Jaetun postilaatikon käyttäminen Exchange-ympäristössä
Käyttö selaimella
Tapa 1
- Osoitteen voi kirjoittaa suoraan osoiteriville muodossa https://mail.metropolia.fi/owa/osoite, esimerkiksi tietohallinto-nimiseen laatikkoon pääsee kirjoittamalla osoitteeksi https://mail.metropolia.fi/owa/tietohallinto@metropolia.fi
- Kirjaudu omalla tunnuksellasi.
Tapa 2
- Kirjaudu web access -palveluun omalla tunnuksellasi (https://mail.metropolia.fi).
- Klikkaa oikeassa yläkulmassa omaa nimeäsi ja kirjoita avautuvaan valintalaatikkoon jaetun postilaatikon nimi.
Käyttö Outlook 2010-ohjelmalla
Jaettu kansio avataan Outlookissa oman kansion rinnalle. Jaetun kansion avaaminen edellyttää, että olet luonut Outlookiin henkilökohtaisen postitilisi ja saat oman postilaatikkosi avattua.
- Valitse File > Info > Account Settings > Account Settings
- Valitse listasta Exchange-tilisi ja klikkaa "Change..."
- Valitse "More Settings..."
- Avaa "Advanced"-välilehti
- Kohdassa "Open these additional mailboxes" klikkaa "Add..."
- Kirjoita jaetun postilaatikon nimi
- Sulje avaamasi ikkunat "Ok"- ja "Next"-napeista
- Jaettu kansio näkyy nyt Outlookin kansiolistauksessa
Suomenkielisessä Outlookissa:
- Valitse Tiedosto > Tiedot > Tiliasetukset > Tiliasetukset
- Valitse listasta Exchange-tilisi ja klikkaa "Muuta..."
- Valitse "Lisää asetuksia..."
- Avaa "Lisäasetukset"-välilehti
- Kohdassa "Avaa nämä lisäpostilaatikot" klikkaa "Lisää.."
- Kirjoita jaetun postilaatikon nimi
- Sulje avaamasi ikkunat "Ok"- ja "Seuraava"-napeista
- Jaettu kansio näkyy nyt Outlookin kansiolistauksessa
Käyttö IMAP-ohjelmalla
Voit lukea jaettua kansiota IMAP-ohjelmalla kirjautumalla tunnuksella muotoa "pk/oma tunnus/jaettu laatikko" ja omalla salasanallasi. Esimerkiksi käyttäjä "jukkatv" voisi lukea jaettua kansiota "tietohallinto" kirjautumalla tunnuksella "pk/jukkatv/tietohallinto".
Yhteiskäyttöisten sähköpostiosoitteiden politiikka
Metropoliassa tehdään sähköpostiosoitteita henkilökohtaisten osoitteiden lisäksi seuraaviin tarkoituksiin:
- Viralliset organisaatio-osoitteet
- Muut hallinnolliset osoitteet
- Postituslistat
Viralliset organisaatio-osoitteet
Ammattikorkeakoululla ja sen yksiköillä tulee virallisten asioiden hoitoa ja palveluiden tarjoamista varten olla organisaatio-osoitteet (esim. kirjaamo@metropolia.fi tai helpdesk@metropolia.fi). Ammattikorkeakoulun palveluita tulee lähestyä ensisijaisesti organisaatio-osoitteiden, eikä yksittäisten työntekijöiden sähköpostiosoitteiden kautta. Useamman kuin yhden henkilön pitää päästä käsittelemään organisaatio-osoitteeseen lähetettyjä viestejä.
Muut hallinnolliset osoitteet
Virallisten organisaatio-osoitteiden lisäksi voidaan tehdä muita hallinnollisia sähköpostiosoitteita. Näitä ovat esim. tapahtumailmoittautumisiin tai henkilöstöryhmän sisäiseen viestintään käyttämät osoitteet. Näitä osoitteita luodaan ainoastaan henkilökunnan pyynnöstä.
Postituslistat
Metropolian henkilökunta voi ylläpitää postituslistoja projektien ja hankkeiden viestintätarpeisiin. Postituslistalle voi kuulua myös Metropolian ulkopuolisia henkilöitä. Postituslistalle saa liittää Metropolian ulkopuolisia henkilöitä vain näiden suostumuksella. Postituslistoja ylläpidetään erillisellä ohjelmistolla.
Muut osoitteet
Opiskelijakerhoille ja opiskelijoiden projekteille sähköpostiosoitteita tehdään harkinnan mukaan.
Yhteiskäyttöisten sähköpostiosoitteiden käyttäminen
Yhteiskäyttöiset sähköpostiosoitteet voidaan toteuttaa eri tavoin:
- ohjaus jaettuun postilaatikkoon johon on lukuoikeus yhdellä tai useammalla henkilöllä
- ohjaus suoraan yhden tai useamman henkilön postilaatikkoon
- toteutus postituslistapalvelimen avulla.
Sähköpostia luetaan aina omalla käyttäjätunnuksella. Yhteiselle postilaatikolle ei tehdä omaa käyttäjätunnusta.
Yhteiskäyttöisen sähköpostiosoitteiden luontipyynnöt lähetetään helpdeskin kautta. Pyynnössä pitää mainita toivottu osoite, käyttötarkoitus, henkilö joka vastaa osoitteeseen lähetettyjen viestien käsittelystä ja muut henkilöt joille annetaan oikeus lukea osoitteeseen lähetetyt viestit.
Sähköpostiosoite ei saa sisältää erikoismerkkejä, välilyöntejä tai ääkkösiä ja sen pitää vastata osoitteen käyttötarkoitusta. Esim. seminaari2009@metropolia.fi on huono osoite koska se ei yksilöi seminaaria josta on kyse; parempi osoite on vaikkapa nuorisotyoseminaari@metropolia.fi.
Jaettu postilaatikko johon on lukuoikeus yhdellä tai useammalla henkilöllä
Osoitteeseen lähetetyt viestit voidaan ohjata jaettuun postilaatikkoon. Jaettua laatikkoa käytetään aina kirjautumalla ensin omaan postilaatikkoon ja avaamalla sitten jaettu postilaatikko.
Ohjaus suoraan yhden tai useamman henkilön postilaatikkoon
Osoite voidaan toteuttaa myös niin, että siihen lähetetyt postit ohjataan suoraan yhden tai useamman henkilön postilaatikkoon. Tällöin kaikki käyttäjät saavat oman kopion sähköpostista ja he eivät näe ovat muut lukeneet tai reagoineet siihen. Tällainen ohjaus ei sovellu virallisten organisaatio-osoitteiden käsittelyyn.
Postituslistapalvelin
Postituslistoja ylläpidetään Sympa-ohjelmiston selainkäyttöliittymällä osoitteessa http://lists.metropolia.fi/sympa . Postituslistojen osoitteet ovat muotoa lista@lists.metropolia.fi.
Shared mailboxes