Varauslomakkeen täydennettävät tiedot vaihtelevat hieman riippuen oletko tekemässä varausta "Tee muu varaus" vai "Suunnittele ja tee opetuksen varauksia" -toiminnon kautta. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa lomakkeeseen on lisätty opetukseen (toteutukset,ryhmät) ja varausten julkaisuun liittyvät kentät. Alla kuvattuna tämä laajempi lomake.
- Status – määrittää onko varaus
- luonnos (näkyy vain suunnittelijoille)
- ehdotus (näkyy vain suunnittelijoille ja opettajille)
- julkaistu (näkyy myös opiskelijoille ja lukkareissa)
- Aihe- määrittää varaukselle otsikon
- Aika (alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
- Toistuvuus – voit valita varauksen toistuvaksi esim. usealle viikolle peräkkäin
- Tila ja välineet – luokkatila ja/tai väline, valitse tilan nimi/koodi tai käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” --toimintoa
- Ulkopuolinen tila, mikäli esim. oppitunti pidetään jossain muualla kuin koulun tiloissa - tähän voi asettaa todellisen paikan klikkaamalla "Ulkopuolinen tila"
- Toteutus – valittu toteutus tätä ei kannata tässä vaiheessa muuttaa koska valitut resurssit on haettu tämän toteutuksen mukaan.
- Varattu henkilöille (ent. Varaaja)– valitse vain opettaja(t) joita tämä kyseinen varaus koskee
- Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty - tämä ei siis ole sama asia kuin varauksn tekijä/tallentaja)
- Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla
- Osallistujat – valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee
- Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia
- Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille
- Lisää tietoa varaajista ja osallistujista FAQ-sivuilla
- Ryhmät – toteutuksen hallinnolliset- ja saapumisryhmät
- Pienryhmät – toteutuksen pienryhmät kuten labraryhmät tai harjoitusryhmät varaus voidaan kohdistaa esim. vain osalle toteutuksen pienryhmistä kuten yhdelle labraryhmälle. Pienryhmät luodaan vuosisuunnittelun puolella.
- Kustannuspaikka – haetaan automaattisesti mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin
- Kuvaus/lisätieto – näkyy mm. lukkareissa, tässä voi kertoa lisätietoa varausta koskien
- Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
- Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <matti@example.com>
- Huom! Kun lisäät henkilöitä "Ulkopuolisiin osallistujiin" - Laita vain yksi henkilö "varattu henkilöille" -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos "varattu henkilöille" -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.