Tiivistettynä
- Jos haluat ottaa käyttöön uuden tietokoneohjelman, mobiilisovelluksen tai IT-järjestelmän Metropoliassa, täytä hankintalomake osoitteessa https://hankintalomake.metropolia.fi -> Ohjelmistot ja järjestelmät.
- Jos kyseisessä tietokoneohjelmassa, mobiilisovelluksessa tai IT-järjestelmässä käsitellään henkilötietoja, tutustu myös DPIA-ohjeisiin OMAssa ja täytä työväline-DPIA-lomake.
- Metropolian johtoryhmän päätökseen perustuen minkään tyyppisiä, edes ilmaisia tietokoneohjelmia, mobiilisovelluksia tai IT-järjestelmiä ei ole sallittua ottaa käyttöön muulla kuin edellä mainitulla tavalla.
1. Mitä teen, jos tarvitsen Metropoliaan uuden ohjelmiston tai järjestelmän?
- Tutustu prosessikaavioon ja -ohjeeseen Tietohallintopalveluiden internetsivuilla (näkyy vain sivuille kirjautuneille käyttäjille)
- Avaa hankintalomake osoitteessa https://hankintalomake.metropolia.fi
- Valitse Ohjelmistot ja järjestelmät.
- Kirjaudu Metropolian käyttäjätunnuksellasi ja täytä lomake.
- Tutustu Metropolian DPIA-ohjeistukseen
- Jos hankittavassa tuotteessa käsitellään mitä tahansa henkilötietoa, täytä DPIA-lomake
Metropolian muilla yksiköillä tai projekteilla ei ole lupaa hankkia itsenäisesti tietohallinnon ohi digitaalisia työvälineitä (tietokoneohjelmat, mobiilisovellukset ja IT-järjestelmät) käyttöönsä. Kaikki hankinnat on tehtävä edellä mainitun prosessin mukaan keskitetysti Tietohallintopalveluiden kautta riippumatta siitä, minkä suuruusluokan hankinnasta on kyse: Velvoite koskee kaikkia digitaalisia työvälineitä yksittäiselle tietokoneelle tai mobiililaitteelle asennettavasta sovelluksesta koko organisaation laajuisiin järjestelmiin.
2. Muista ennakoida hankintoja
Tietohallintopalvelut sekä Laki- ja arkistointipalvelut käyvät jatkuvaa dialogia keskenään ja pyrkivät yhdessä kehittämään ohjelmistojen ja järjestelmien hankintaprosessia entistä tehokkaampaan ja joustavampaan suuntaan. Myös hankintalomaketta kehitetään. Em. yksiköiden tavoitteena on tarjota sinulle vallitsevan lainsäädännön asettamissa puitteissa niin sujuvaa palvelua kuin suinkin mahdollista. Lain määräämät velvoitteet ovat kuitenkin täysin sitovia, joten prosessin vaiheita ei ole mahdollista sivuuttaa kiireellisissäkään tapauksissa.
Pyri suunnittelemaan ohjelmisto- ja järjestelmätarpeesi niin hyvissä ajoin kuin suinkin mahdollista. Siten edesautat tarvitsemiesi työvälineiden saamista käyttöösi ajoissa. Hankintaprosessin loppuun saattamiseen voi kulua aikaa, mutta kiireellisiä hankintoja pyritään mahdollisuuksien mukaan priorisoimaan vähemmän kiireellisten edelle.
3. Lain määräämä riskienhallintaprosessi
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 2016/679, kansallinen tietosuojalaki (1050/2018) sekä 1.1.2020 voimaanastunut tiedonhallintalaki (906/2019) velvoittavat organisaatiot kontrolloimaan uusien digitaalisten työvälineiden (IT-järjestelmät, sähköiset palvelut ja ohjelmistot) käyttöönottoa. Digitaalisten työvälineiden käyttöönotto on luvallista vain hallitusti. Ennen kuin digitaalinen työväline otetaan käyttöön, on riskienhallintaprosessin läpikäynti pakollista. Organisaatioiden on myös dokumentoitava tämä prosessi jokaisen digitaalisen työvälineen osalta niin, että prosessin mukaisesta käyttöönoton vaikutustenarvioinnista löytyy todistusaineistoa.
