Sisältö

Opettaja

Käsittelijät saavat kerran vuorokaudessa sähköpostiinsa koonnin käsiteltävistä hakemuksista. Muistutusviestin toiminnallisuuden saa päällä tai pois. 

Hakemuksen vastaanottaminen

Kun opiskelija on lähettänyt sinulle kohdistetun hyväksilukuhakemuksen, saat siitä ilmoituksen Opettajan työpöydän Viestit-osioon ("Hyväksilukuhakemus opiskelijalta: ABC..."). Pääset suoraan hakemukseen napsauttamalla viestiä ja sen jälkeen "Siirry hakemukseen" -linkkiä.

Pääset käsittelemään hakemusta AHOT-sivun Käsittelyssäsi olevat hakemukset -välilehden kautta napsauttamalla Käsittele-painiketta hakemuksen rivillä.

Kun olet avannut hakemuksen, selaa Opinnot ja päätökset -osioon.

Hakemuksen siirtäminen

Voit ottaa opiskelijan hyväksilukuhakemuksen käsittelyyn itsellesi osittain tai kokonaan tai siirtää hakemuksen toiselle käsittelijälle osittain tai kokonaan oikeusmatriisin rajoituksista riippuen (esim. käsittelijän oltava samasta tutkinto-ohjelmasta). (Ks. Käyttöoikeudet-taulukon rivi #3.) 

(Mallikuva oikeusmatriisista)

Valitse Opinnot ja päätökset -osion oikeassa reunassa Käsittelyketju / siirto toiselle -välilehti, valitse uusi käsittelijä ja tallenna valintasi.

Jos haluat asettaa hakemukselle käsittelyketjun, valitse Käsittelyketju / siirto toiselle -välilehdellä "Aseta käsittelyketju" -linkki. Aseta käsittelyketju-kohdassa hakemukselle voi asettaa käsittelyketjun korkeakoulun oman AHOT-prosessin mukaisesti esim. 1) opettaja 2 ) päätöksentekijä 3) tallentaja.  Valitse käsittelijät ja napsauta Tallenna käsittelyketju -painiketta. Käsittelyketjun voi asettaa joko hakemuksen yhteen osaan tai kaikissa hakemuksessa oleviin osiin.

Kun olet vaihtanut käsittelijän, hakemus poistuu AHOT-sivultasi.

Hakemuksen siirtäminen tallentajalle

Voit siirtää hakemuksen toiselle henkilölle tallennettavaksi, kun olet laittanut päätöstiedot. Tallennukseen siirretystä hakemuksesta ei tule tallentajalle viestiä vaan hakemus löytyy käsiteltävistä hakemuksista.

Hyväksilukuhakemuksen tilat

Hakemuksen tila näkyy Tila-sarakkeessa Ahotin ylläpitosivulla. Kaikilla AHOT-rooleilla on koko ajan näkyvissä hakemuksen ajantasainen tilatieto.

Mahdolliset tilat ovat seuraavat:

• Luonnos
  • Hakemuksen tila ennen kuin opiskelija lähettää sen käsittelijälle.
• Uusi hakemus (käsittelijä) tai Lähetetty (opiskelijalla)
• Käsittelyssä
  • Opiskelija voi peruuttaa käsittelyssä olevan hakemuksen. Tästä tulee ilmoitus käsittelijälle.
• Käsitelty
• Palautettu
  • Käsittelijä lähettänyt hakemuksen opiskelijalle täydennettäväksi.
  • Jos hakemus on palautettu käyttäjälle osittain (sisältänyt esimerkiksi neljä erillistä kohtaa, joista yksi vaatii tarkennusta), käyttäjälle näkyy status "Palautettu 1/4". 
  • Hyvä tietää! Kannattaa muokata palautuksen viestiä oman korkeakoulun kieleistyksiä vastaavaksi.
• Peruutettu
  • Opiskelija peruuttaa hakemuksensa. Opiskelija voi ottaa peruutetun hakemuksen uudelleen muokattavaksi, jolloin hakemus palautuu Luonnos-tilaan.
  • Peruutettu hakemus ei näy opettajan listauksessa.
• Hyväksytty alustavasti (esiahotointi)
  • Tilatieto hyväksytylle esiahotointihakemukselle.
• Hyväksytty
  • Hyväksilukuhakemus on hyväksytty.
  • Jos hakemus on sisältänyt esimerkiksi neljä erillistä kohtaa, joista kolme on hyväksytty ja yhtä ei, tilatieto on" Hyväksytty 3/4".
  • Jos hakemus sisältää sekä hyväksyttyjä että hylättyjä erillisiä kohtia, tilatieto on yhdistettynä "Hyväksytty 3/4, Hylätty 1/4".
• Hylätty
  • Hakemus on hylätty.
  • Jos hakemus on sisältänyt esimerkiksi neljä erillistä kohtaa, joista yksi on hylätty, tilatieto on "Hylätty 1/4"
  • Jos hakemus sisältää sekä hyväksyttyjä että hylättyjä erillisiä kohtia, tilatieto on yhdistettynä "Hyväksytty 3/4, Hylätty 1/4".

