Yksiköt-näkymän Henkilöiden tunnit -välilehdellä voi tarkastella tietyn yksikön/koulutuskokonaisuuden henkilöiden tehtävien tunteja valitulla aikavälillä. Näkymässä voi lukea tallennettuja (PDF) työaikasuunnitelmia ja esihenkilö voi muokata työaikasuunnitelman tilaa hyväksymisprosessissa. Myös työaikasuunnitelmien hyväksyminen (päättäminen) tehdään tällä näkymällä.
Kun haluat tarkastella tietyn yksikön/koulutuskokonaisuuden henkilöiden tehtävien tunteja
1. Valitse ensin haluamasi yksikkö/koulutuskokonaisuus Yksikkölistauksesta.
2. Valitse tämän jälkeen Henkilöiden tunnit -välilehti vasemman puoleisesta sivunavigaatiosta.
3. Valitse Kalenterivuosi-kohtaan oikea kalenterivuosi. Halutessasi saat näkyville lisää suodatusvaihtoehtoja Lisää aikavälejä -valinnalla, joilla voit hakea tehtäviä myös lukuvuoden, lukukauden tai itse syöttämäsi aikavälin perusteella.
4. Valitse Kategoria-kohtaan oikea työaikasuunnitelma.
5. Voit lisäksi halutessasi rajata hakua työaikasuunnitelman tilan (Kaikki, Hyväksytty, Ehdotus) ja/tai työaikasuunnitelman näkyvyyden (Näytä kaikki, Näytä viimeisin) perusteella (valintanapit näkymän oikealla puolella).
6. Valitse lopuksi Hae.
Saat hakutuloksena valitsemaasi yksikköön/koulutuskokonaisuuteen liitettyjen henkilöiden sekä heidän tehtäviensä tunnit taulukkoon listattuna. Taulukon näkymä koostuu kahdesta välilehdestä, Tunnit-välilehti ja Seuranta-välilehti.
Tunnit-välilehti
Tältä välilehdeltä voi ladata henkilöiden tehtävät excel-tiedostoon sekä tehdä työaikasuunnitelmien hyväksymisen.
Taulukossa ovat sarakkeet
- Henkilö (nimestä on linkki henkilön reaaliaikaiseen työaikasuunnitelmaan),
- Suunnitellut tunnit aikavälillä (työaikasuunnitelman Tehtäväkokonaisuudet-välilehdelle syötettyjen Suunnitellut työt summa) kevät- ja syyslukukaudelle jaettuina,
- Tehtävien tunnit aikavälillä (työaikasuunnitelman Tehtävät-välilehdellä näkyvät, tehtäville syötettyjen tuntien summa) kevät- ja syyslukukaudelle jaettuina sekä
- Suunnitellut sekä Tehtävien tunnit Yhteensä omissa sarakkeissaan,
- Työaikasuunnitelma, josta löytyy PDF-linkki henkilölle tallennettuun työaikasuunnitelmaan (mikäli työaikasuunnitelma on tallennettu henkilölle) sekä
- työaikasuunnitelman Tila, Tila päivittyy sitä mukaan, kun työaikasuunnitelma etenee hyväksymisprosessissa.
Voit piilottaa osan sarakkeista Näytä/piilota sarakkeet painikkeella. Lataa Excelina -painikkeesta saat ladattua henkilöiden tunnit tehtävätyypeittäin lajiteltuna excel-tiedostoon.
HUOM. Henkilöille tallennetaan tehtävät vuosisuunnittelussa. Tallennetut tehtävät näkyvät henkilön työaikasuunnitelmalla.
Työaikasuunnitelman hyväksyminen (päättäminen)
Mikäli työaikasuunnitelma on tallennettu henkilölle (henkilön kohdalla näkyy työaikasuunnitelma PDF-tiedostona), se voidaan organisaation käytänteistä riippuen hyväksyä huolimatta siitä, missä tilassa eli missä vaiheessa hyväksymisprosessia työaikasuunnitelman on. Osa työaikasuunnitelman hyväksymisestä voidaan tehdä vaihtoehtoisesti joko henkilön työaikasuunnitelman Hyväksyminen-välilehden kautta tai sitten suoraan Yksiköt - Henkilöiden tunnit -näkymällä. Työaikasuunnitelman lopullinen hyväksyminen (päättäminen) voidaan tehdä kuitenkin vain Yksiköt - Henkilöiden tunnit -välilehdellä.
Hyväksyäksesi työaikasuunnitelman
1. Laita henkilön/henkilöiden työaikasuunnitelman kohdalle täppä valintaruutuun (taulukon listauksessa oikeassa laidassa)
2. Valitse Hyväksy-painike taulukon vasemmasta ylänurkasta.
3. Työaikasuunnitelman tilaksi tulee Päätetty (henkilön työaikasuunnitelman Hyväksyminen-välilehdellä lukee Johtaja päättänyt).
Vaihtoehtoisesti näkymällä voi myös hylätä työaikasuunnitelman Hylkää-painikkeella tai poistaa kokonaan Poista-painikkeella. Esihenkilö/johtaja voi myös muokata jo kerran hyväksytyn työaikasuunnitelman tilaa.
Seuranta-välilehti
Tällä välilehdellä näet taulukossa erotuksen henkilön työaikasuunnitelmalle tallennettujen tehtävien välillä (Tehtävien tunnit) sekä Työaikasuunnitelmalle (PDF, Työsuunnitelma) tallennettujen tehtävien välillä. Näytä/piilota sarakkeet -painikkeella voit valita, mitkä taulukon sarakkeista ovat näkyvillä.
