäselvää tai vaikea erottaa, mikä on pääasiallinen kokoushuone ja mikä on breakout room.