Tietohallinto

Sisältö

1. Mikä on Confluence?

Confluence on yhteisöllisen median  väline, jonka avulla voidaan tuottaa vuorovaikutteisia WWW-sivustoja wiki- eli ryhmätyöperiaatteen mukaisesti. Kunkin työtilan omistaja voi määrittää käyttäjät, jotka voivat muokata joko työtilan kaikkia sisältöjä tai työtilan omistajan määrittämiä sivuja.

2. Miten avataan/alustetaan/perustetaan oma työtila?

2.1. Henkilökohtainen työtila

• 2.1.1 Aktivoi oma Metropolia-tunnuksesi osoitteessa http://activation.metropolia.fi, mikäli et ole sitä vielä tehnyt.
• 2.1.2. Mene Confluencen etusivulle (http://wiki.metropolia.fi).
• 2.1.3. Kirjaudu sisään Confluenceen ("Log in", oikea yläkulma)
• 2.1.4. Käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa näkyy nimesi, jonka perässä on valkoinen nuoli. Avaa valikko viemällä kohdistin nuolen päälle.
• 2.1.5. Klikkaa "Personal Space".
• 2.1.6. Olet henkilökohtaisella Confluence-sivullasi, johon voit alkaa tuottaa sisältöä "Edit Profile" -nappulasta. Kirjoita sivun otsikoksi esimerkiksi nimesi.
• 2.1.7. "Save".

2.2. Opinnon tai projektin työtila 

• 2.2.1. Aktivoi oma Metropolia-tunnuksesi osoitteessa http://activation.metropolia.fi, mikäli et ole sitä vielä tehnyt.
• 2.2.2. Ehdota työtilaa perustettavaksi ja ano työtilan omistajan oikeuksia Metropolian Helpdeskistä. Tutustu kriteereihin, joilla opinnon tai projektin työtila voidaan perustaa.
• 2.2.3. Odota, että työtilaehdotuksei saadaan käsiteltyä. Mikäli työtila perustetaan, linkki siihen ilmestyy Confluencen etusivulle vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen. Kun työtila on perustettu voit linkata sen auki ja alkaa tuottaa sinne sisältöä.

3. Miten tehdään uusi sivu?

• 3.1.  Add -> Page
• 3.2. Kirjoita sivun otsikko ylimpään laatikkoon (korvaa New Page -teksti otsikolla).
• 3.3. Laadi sivun sisältö työkaluvalikon (B I U jne.) alapuolella olevan valkoisen nelikulmion sisään.
• 3.4. Muokkaa sisältö (väliotsikot, linkit, kuvat).
• 3.5. Tallenna (painamalla Save) tai poista (Cancel). 

4. Miten sivua muokataan?

• 4.1. Edit
• 4.2. Tee tarvittavat muutokset.
• 4.3. Save. Huom! Sivut päivittyvät 15 sekunnin viipeellä!

5. Miten tehdään linkki?

5.1. Linkki Confluencen ulkopuoliseen sivuun 

• 5.1.1. Kopioi sen sivun osoite, johon linkki viittaa. 
• 5.1.2. Siirry Confluencen Edit-tilaan. 
• 5.1.3. Maalaa linkiksi herkistettävä merkkijono.
• 5.1.4. Valitse linkkityökalu.
• 5.1.5 Liitä sivun osoite laatikkoon "Link".
• 5.1.6. OK.

5.2. Linkki toiseen Confluence-sivuun

• 5.2.1. Siirry Edit-tilaan. 
• 5.2.2. Maalaa linkiksi herkistettävä merkkijono.
• 5.2.3. Valitse linkkityökalu.
• 5.2.4. Valitse Search-laatikosta sivu, johon linkki viittaa.
• 5.2.5. OK.

6. Sivunmuokkauksen muita työkaluja

6.1. Ylempi työkalurivi 

6.2. Alemman työkalurivin tärkeimmät napit

6.3. Muut oleelliset

7. Sivujen poisto ja siirto

7.1. Miten sivu poistetaan?

Sivun voi poistaa se, jolle työtilan paikallinen admin on antanut Pages Remove -oikeuden. 

• 7.1.1. Mene poistettavalle sivulle
• 7.1.2. Tools -> Remove

Huom! Remove-toiminto siirtää sivun ja siihen mahdollisesti kiinnitetyn liitetiedoston Confluencen roskakoriin (Trash), jonka tiedostot näkyvät mm. Googlen hauissa mutta eivät Confluencen omalla hakukoneella. Jos sivu ja sen liitetiedostot pitää hävittää lopullisesti, tulee tiedosto poistaa erikseen myös Confluencen roskakorista (Browse -> Space admin -> Trash -> Purge).  