Hyväksiluvun tyypit

Korvaavuus: Aiemmat opinnot tai muutoin hankittu osaaminen korvaa osan tavoitetutkinnosta. Mahdollisia korvaavuuksia ovat...

• Yhden suhde yhteen: Aiemmin suoritettu yksittäinen opintojakso tai -kokonaisuus tai osaaminen korvaa yksittäisen opintojakson tai -kokonaisuuden
• Yhden suhde moneen: Aiempi suoritus tai osaaminen korvaa useita opintojaksoja
  
• Monen suhde yhteen: Aiemmat suoritukset tai useat osaamiset korvaavat yhden opintojakson
• Monen suhde moneen: Aiemmat suoritukset tai osaamiset korvaavat useita opintojaksoja tai -kokonaisuuksia
• Osittainen: Aiempi suoritus tai osaaminen korvaa osan opintojaksosta.

Sisällyttäminen: Aiemmat suoritukset tai osaaminen sisällytetään tutkintoon mutta eivät korvaa sen osia.

Vapautus: Opintojaksoa ei tarvitse suorittaa.

Osittainen hyväksiluku

Osittainen hyväksiluku tehdään, jos opiskelijalle ei lueta hyväksi opintojaksoa kokonaisuudessaan, vaan häneltä vaaditaan lisäsuoritus.

Kirjauskäytännöt ja prosessit korkeakouluittain vaihtelevat esimerkiksi sen osalta kirjataanko suoritus toteutukselle vai opintojaksolle.

Esimerkkejä yliopistojen käytänteistä:

• hyväksiluvun suoritus kirjataan opintojaksolle sen mukaan mitä suorituksessa on enemmän, hyväksiluettua osuutta vai opiskeltua osuutta.

• valitaan päätökseksi "Hyväksyn osittain", mikäli aiempi osaaminen ei vastaa osaamistavoitteisiin kokonaan. Suoritus kirjataan toteutuksen osana. Silloin opettaja voi käyttää hyväksi olemassa olevaa toteutuksen osaa, tai sitten luoda uuden henkilökohtaisen toteutuksen osa. Ongelma tässä on, että suorituspäivämäärän on oltava opiskeluoikeuden päivämäärien sisällä. Jos aiemman osaamisen suorituspäivämäärä on ennen opiskeluoikeuden alkua, on ohjeistettu laittaa toteutuksen osan suorituspäivämääräksi hyväksilukupäivämäärä.

Osittaisen hyväksiluvun päätöksen perusteluihin opiskelijalle voi laittaa tiedon, että mihin mennessä ja kenen ohjauksessa ja mitä vaaditaan suorituksen täydentämiseksi. Osittaisesta hyväksilukemisesta tehdään sopimuspankkiin sopimus.

