E-lomake-ohjelmiston avulla teet kyselyitä, hallinnoit ilmoittautumisia ja organisoit sähköistä rekrytointia joustavasti, tietoturvallisesti ja helppokäyttöisesti. Ohjelmassa on toiminnot vastausten lajitteluun ja käsittelyyn, ja voit selata tietoja E‑lomakkeen sisällä tai siirtää ne taulukkolaskenta- ja tilasto-ohjelmistoihin.
E-lomake on myös sähköisen asioinnin alusta. Tallennusten käsittelylle voidaan luoda tarkistus- ja hyväksymisvaiheita, joiden kautta lomakkelle tulleita vastauksia on mahdollista kierrättää organisaation sisällä käsittelijöiden ja vaiheiden välillä.
E-lomake 4 on myös sähköisen asioinnin alusta, sillä se tarjoaa mahdollisuuden kierrättää lomakkeelta tulleita tietoja organisaation sisällä käsittelijältä toiselle ja käsittelyvaiheesta toiseen.
E-lomake -ohjelmistolla tehdään kyselyitä, hoidetaan kurssien ilmoittautumisia, sähköistä rekrytointia ym. Vastaajien ja vastausten määriä per lomake ei ole rajoitettu.
Käyttöoikeudet
Kaikilla Metropolian henkilökunnan jäsenillä oikeudet E-lomake-järjestelmään
HUOM! Antaessasi käyttöoikeuksia e-lomakkeessa (esim. ylläpito-oikeuksia muille), poimimistoiminnolla löytyy vain ainakin kerran e-lomakkeelle jo kirjautuneet käyttäjät.
Lähtökohtaisesti E-lomake on auki myös kaikille Metropolian opiskelijoille
- käyttö sallittua vapaasti opintoihin liittyvissä tehtävissä - kaupallinen käyttö ei ole sallittua - jos kysely/kyselytutkimus kohdistuu M:n ulkopuolisille tahoille, kyselylomake tulee hyväksyttää ohjaavalla opettajalla, jonka yhteystiedot pitää liittää lomakkeelle näkyville.
Miksi en pysty muokkaamaan lomakettani lomake-editorilla?
Jos lomake on julkinen, kenttien ominaisuuksia ei voi muokata
Jos lomakkeella on raportilla vastauksia, ominaisuuksia ei voi muokata, koska rikkoisi jo raportille tallennetun tiedon eheyden
Poista julkisuus ja tyhjennä raportti. Jos raportti sisältää tallessa pidettävää tietoa, tulee se tallentaa raporttinäkymässä itselleen esim. excel-taulukkoon.
Kenellä on oikeus luoda lomakkeita?
E-lomakkeelle ei tarvitse erillisiä oikeuksia, vaan kaikilla metropolialaisilla on automaattisesti oikeudet sinne tehdä lomakkeita (myös kumppani- ja ulkopuoliset tunnukset omaavilla on oikeus)
Jos tarvitsee pääsyn jollekin toisen luomalle lomakkeelle, niin pitää pyytää kyseisen lomakkeen ylläpitäjää antamaan ne oikeudet.
Miksi en löydä lomakkeeni käyttöoikeuksiin liittyviin osioihin henkilöitä?
Käyttäjä luodaan E-lomakkeen käyttäjiin ensimmäisellä kirjautumiskerralla.
Lomakkeilla käyttöoikeuksia annetaan "poimimalla" käyttäjä eri tasoisiin käyttöoikeuskenttiin.
Jos ko. poimittava ei ole koskaan kirjautunut osoitteessa http://elomake.metropolia.fi, niin käyttäjää ei löydy. Pyydä ko. henkilöä kirjautumaan E-lomakkeelle.
Miten lisään oikeellisuuden tarkistuksia tekstikenttiin (esim. henkilötunnus)?
Jos tekstikentän vastauksen pitää olla määrämuotoinen, valitaan Tarkistus pudotusvalikosta haluttu tarkistustapa esim. henkilötunnus, kokonaisluku, numeroita, postinumero jne.
Varsinkin henkilötunnuskenttään on valittava tämä tarkistus "Henkilötunnus" koska se estää automaattisisten tai muokattujen viestien sisältöön tulostuvan henkilötunnuksen, joka korvaantuu merkeillä *** järjestelmän toimesta.
Miten saan vastaajalle lähtemään automaattisesti viestin ja muokattua viestin sisältöä?
Lomakkeen tulee sisältää pakollinen tekstikenttä, jonka Toiminnot kenttään valitaan "Sähköpostin vast.ott." ja tarkistukseksi "Sähköpostiosoite" (validoi että syötetty arvo on sähköpostiosoitteen muotoinen).
