Luo tai muokkaa varaus

1. Määritä Tee varaus -kentän alle haluamasi ehdot. Kirjoittamalla 3 merkkiä, järjestelmä alkaa etsiä ko. tuloksia järjestelmästä.

2. Siirry kalenterissa haluamaasi kohtaan. Käytä näkymiä hyväksesi tai Siirry Päivään.

2. Maalaa hiiri pohjassa haluamasi ajankohta. Valinta näkyy vaaleansinisenä.

4. Sinulle aukeaa Uusi varaus-ikkuna, johon voit määrittää tarvittavat tiedot. Huomaa yläosassa Varauksen tila-vaihtoehdot: Luonnos (sininen), Ehdotus (keltainen) ja Julkaistu (vihreä). Nämä värit näkyvät myös kalenterimerkinnässä. Kts. edellä olevasta kuvasta. 

• Status – määrittää onko varaus
  
  • luonnos (näkyy vain suunnittelijoille)
  • ehdotus (näkyy vain suunnittelijoille ja opettajille)
  • julkaistu (näkyy myös opiskelijoille ja lukkareissa)

• Aihe- määrittää varaukselle otsikon
• Tila ja välineet – luokkatila ja/tai väline, valitse tilan nimi/koodi
  • Käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” --toimintoa.
    • Voit tallentaa Toimipisteitä haun oletusarvoksi valitsemalla toimipisteen tai useita ja valitsemalla "Talleta toimipisteet haun oletusarvoksi", jonka jälkeen tee haku. Tämän jälkeen kaikissa kalenterinäkymissä valitut toimipisteet säilyvät oletusarvona hauillesi, kunnes tallennat oletusarvoksi tyhjän kentän. Valinta säilyy vaikka kirjautuisit ulos.

    • Koska varauksessa tiedossa päivämäärä sekä kellonaika ja haluat etsiä siihen sopivan tilan toimi näin:

      • Maalaa kalenterista haluttu päivä/kellonaika esim. 1.4. klo 10-12 (älä valitse vielä mitään tilaa, valitse itsesi kuitenkin osallistujaksi)
      • Avautuvalla varauslomakkeella klikkaa "Etsi sopiva tila".
        • Oletuksena valittuna "Tila on vapaa varauksen ajankohtana", järjestelmä tietää jo koska varauksen ajankohta on ja osaa etsiä vapaita tiloja.
        • Oletuksena on valittuna 'Minulla on varausoikeus tilaan (versiosta 5.3.0 alkaen)'. Tällöin järjestelmä jättää hakutuloksista pois tilat, joihin varaajalla ei ole oikeuksia tai joihin tilan rajoitteet estävät varaamisen varaajan roolilla valitulle ajankohdalle.
      • Valitse haluttu toimipiste ja mahdollisesti tilatyyppi
      • Valitse listalta joku vapaista tiloista (jos hakutulokseen päätynyt tiloja, joiden kohdalla näkyy lukon kuva, sinulla ei ole oikeutta varata kyseistä tilaa).
      • Jatka varauslomakkeen täyttämistä normaalisti.
  • Ulkopuolinen tila, mikäli esim. oppitunti pidetään jossain muualla kuin koulun tiloissa - tähän voi asettaa todellisen paikan klikkaamalla "Ulkopuolinen tila".
• Aika (alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
• Toistuvuus – voit valita varauksen toistuvaksi esim. usealle viikolle peräkkäin
• Varattu henkilöille– valitse vain opettaja(t) joita tämä kyseinen varaus koskee
  
  • Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty - tämä ei siis ole sama asia kuin varauksen tekijä/tallentaja) vaikka oletuksena siinä näkyykin varauksen luoja.
  • Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla.
• Muut osallistujat - valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee
  
  • Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia.
  • Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille.
  • Lisää tietoa varaajista ja osallistujista FAQ-sivuilla.
• Kustannuspaikka – haetaan automaattisesti mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin
• Varauksen lisätiedot tulevat näkyviin Näytä-linkistä:
  • Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
    
    • Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <matti@example.com>
    • Huom! Kun lisäät henkilöitä "Ulkopuolisiin osallistujiin" - Laita vain yksi henkilö "varattu henkilöille" -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos "varattu henkilöille" -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.
  • Lisätiedot – näkyy mm. lukkareissa, tässä voi kertoa lisätietoa varausta koskien.
  • Osallistujalukumäärä
  • Hinnan tyyppi - Sisäinen hinta/Yleinen hinta
  • Varaus luotu - varauksen luontiajankohta
  • Varauksen tekijä - Varauksen tekijä

5. Voit määrittää tapahtuman toistuvaksi, valitsemalla ko. vaihtoehdon ja sinulle aukeaa Varauksen toistuvuus -ikkuna. 


6. Määritä asetukset valmiiksi ja tarkista Esikatsele-ikkunasta mahdolliset ristiriidat. Esimerkissä keskimmäisessä on ristiriita Tatu Testisen kalenterin kanssa kanssa. Poista rasti mahdollisesti ristiriitaisista varauksien edestä ja hyväksy Valitse-painikkeella.