GDPR:ssä riskienhallintaprosessista käytetään nimitystä DPIA- eli Data Protection Impact Assesment -prosessi (35 artikla). Tiedonhallintalaissa sen sijaan samasta asiasta käytetään nimitystä muutosvaikutuksenarviointi (5§).
Metropolian johtoryhmän päätöksellä kaikkien tietokoneohjelmien, mobiilisovellusten ja IT-järjestelmien hankinnat on keskitetty Tietohallintopalveluille, jotta Metropolian on mahdollista noudattaa edellä mainittua, lakien määräämää riskienhallintaprosessia. Lue alla olevista ohjeista, miten saat Metropoliassa käyttöösi uuden digitaalisen työvälineen.
Tiedonhallintalaissa tietoturvalle asetettiin vaatimuksia mm. liittyen hankintoihin. Laissa sanotaan, että hankittavaan tietojärjestelmään on toteutettava asianmukaiset tietoturvallisuustoimenpiteet.
- Tietoturvan ennakkokysely kartoittaa tiedonkäsittelykuvausta, joka on hyödyllinen toiminnallisten vaatimusten aikaansaamisessa.
Lisätiedot
Tietosuojavastaava, Laki- ja arkistointipalvelut
- DPIA-prosessi
- DPIA-lomake
- tietosuojalainsäädäntö
tietosuojavastaava@metropolia.fi
Helpdeskistä voit
- tiedustella hankintasi etenemistä,
- kysyä Metropolialla valmiiksi käytössä olevista digitaalisista työvälineistä,
- kysyä hankintaprosessia koskevaa lisätietoa ja
- pyytää apua hankintalomakkeen täyttämiseen.
Puhelinpalvelu: 09 7424 6777
Palvelupyynnöt: https://hd.metropolia.fi tai helpdesk@metropolia.fi
Usein kysytyt kysymykset
Kysymys: Haluan asentaa työpuhelimelle mobiilisovelluksen henkilökohtaiseen käyttöön. Tarvitseeko täyttää hankintalomaketta ja onko mobiilisovelluksen asentaminen työpuhelimelle sallittua?
Vastaus: Mobiilisovelluksien asentaminen työpuhelimille on sallittua henkilökohtaiseen käyttöön ja silloin kun sitä käytetään henkilökohtaisessa käytössä ei myöskään tarvitse täyttää hankintalomaketta. Tilanteissa, jossa mobiilisovellusta käytetään Metropolian toiminnassa kuten hankkeissa tai projekteissa, on hankintalomake täytettävä.
Kysymys: Tarvitsen kannettavalleni Microsoft Office -ohjelmistopaketin. Pitääkö minun täyttää siitä ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Ei tarvitse. Microsoft Office on valmiiksi asennettu kaikkiin Metropolian ylläpitämiin tietokoneisiin.
Kysymys: Tarvitsen käyttööni ohjelman, mutta se ei ole virallisten työvälineiden joukossa. Tuleeko minun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Jos ohjelma ei ole ennestään käytössä Metropoliassa, sinun tulee täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake.
Kysymys: Ohjelma on ilmainen, mutta se ei ole aiemmin ollut käytössä Metropoliassa. Tuleeko minun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Kyllä täytyy. Ohjelman hinnalla ei ole merkitystä.
Kysymys: Tietohallintopalvelut on jo suorittanut ohjelman käyttöönoton Metropoliassa, mutta haluan ohjelman opetuskäyttöön tiettyyn tietokoneluokkaan.
Vastaus: Sinun ei tarvitse täyttää hankintalomaketta. Lue ohje: Ohjelman asennuksen pyytäminen