7.2. Miten sivu siirretään työtilan (space) sisällä toiseen hakemistoon?

• 7.2.1. Mene siirrettävälle sivulle
• 7.2.1. Tools -> Move
• 7.2.2. Kirjoita New parent page -kenttään sen hakemiston nimi, jonka alle sivu siirretään  

8. Miten oikeuksia hallitaan?

8.1. Työtilat ja henkilökohtaiset sivustot

Kunkin työtilan omistaja eli paikallinen admin voi säätää työtilansa luku- ja kirjoitusoikeuksia seuraavasti: Browse -> Space Admin -> Permissions

Oikeuksia säädetään Permissions-sivulla seuraavasti:

• 8.1.1. Groups-väliotsikon alla voi työtilaan liittää ryhmiä, esimerkiksi jonkin klusterin henkilökunnan ja opiskelijat. Kullekin ryhmälle voi määrittää luku- ja kirjoitusoikeuksia.  Opas.
• 8.1.2. Individual users -väliotsikon alla voi työtilaan liittää yksittäisten henkilöiden tunnuksia. Opas.
• 8.1.3. Anonymous access -väliotsikon alla voi säädellä työtilan näkyvyyttä Metropolian wikiin kirjautumattomille. Jos rasti laitetaan ruutuun kohdassa View, näkyy työtila myös niille, jotka eivät ole kirjautuneet Metropolian wikiin (eli käytännössä Metropolian ulkopuolisille käyttäjille).

8.2. Yksittäiset hakemistot ja sivut

Voit asettaa oikeuksia wikin tietylle hakemistolle tai sivulle. Tietyn hakemiston etusivulle asetettu oikeus pätee myös hakemiston alahakemistoissa. 

• 8.2.1. Mene sivulle tai sen hakemiston etusivulle, jolle haluat asettaaa oikeuksia.
• 8.2.2. Edit
• 8.2.3. Klikkaa Restrictions-sanan jälkeen tulevaa Edit-linkkiä
• 8.2.3. Aseta oikeudet lukemiselle (Restrict viewing of this page) ja muokkaamiselle (Restrict editing of this page). 

8.3. Miten Restrictions-määritelmät annetaan?

• 8.3.1. Valitse, koskeko Restrictions-määritelmä lukemista (View) vai muokkaamista (Edit).
• 8.3.2. Valitse henkilöt, jotka saavat View- tai Edit-oikeuden.
• 8.3.2.1.  Choose users
• 8.3.2.2. Kirjoita henkilön sukunimi kenttään Full name -> Search
• 8.3.2.3. Valitse henkilö laittamalla rasti käyttäjätunnuksen edessä olevaan laatikkoon
• 8.3.2.4. Select user
• 8.3.2.5. Save

8.4. Keskeneräisten sisältöjen hallinta

Keskeneräisen sisällön voi kirjoittaa wikiin ja sulkea ulkopuolisilta seuraavasti:

• 8.4.1. Kirjoita sivun raakaversio siihen kohtaan hakemistoa, jossa se on tarkoitus aikanaan julkaista
• 8.4.2. Klikkaa Restrictions-riviltä Edit (sivun alhaalla).
• 8.4.3. Valitse Restrict viewing of this page ja Me.
• 8.4.4. Restrict
• 8.4.5. Save

Viimeistelty sivu julkaistaan seuraavasti:

• 8.4.6. Mene takaisin sivun Restrictions-määritelmiin ja poista rajoitus (Remove restriction).

8.5. Miten tehdään työtila, joka näkyy Metropolian sisällä opiskelijoille ja henkilökunnalle mutta ei Metropolian ulkopuolelle?

• 8.5.1. Browse -> Space admin -> Permissions
• 8.5.2. Mene väliotsikon Groups alle .-> Edit permissions
• 8.5.3. Kirjoita Grant permissions to -kohtaan role>metropolia-all>member
• 8.5.4. Save

8.6. Miten työtilaan liitetään Metropolian ulkopuolisia käyttäjiä?

• 8.6.1. Lähetä Metropolian käyttäjätukeen palvelupyyntö ulkopuolisista tunnuksista. Pyyntöön kirjoitetaan tarvittavat tiedot.
• 8.6.2. Käyttäjätuki lähettää tunnukset sinulle sen jälkeen, kun ne on tehty
• 8.6.3. Liitä tunnukset työtilaasi Individual users -väliotsikon alle luvun 8.1. mukaisesti

9. Labelit

• 9.1. Team label

10. Makroilla ja plugineilla lisäominaisuuksia sivuille

• 10.1. Eri makroja (mm. sisällysluettelo, RSS, Include, Calendar, Gallery, Content by label, Recently updated)
• 10.2. Gliffylla diagrammeja

11. Miten työtilan nimeä vaihdetaan?

Työtilan paikallinen admin eli hallitsija voi vaihtaa työtilan nimeä (eli sitä nimeä, joka näkyy Metropolian wikin etusivulla) seuraavasti:

• 11.1. Space
• 11.2. Space admin
• 11.3. Edit space details
• 11.4. Laatikossa "Name" voi muokata työtilan nimeä
• 11.5. Laatikossa "Description" voi muokata työtilan kuvausta (näkyy Metropolian wikin etusivulla työtilan otsikon alla)
• 11.6. Save 

12. Metropolian Confluenceen  tehtyjen versiopäivitysten vaikutuksia

• Confluence 2.10.4. (22.10.2009)
• Confluence 3.2.  (1.6.2010)

13. Laajempia Confluence-oppaita 

13.1. Suomenkielisiä

• Helsingin yliopisto: Confluence-ohjeet:
  http://wiki.helsinki.fi/display/support/Confluence-ohjeet

13.2. Englanninkielisiä

• Confluence User Guide:
  http://confluence.atlassian.com/display/DOC/Confluence+User+Guide
• Confluence documentation (versio 2.10):http://confluence.atlassian.com/display/CONF210/Confluence Documentation Home

14. Katso myös

• Sosiaalisen median henkilöstökoulutusta Metropoliassa