Oletuksena tämän asetuksen jälkeen vastaanottaja saa sähköpostiinsa koko lomakkeen kaikki vastaukset.
Viestin sisällön muokkaus, jolloin automaattinen oletusviesti korvataan halutulla viestillä
Siirry lomakkeen editorissa kohtaan Lomake >Palaute, kenttä "Sähköpostiviesti vastaajalle".
Voit kirjoittaa vapaata tekstiä ja Poimi vastaukset toiminnolla valita vastauskenttiä tekstin sisältöön.
Miksi lomakkeelleni vastattaessa ilmoittaa, että liite on pakollinen, vaikka liite on tallennettu?
Jos käytetään Liitteet kenttää lomakkeella, ei saa asettaa Tiedostot ja tallennus osiossa liitteiden lisäystä mahdolliseksi ja toisin päin.
Vanha Tiedostot ja tallennus liitteen lisäämisosio on vanhan version toiminto ja jätetty vain vanhojen lomakkeiden vuoksi. Järjestelmän toimittaja kehittää toimintoa sellaiseksi, että tulevaisuudessa toinen vaihtoehto poistaa toisen vaihtoehdon käytöstä.
Miksi julkaisemani lomakkeen kentät eivät mukaudu eri kokoisille näytöille ja tekstit eivät mukaudu näkymään?
Uusinta E-lomakkeen versiota varten on tehty täysin uusi tyyli. Tyylin voi vaihtaa lomake-editorissa Lomake -osiossa kohdasta Ulkoasu, jossa valitaan Tyyli alasvetovalikosta Metropolia 2020.
Mikä on liitteiden kokorajoitus?
Kaikkien liitetiedostojen maksimikoko on 300 Mb
Mikä on liitteiden maksimimäärä Liitteet kentässä?
Liitekentän määrärajoitus ">10" vas-skaalassa merkitsee sitä, ettei liitteiden maksimäärää ole rajoitettu.
Voinko kopioida vanhan lomakkeen uuden lomakkeen pohjaksi?
Jos lomake on tehty versiovaihtoa ennen (kesäkuu 2020), lomakkeen voi huoletta kopioida. Sitä vanhempien eli vanhassa versiossa tehtyjen lomakkeiden kopiointi ei ole suositeltavaa. Jos kuitenkin kopioit vanhemman lomakkeen, muista testata tarkasti sen toimivuus.
Testaa aina uuden lomakkeesi toiminta ennen julkaisua
julkaise lomake
tarkista, että vastaminen lomakkeeseen toimii oikein
tarkista raportilta vastauksesi tallentuminen
poista raportilta vastauksesi
poista julkisuus (tärkeä, ettei testauksen vuoksi raportin vastaus id:t ala testausvastausten jäljiltä esim. kakkosesta)
julkaise oikeana ajankohtana uudelleen tai ajasta julkisuus heti
Miten lisään arvoja käsittelyn vaiheisiin, kohtaan ”Käsittelijä lomakkeen arvosta”, käyttäessäni monitasoisesta hierarkisestapudostuvalikkoa?
Jos käytössäsi on monitasoinen hierarkinenpudotusvalikko, tulee käsittelyn vaiheissa huomioida hierarkisen valikon arvojen merkitseminen, jos käsittelijä valitaan ko. kentän arvosta. Esim. kaksitasoisessaamerkistemistapa arvolle on "Taso1;Taso2".
Tähän liittyvä ohjeteksti tullaan lisäämään E-lomakkeen ohjeisiin järjestelmätoimittajan toimesta.
Saako e-lomakkeelle lisättyä tietosuojaselosteen ja suostumuksen annon?
Lomake-editorissa on osiossa Lomake > Tietosuojaseloste, jonka täyttämisen jälkeen valitaan tietosuojaselosteen editorin alaosasta valintaruutu "", jolloin linkki tietosuojaselosteeseen ilmestyy Johdantotekstin alle.
Suostumuksen anto valintaruutu tulee itse tehdä ja sijoittaa esim. ensimmäiseksi kentäksi. Valitaan valintaruutukenttä ja lisätään haluttu teksti suostumuksen antoon ja tallennetaan.
E-lomake ja tietosuoja
E-lomake on suomalaisen, korkeakoulusektorin tarpeisiin erikoistuneen palveluntarjoajan/järjestelmäntoimittajan Eduix Oy:n lomake- ja asiointijärjestelmä. Kyseinen E-lomake toimii Metropolia Ammattikorkeakoulun omalla palvelimella. Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Eduix Oy:n välillä on laadittu GDPR:n 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelysopimus.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
