Kun aiot hankkia minkä tahansa järjestelmän, ohjelman tai IT-laitteen, otathan aina yhteyttä Metropolian Tietohallintopalveluiden Helpdeskiin.

Jos Tietohallintopalvelut ei ole tietoinen hankinnasta jo etukäteen, sillä ei ole mahdollisuutta taata tuotteen toimivuutta Metropoliassa. Eräs yksinkertainen syy tähän on se, että useimmat IT-tuotteet edellyttävät integroimista johonkin Metropolian Tietohallintopalveluiden ylläpitämään palveluun, kuten verkkoon, työasemaympäristöön, kirjautumispalveluun, palvelinympäristöön, lisenssipalvelimeen tms.

IT-laitteella tarkoitetaan tässä yhteydessä mitä tahansa sellaista laitetta tai konetta, jota on mahdollista käyttää tietokoneella tai joka on tarkoitus yhdistää verkkoon. Jos esimerkiksi mittalaite, työkone tai terveydenhoitoalan laite on mahdollista kytkeä tietokoneeseen tai verkkoon, se on tässä tiedotteessa tarkoitettu IT-laite. Samoin IT-laitteita ovat mm. maksupäätteet, nykyaikaiset kassakoneet sekä henkilön tunnistamiseen käytettävät laitteet.

Metropolian hankintaohjeen mukaan kaikki IT-hankinnat on keskitetty Tietohallintopalveluille.

Tietohallintopalveluiden tehtävänä on ennen hankintaa muun muassa

• varmistaa, että kyseinen tuote on otettavissa käyttöön Metropoliassa,
• auttaa selvittämään, onko olemassa muita vastaavia tuotteita, joiden käyttöönotto onnistuisi helpommin, nopeammin tai halvemmalla,
• varmistaa, onko vastaavaa tuotetta jo valmiiksi Metropolian käytössä ja näin välttää ylimääräiset kulut,
• selvittää, minkälaisia teknisiä ja henkilöresursseja tuotteen käyttöönotto ja ylläpito edellyttää,
• selvittää, aiheuttaako tuotteen käyttöönotto tai ylläpito tarvetta lisähankinnoille (esim. laitteistokapasiteetti tai alustaan sisältyvien ohjelmistojen lisenssit)
• kysyä hankinnan pyytäjältä, käsitelläänkö ohjelmassa henkilötietoa ja ohjata tarvittaessa tunnistamaan DPIA (GDPR:n artikla 35),
• varmistaa tarvittaessa, että tuote soveltuu toiminta, tieto- ja IT-järjestelmäympäristöön.

Kyseessä ovat käytännön asiat, joiden huomioimatta jättäminen voi johtaa ei-toivottuun lopputulokseen, kuten esimerkiksi:

• Tarvitsemaasi tuotetta ei ole jostakin käytännön syystä hankinnan jälkeen mahdollista ottaa lainkaan käyttöön Metropoliassa.
• Tuotteen käyttöönottoon kuluu huomattavasti enemmän aikaa kuin silloin, jos em. asiat olisi jo ennen hankintaa huomioitu.
• Hankinnan jälkeen selviää, että käyttöönotto tai ylläpito aiheuttaa lisäkustannuksia, joihin tuotetta käyttävä yksikkö ei ollut varautunut.
• Hankinnan jälkeen selviää, että käyttöönotto tai ylläpito edellyttää henkilö- tai teknisiä resursseja, joita Metropolialla ei ole käytettävissä.
• Hankinnan jälkeen selviää, että tuotetta käyttämällä Metropolia rikkoisi EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

Kun suunnittelet uuden IT-tuotteen (järjestelmä, ohjelma tai IT-laite) hankintaa, toimi Tietohallintopalveluiden sivustolta löytyvän ohjeen mukaan.

Pikaohje

Laitteet

1. Avaa hankintalomake osoitteessa https://hankintalomake.metropolia.fi
2. Valitse hankittavaa tuotetta parhaiten kuvaava vaihtoehto.
3. Kirjaudu Metropolian käyttäjätunnuksellasi ja täytä lomake.

Ohjelmistot ja järjestelmät

1. Avaa hankintalomake osoitteessa https://hankintalomake.metropolia.fi
2. Valitse Ohjelmistot ja järjestelmät.
3. Kirjautu Metropolian käyttäjätunnuksellasi ja täytä lomake.
4. Tutustu Metropolian DPIA-ohjeistukseen.
5. Jos hankittavassa tuotteessa käsitellään mitä tahansa henkilötietoa, täytä DPIA-lomake.

Lisätietoa

Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintaohje Tietohallintopalveluiden sivustolla

Metropolian hankintaohje

Tunnista DPIA

Helpdesk tiedottaa -työtila Omassa

Työtilan jäsenenä

• Saat Oman etusivulla julkaistavat Helpdeskin tiedotteet suoraan sähköpostiisi.
• Saat ajankohtaista tietoa Tietohallintopalveluiden toiminnasta ja palveluista.
• Voit keskustella ja antaa palautetta Tietohallintopalveluiden toiminnasta (keskustelu-osio). (Työtilaan ei oteta vastaan palvelupyyntöjä – yhteydenotot Helpdeskiin vain alla mainittujen yhteystietojen kautta.)

Liity työtilaan näin

1. Valitse Oman yläreunan vaikosta Työtilat.

2. Valitse Haku (Liity/Eroa)

3. Kirjoita Tekstihaku-kenttään Helpdesk tiedottaa.

4. Valitse Helpdesk tiedottaa -työtilan oikealla puolella sijaitsevaa painiketta Liity työtilaan.

Ystävällisin terveisin
Helpdesk

Puhelinpalvelu: 09 7424 6777
Palvelupyynnöt: https://hd.metropolia.fi
Tietoa ja ohjeita: https://tietohallinto.metropolia.fi