...
- Faslititointi: Varmista, että tapahtumallasi on sen aikana johtaja, joka vastaa tapahtuman kulusta ja tilasuuden vetämisestä.
- Faslitoinnin apu: Varmista, että tapahtuman johtajalla on tarpeeksi apulaisia tapahtuman vetämisessä. Esimerkiksi;
- 1 henkilö: Puheenjohtaja - puheenvuorojen jakaminen ja puhetilaisuuksissa puheenvuorojen sujuvuuden ja ajankäytön varmistaminen
- 1 henkilö: Striimin tekninen hallinta, sisältäen käynnistyksen, ongelmatilanteiden ratkaisun, lopettamisen ja mahdollisen tallenteen hallinnoinnin. (Pienemmissä tilaisuuksissa fasilitoija voi hoitaa tämän.)
- 1 henkilö: Striimin fasilitointi, seuraaminen, ohjaaminen ja chattiin kirjoitettujen kysymysten esittely.
- 1-2 henkilöä tilan koosta riippuen: Mikrofonien kuljetus tilassa tai diaesitysten vaihtaminen työasemalla.
Huomioi, että esim. Striimin seuraavaminen ja ohjaaminen vaatii yhden henkilön täyden työpanoksen - yksi henkilö ei voi kuljettaa mikrofoneja ja seurata streamia samalla.
...
- Jos tilaisuutenne streamataan, eli välitetään etänä katsottavaksi, huolehdi, että lähetystä varten on fasilitoija. Fasilitoijan tehtävät ovat ainakin seuraavat;
- Varmistaa tilan sopivuuden etälähettämisen tekemiseen.
- Valitsee sopivan sovelluksen etälähetystä varten sekä luo ja jakaa eteenpäin tarvittavan etälähetyksen linkin ja käyttöohjeet.
- Vastaa lähetyksen käynnistämisestä ja mahdollisesta tallentamisesta tapahtumapäivänä. (Isommissa tilaisuuksissa striimin tekniseen puoleen kannattaa olla eri henkilö kuin fasilitointiin.)
- Ohjeistaa esiintyjiä; mitä kohtaa kamera kuvaa, mihin mikrofoniin tulee puhua ja miten toimitaan jos tulee ongelma.
- Seuraa lähetystä omalla laitteellaan koko tilaisuuden ajan, esim. kannettavalla tietokoneella ja kuulokkeilla. Läppärin voi lainata tarvittaessa läppärilainaamosta.
- Lukee tarvittaessa etänä lähetyt kirjalliset kysymykset.
- Ohjeistaa esiintyjiä mikrofonin käytössä esim. jos jonkun ääni ei kuulu kunnolla etälähetykseen.
- Vaihtaa kameran kuvakulmaa jos puhuja poistuu puhealueelta.
- Tarvittaessa pyytää helpdeskistä apua, jos lähetyksen kanssa tulee ongelmia.
- Pyydä esitysmateriaalit valmiiksi vähintään 2 vuorokautta ennen tilaisuutta. Esitysmateriaalien kerääminen tilaisuuden alussa ihmisten sähköposteista ja muistitikuilta on hidasta ja tilaisuuden aloitus voi myöhästyä.
...