Tietohallinto

...

1. Faslititointi: Varmista, että tapahtumallasi on sen aikana johtaja, joka vastaa tapahtuman kulusta ja tilasuuden vetämisestä.
2. Faslitoinnin apu: Varmista, että tapahtuman johtajalla on tarpeeksi apulaisia tapahtuman vetämisessä. Esimerkiksi;
   • 1 henkilö: Puheenjohtaja - puheenvuorojen jakaminen ja puhetilaisuuksissa puheenvuorojen sujuvuuden ja ajankäytön varmistaminen
   • 1 henkilö: Striimin tekninen hallinta, sisältäen käynnistyksen, ongelmatilanteiden ratkaisun, lopettamisen ja mahdollisen tallenteen hallinnoinnin. (Pienemmissä tilaisuuksissa fasilitoija voi hoitaa tämän.)
   • 1 henkilö: Striimin fasilitointi, seuraaminen, ohjaaminen ja chattiin kirjoitettujen kysymysten esittely.
   • 1-2 henkilöä tilan koosta riippuen: Mikrofonien kuljetus tilassa tai diaesitysten vaihtaminen työasemalla.
     Huomioi, että esim. Striimin seuraavaminen ja ohjaaminen vaatii yhden henkilön täyden työpanoksen - yksi henkilö ei voi kuljettaa mikrofoneja ja seurata streamia samalla.

...

1. Jos tilaisuutenne streamataan, eli välitetään etänä katsottavaksi, huolehdi, että lähetystä varten on fasilitoija. Fasilitoijan tehtävät ovat ainakin seuraavat;
   1. Varmistaa tilan sopivuuden etälähettämisen tekemiseen.
   2. Valitsee sopivan sovelluksen etälähetystä varten sekä luo ja jakaa eteenpäin tarvittavan etälähetyksen linkin ja käyttöohjeet.
   3. Vastaa lähetyksen käynnistämisestä ja mahdollisesta tallentamisesta tapahtumapäivänä. (Isommissa tilaisuuksissa striimin tekniseen puoleen kannattaa olla eri henkilö kuin fasilitointiin.)
   4. Ohjeistaa esiintyjiä; mitä kohtaa kamera kuvaa, mihin mikrofoniin tulee puhua ja miten toimitaan jos tulee ongelma.
   5. Seuraa lähetystä omalla laitteellaan koko tilaisuuden ajan, esim. kannettavalla tietokoneella ja kuulokkeilla. Läppärin voi lainata tarvittaessa läppärilainaamosta.
      
      1. Lukee tarvittaessa etänä lähetyt kirjalliset kysymykset.
      2. Ohjeistaa esiintyjiä mikrofonin käytössä esim. jos jonkun ääni ei kuulu kunnolla etälähetykseen.
      3. Vaihtaa kameran kuvakulmaa jos puhuja poistuu puhealueelta.
   6. Tarvittaessa pyytää helpdeskistä apua, jos lähetyksen kanssa tulee ongelmia.
2. Pyydä esitysmateriaalit valmiiksi vähintään 2 vuorokautta ennen tilaisuutta. Esitysmateriaalien kerääminen tilaisuuden alussa ihmisten sähköposteista ja muistitikuilta on hidasta ja tilaisuuden aloitus voi myöhästyä.

...