Henkilön työaikasuunnitelma koostuu kuudesta eri välilehdestä: Tehtäväkokonaisuudet, Tehtävät, Vapaajaksot ja lisätiedot, Kustannuspaikkaerittely, Hyväksyminen ja Seuranta.
Työaikasuunnitelma-prosessi kokonaisuudessaan Pepissä
HUOM. Ennen kuin henkilölle voi tallentaa tehtäviä työaikasuunnitelmalle, pitää
- työaikasuunnitelman rakenne ja tehtävätyypit olla tehtynä organisaatiopuuhun (Suunnittelijan työpöytä - Ylläpito - Organisaatipuu - Tehtävätyypit )
- Lisäksi vuosisuunnittelussa luodaan tehtäväparentit (tehtävätyypit) Projektit ja Muut työt -otsikoiden alle (ks. Vuosisuunnittelu - Uuden projektin lisääminen/Uuden muun työn lisääminen), joiden alle henkilöiden tehtävät tallennetaan. Opetuksen tehtävät tallennetaan yleensä suoraan toteutuksen Resurssit-välilehdelle. Henkilöiden työaikasuunnitelma (TAS) muodostuu, kun vuosisuunnittelussa tallennetaan henkilöille tehtäviä näiden eri tehtäväparenttien alle .
Työaikasuunnittelun hyväksymisprosessi Pepissä:*
- Esihenkilö/suunnittelija voi tehdä henkilön työaikasuunnitelmalle alustavaa suunnittelua henkilön tuntien jakautumisesta eri tehtävien välillä (Suunnittelijan työpöytä → Henkilöt → Työaikasuunnitelman Tehtäväkokonaisuudet -välilehti).
- Esihenkilö/suunnittelija tallentaa varsinaiset tehtävät Peppiin henkilölle vuosisuunnittelussa opetuksen, projektien tai muiden töiden alle (Suunnittelijan työpöytä -> Vuosisuunnittelu, ks. Tehtävän lisääminen opettajalle). Työaikasuunnitelman tilana on Luonnos.
- Esihenkilö/suunnittelija tallentaa ja lähettää työaikasuunnitelman henkilölle hyväksyttäväksi työaikasuunnitelman Hyväksyminen-välilehdellä. Työaikasuunnitelman tilaksi muuttuu Ehdotus (henkilölle näkyy: Esimies ehdottanut).
- Henkilö tarkistaa Omasta profiilistaan työaikasuunnitelman ja hyväksyy/hylkää ehdotuksen (Opettajan/Suunnittelijan työpöytä → Oma pfofiili → Työaikasuunnitelma). Mikäli henkilö hylkää ehdotetun työaikasuunnitelman, hän voi kirjoittaa Kommentti-kenttään syyn hylkäykselle. Esihenkilölle kommentti näkyy Hyväksyminen-välilehdellä Lisätietoa-kohdassa. Hylkäyksen jälkeen esihenkilö voi korjata työaikasuunnitelman tehtäviä ja lähettää sen henkilölle uudelleen hyväksyttäväksi.
- Kun henkilö on hyväksynyt työaikasuunnitelman, se näkyy Opettaja hyväksynyt ehdotuksen -tilassa esihenkilölle/suunnittelijalle. Esihenkilö voi organisaatikäytänteiden mukaisesti siirtää työaikasuunnitelman johtajalle lopullista hyväksyntää varten työaikasuunnitelman Hyväksyminen-välilehdellä. Tällöin työaikasuunnitelman tilaksi tulee Valmis päätettäväksi.
- Lopuksi esihenkilö/johtaja voi hyväksyä (päättää) tai hylätä työaikasuunnitelman. Työaikasuunnitelman lopullinen hyväksyminen tehdään Yksiköt-näkymässä (Suunnittelijan työpöytä → Yksiköt → Henkilöiden tunnit). Siellä työaikasuunnitelma näkyy Valmis päätettäväksi -tilassa. Kun työaikasuunnitelma on lopullisesti hyväksytty (päätetty), se näkyy Johtaja päättänyt /Päätetty-tilassa.
Mikäli työaikasuunnitelman tehtäviä päivitetään tai työaikasuunnitelmalle lisätään uusia tehtäviä, se on aina tallennettava ja lähetettävä henkilölle uudelleen hyväksyttäväksi, mikäli halutaan saada uusi tallennettu, reaaliaikaikaista työaikasuunnitelmaa vastaava pdf-versio työaikasuunnitelmasta. Henkilö ei myöskään välttämättä näe hänelle lisättyjä uusia tehtäviä, ellei työaikasuunnitelmaa ole lähetetty hänelle uudelleen hyväksyttäväksi.
*HUOM. Korkeakouluissa on erilaisia käytäntöjä, miten työaikasuunnitelmia käsitellään ja kenen toimesta, missä vaiheessa, miten usein lähetetään hyväksyttäväksi tai päätettäväksi jne. Ohessa on kuvattu, miten prosessin on ajateltu etenevän Pepin toimintojen osalta. Myös käytetyt termit ovat pääosin Pepistä peräisin.