Aitojen osittaisten hyväksilukujen kirjaamismahdollisuus ei toimi. Vireillä on kehitystikettejä, jotka odottavat toteutukseen pääsyä. (20.2.2024 ei todennäköistä tänä vuonna)

Muulla tavoin hankittu osaaminen

Opiskelija voi hakea hyväksilukua muulla tavoin hankitulla osaamisella esim. työkokemuksen kautta saatu osaaminen. Hakemuksen käsittely etenee samalla tavoin kuin opinnolla hankitun osaamisen hyväksiluvun käsittely. Hankitun osaamisen päivämäärä voi olla esimerkiksi työtodistuksen päivämäärä.

Esimerkkikuva: tapaus, jossa opiskelija on hakenut työkokemuksella hankitulla osaamisella korvaamista 11 op:n laajuisesta opintojaksosta.

Näkymä opiskelijan suoritusotteelta:

Hakemuksen käsittelyn aikaraja

Jos uuden hakemuksen käsittelyä ei ole aloitettu korkeakoulun määrittämän aikarajan puitteissa, pääkäyttäjä tai vastaava (rooli, jolle oikeus määritellään) saa siitä ilmoituksen työpöytänsä etusivulle. Ilmoitus tulee myös sähköpostiin. Käsittelyn aikarajan voi säätää päivän tarkkuudella. Ylläpitäjänä voit hallinnoida viestin käännöksiä Suunnittelijan työpöydällä ahot-portlet-localization-nimiavaruudessa. Sen avaimet ovat notification.to.admin.proposition.not.reacted-alkuisia. Toiminnallisuus on konfiguroitavissa.

Hakemuksen peruuttaminen/poistaminen

Käsittelijä ei voi peruuttaa tai poistaa opiskelijan hakemusta. Jos opiskelija peruuttaa sen, se poistuu käsittelijän näkymästä ja käsittelijä saa ilmoituksen Opettajan työpöydän Viestit-näkymään. Viestin kieleistysavaimet ovat notification.proposition.cancelled-alkuisia.

Pääkäyttäjä voi tarvittaessa poistaa käsittelyssä olevan hakemuksen.

Hyväksilukupankki

Hyväksilukupankkissa käsittelijä ja opiskelija voivat hakea, millaisella taustaosaamisella eri tutkinto-ohjelmissa on aiemmin saatu hyväksilukuja. Hyväksilukupankin tarkoituksena on lisätä hyväksilukupäätösten läpinäkyvyyttä sekä käsittelijöille että opiskelijoille.

Opiskelijoiden henkilötietoja ei tallenneta. Kirjaamishetkellä pankkiin tallentuvat seuraavat tiedot:

• Opiskelijan tutkinto- tai koulutusohjelma
• Taustaosaamisen koodi, jos kyseessä on opinto
• Taustaosaamisen nimi (opinto tai muu osaaminen, jolla hyväksilukua haetaan)
  • Taustaosaamisen asiasanat
  • Virkailija voi muokata taustaosaamisen nimeä päätöstä tehdessään
• Kohdeopinnon nimi
  • Korvaavuustapauksissa tämä on opintokokonaisuus tai -jakso, johon hyväksiluku on saatu
• Hyväksiluvun tyyppi
• Haettu opintopistemäärä
• Myönnetty opintopistemäärä
• Hyväksilukuajankohta

Asiasanojen lisääminen

Kun olet hyväksynyt hakemuksen ja tallennat päätöstä, "Hakemuksen asiasanat" -ponnahdusikkuna aukeaa:

"Ohjauksen ala" -valikko suodattaa "Avainsanojen haku" -valikkoon asiasanoja, jotka on linkitetty kyseiseen ohjauksen alaan. Viisi näkyvää sanaa ovat viisi käytetyintä asiasanaasi. Jos haluat valita joitakin muita, käytä hakuvalikkoa.

Valitse ohjauksen ala ja asiasanat ja tallenna.

Ylläpitäjänä voit muokata ja kääntää asiasanoja ahot_keywords-koodistossa. Muut käyttäjät eivät voi lisätä asiasanoja.

Hyväksiluvun kirjaaminen

Kun olet tehnyt hakemukselle päätöksen ja tallentanut hakemuksen asiasanat, siirryt kirjaamaan hyväksilukua. Hyväksiluvun kirjaamisikkuna aukeaa automaattisesti, kun hakemuksesta on tehty hyväksytty päätös. Hyväksiluvun kirjausikkunalle siirtyy opiskelijan ahot-hakemuksen tiedot muualla suoritetusta opinnosta tai osaamisesta ja käsittelijän kirjaamat hyväksilukupäätöksen tiedot laajuudesta ja arvioinnista.

1. Tarkista hyväksiluvun tyyppi: korvaaminen tai sisällyttäminen. Mikäli hyväksiluvun tyyppi on valittu väärin, palauta hakemus opiskelijalle. Opiskelija voi vaihtaa hyväksiluvun tyypin toiseksi ja palauttaa hakemuksen uudelleen käsittelyyn.
2. Tarkista opiskelijan kirjaamat tiedot vasemmanpuoleisesta palstasta. Mikäli tiedoissa on puutteita tai tiedot vaativat muokkausta, avaa näkymä kynäikonista ja muokkaa tietoja.
3. Tarkista hyväksiluvun kirjauksen tiedot oikeanpuoleisesta palstasta. Mikäli tiedot vaativat muokkausta, täytä puuttuvat tiedot. 
4. Kun kaikki tarvittavat tiedot on tarkistettu ja kirjattu, klikkaa Tallenna.
5. Hyväksiluku tallentuu opiskelijarekisteriin ja näkyy opiskelijan opintosuorituksissa ja HOPSissa.

Ylimääräisten opintojen poistaminen hyväksiluvun kirjauksesta

Uusi ominaisuus Peppi versio 4.6.0-

Hyväksiluvun kirjaamisikkunassa pääset poistamaan yhden tai useamman korvattavan opinnon oikeassa yläkulmassa olevasta ruksista, mikäli opiskelija on valinnut opintoja hakemukselle liikaa tai valinnut virheellisiä opintoja. Avautuvaan kenttään opiskelijalle kirjotetaan perustelu, miksi opinto/opinnot on poistettu hakemuksesta. Opiskelijaa voidaan myös ohjeistaa tekemään uusi hakemus poistetun opinnon osalta.  Opiskelija saa opintojen poistosta viestin sähköpostiinsa sekä Pepin viestit palveluun. Opiskelija saa päätöksestä muutoksenhakukelpoisen päätöksen korkeakoulun käytännön mukaisesti. Poistamismahdollisuus koskee opiskelijan korvattaviksi valittuja opintoja.

Viesti opiskelijalle poistetusta opintojaksosta:

Poiston syy -kenttään kirjoitetaan opiskelijalle tieto/perustelu poistetusta opintojaksosta. Viestin kentät ovat kieleistettävissä. Viestin vakioteksti voi olla tyhjä tai korkeakoulun kieleistämä vakioteksti opiskelijalle (esimerkiksi, mistä opiskelija saa tarvittaessa lisätietoa hyväksilukuhakemuksista).

Esihakemus 

Esihakemus toiminnallisuus on konfiguroitavissa päälle tai pois korkeakoulun päätöksen mukaan.

Opiskelija voi tehdä halutessaan esihakemuksen tulevaisuudessa hankittavasta opinnosta tai osaamisesta. Opiskelijan ei ole pakko tehdä esihakemusta. Korkeakouluissa on omat ohjeet tilanteisiin, joissa esihakemuksen tekeminen on suositeltavaa.

Opiskelija voi tehdä esim. ennen vaihtoon lähtöä ns. esiahotointihakemuksen, jossa hän ehdottaa hyväksiluettavaksi opintoja, joita vastaavat opinnot hän aikoo suorittaa ulkomailla. Vaihdon jälkeen opiskelija tekee esiahotointihakemuksen pohjalta varsinaisen hakemuksen.

Tilanteita, jossa esihakemusta voi hyödyntää: kesäopintojen suunnittelu, MOOC-opintojaksojen soveltuvuus tutkintoon, JOO-opinnot.

Opettajalle/käsittelijälle esihakemukset ovat samassa näkymässä kuin muut hakemukset.

Esihakemuksen käsittely tapahtuu muutoin samaan tapaan kuin tavallisen hakemuksen käsitteleminen.

Esihakemuksen käsittelyssä on tehtävä sopimus, mikäli päätös on myönteinen. Järjestelmä huomauttaa sopimuksen puuttumisesta.   

Käsiteltyä esihyväksilukuhakemusta ei pääse muokkaamaan eikä poistamaan. Hakemuksen tietoja pääsee muokkaamaan/korjaamaan kun opiskelija tekee varsinaisen hyväksilukuhakemuksen.

Sopimus tehdään Sopimukset välilehdellä.

Sopimuksen tekeminen

 Opiskelijaa on ohjeistettu liittämään sopimus hakemuksen liitteeksi. Liite voi olla esimerkiksi Learning Agreement, opintojaksokuvaus tmv. asiakirja.

Hakemuksen käsittelijä tekee sopimuksen Sopimukset välilehdellä. Sopimus on vapaata tekstikenttää, jossa esiahotoinnin perustelu ilmaistaan opiskelijalle. 

Keskustelua sopimuspankin hyödyntämisestä ja näkökulmia: Sopimuspankin käyttö

Sisällytettävien opintojen käsittely

Sisällyttämishakemusta käsiteltäessä annetaan jokaiselle hakemuksen sisällytettävälle osaamiselle tai opinnolle oman hyväksilukupäätös. Sisällytettävät opinnot tai osaamiset tulevat näkyviin opiskelijan hopsiin siten kuin ne on kirjoitettu hyväksilukuhakemukseen.

Opintokokonaisuuden korvaaminen

Kun olet hyväksynyt opintokokonaisuuden korvaamishakemuksen ja alat kirjata suoritusta hyväksilukuikkunassa, itse opintokokonaisuus ei saa suoritusta, vaan suorituksen saavat kaikki sen opintojaksot. Mikäli opintokokonaisuuksia arvioidaan, kokonaisuus on käytävä erikseen arvioimassa ns. sulkemassa.

Opiskelijan hakemusten ja päätösten tarkastelu

Hae opiskelijaa opiskeluoikeushaussa ja valitse Toiminnot > Näytä hyväksilukuhakemukset. Siirryt sivulle, joka listaa opiskelijan kaikki hakemukset ja niiden päätökset.

Pääset samaan näkymään, kun valitset opiskelijan tietojen vasemmanpuoleisessa valikossa Hyväksilukuhakemukset.

Opiskelijan hyväksiluvut ja sopimukset HOPSissa

Toiminto edellyttää "Oikeus käyttää HOPSissa opiskelijan hyväksiluvut-välilehteä" -käyttöoikeutta.

1. Siirry opiskelijan HOPSissa Hyväksiluvut-välilehdelle.
2. Näet välilehdellä hyväksiluetut opinnot ja niiden yhteenlasketut opintopisteet. Samaan näkymään on listattu hylätyt ja lähetetyt hakemukset ja esiahotoidut opinnot.

Jos hyväksyttyihin opintoihin liittyy sopimuksia, opinnon nimen vieressä on tiedostokuvake. Avaa sopimus klikkaamalla kuvaketta.

Ohjattavien hakemusten tarkastelu

1. Valitse Opettajan työpöydällä Opiskelijat > HOPS-ohjaus.
2. Valitse vasemman reunan valikosta Hyväksilukuhakemukset.

Ohjaamasi keskeneräiset ja käsitellyt hakemukset näkyvät erillisillä välilehdillä. 

Kaikkien hakemusten tarkastelu

Valitse Opettajan työpöydän Arviointi-valikosta Ahot. Näkymä on samanlainen kuin HOPS-ohjauksessa.

Jos haluat nähdä opiskelijan kaikki hakemukset, valitse oikean reunan Toiminnot-valikosta Näytä kaikki hakemukset. Lista hakemuksista aukeaa uudelle välilehdelle.

VINKKI: On mahdollista säätää, mikäli tietyltä opiskelijajoukolta halutaan estää hyväksilukuhakemusten tekeminen esim. avoimen yliopiston opiskelijat. (rooli ilmoittautumistiedon mukaan)