Huom! Osa Resurssiensuunnittelu- ja varausvälineen toiminnoista näkyy ja on käytettävissä vain jos ne ovat käyttäjän roolille asetettu näkymään
Laskutettavan varauksen määrittelyn etusivu
Laskutettava varaus lisätään, muokataan ja poistetaan samalla tavalla kuin mikä tahansa varaus. Varaukseen on mahdollista lisätä tila ja henkilö(t).
Varauslomakkeessa on Tunnisteen jälkeen vielä kentät Asiakas ja Yhteyshenkilö. Varauksen lisätiedoissa määritellään vielä onko varaus Maksuton varaus. Jotta asiakkaan voi lisätä laskutettavalle varaukselle, asiakas pitää ensin luoda Asiakkaat-toiminnossa. Asiakkaat-toiminnossa varauksesta saadaan myös tehtyä tilausvahvistus.
Kalenterin asetukset
Kalenterin asetuksissa voit määrittää, mitä haluat kalenterissa näkyvän, voiko varauksia siirtää "raahaamalla" ja näytetäänkö resurssit päivänäkymässä eriteltyinä. Lisäksi voit määrittää säilytetäänkö varauksen kesto sen alkamisaikaa muutettaessa. Jos valinta "Säilytä varauksen kesto" on valittuna, varauksen päättymisaika muuttuu aiemman keston mukaisesti.
Lisää varaus
Siirry kalenterissa haluamasi kohtaan.
Maalaa haluamasi ajankohta kalenterissa
Aukeaa kuvan mukainen varausmodaali
Status– määrittää onko varaus
luonnos (näkyy vain suunnittelijoille)
ehdotus (näkyy vain suunnittelijoille ja opettajille)
julkaistu (näkyy myös opiskelijoille ja lukkareissa)
Aihe- määrittää varaukselle otsikon
Tila ja välineet– tila ja/tai väline, valitse tilan nimi/koodi
Käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” --toimintoa.
Voit tallentaa Toimipisteitä haun oletusarvoksi valitsemalla toimipisteen tai useita ja valitsemalla "Talleta toimipisteet haun oletusarvoksi", jonka jälkeen tee haku. Tämän jälkeen kaikissa kalenterinäkymissä valitut toimipisteet säilyvät oletusarvona hauillesi, kunnes tallennat oletusarvoksi tyhjän kentän. Valinta säilyy vaikka kirjautuisit ulos.
Koska varauksessa tiedossa päivämäärä sekä kellonaika ja haluat etsiä siihen sopivan tilan toimi näin:
Maalaa kalenterista haluttu päivä/kellonaika esim. 1.4. klo 10-12 (älä valitse vielä mitään tilaa, valitse itsesi kuitenkin osallistujaksi)
Avautuvalla varauslomakkeella klikkaa "Etsi sopiva tila".
Oletuksena valittuna "Tila on vapaa varauksen ajankohtana", järjestelmä tietää jo koska varauksen ajankohta on ja osaa etsiä vapaita tiloja.
Oletuksena on valittuna "Minulla on varausoikeus tilaan" (versiosta 5.3.0 alkaen). Tällöin järjestelmä jättää hakutuloksista pois tilat, joihin varaajalla ei ole oikeuksia tai joihin tilan rajoitteet estävät varaamisen varaajan roolilla valitulle ajankohdalle.
Valitse haluttu toimipiste ja mahdollisesti tilatyyppi
Valitse listalta joku vapaista tiloista (jos hakutulokseen päätynyt tiloja, joiden kohdalla näkyy lukon kuva, sinulla ei ole oikeutta varata kyseistä tilaa).
Jatka varauslomakkeen täyttämistä normaalisti.
Ulkopuolinen tila, mikäli jossain muualla kuin varattavissa tiloissa - tähän voi asettaa todellisen paikan klikkaamalla "Ulkopuolinen tila".
Aika(alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
Toistuvuus– voit valita varauksen toistuvaksi esim. usealle viikolle peräkkäin
Varattu henkilöille– valitse vain henkilöt joita tämä kyseinen varaus koskee
Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty - tämä ei siis ole sama asia kuin varauksn tekijä/tallentaja) vaikka oleltuksena siinä näkyykin varauksen luoja.
Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla.
Muut osallistujat - valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee
Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia.
Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille.
Lisää tietoa varaajista ja osallistujista FAQ-sivuilla.
Kustannuspaikka– haetaan automaattisesti mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin
Tunniste: Tunniste, mikäli organisaatio on asettanut tunnisteita valittavaksi tagi-palvelussa
Varauksen lisätiedot tulevat näkyviin Näytä-linkistä:
Ulkopuolisiin osallistujiinvoi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <matti@example.com>
Huom! Kun lisäät henkilöitä "Ulkopuolisiin osallistujiin" - Laita vain yksi henkilö "varattu henkilöille" -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos "varattu henkilöille" -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.
Lisätiedot– Vapaa teksti esim. lisätietoja varaukseen liittyen
Tilaus luodaan tallennettaessa, jos asiakas on valittu. Tallennuksen jälkeen tilausnumero linkkinä
Hinnan tyyppi: Alasvetovalikko, jossa valittavissa Tilojen ja välineiden hallinnassa asetetut hinnaston tyyppi (Sisäinen hinta/Yleinen hinta)
Maksuton varaus: Mahdollisuus asettaa varaus maksuttomaksi
Osallistujalukumäärä: varattu henkilöille ja osallistujat kentän henkilöiden määrä yhteensä
Hinnan tyyppi- Sisäinen hinta/Yleinen hinta
Varaus luotu- varauksen luontiajankohta
Varauksen tekijä- Varauksen tekijä
Kalenterimerkinnän tarkastelu
Näet kalenterimerkinnän tarkemmat tiedot klikkaamalla varausta kalenterista.
TAI
Valitse kalenterimerkinnän oikeasta yläkulmasta ratas-painike ja sieltä Näytä.
Kalenterimerkinnän muokkaaminen
Valitse kalenterimerkinnässä (kts. edellä) muokkaa TAI kalenterimerkinnässä varauksen kohdalta Ratas - Muokkaa. Näin voit muokata kaikkia kalenterimerkinnän kenttiä kuin aikaisemmin luotaessa uutta varausta.
Voit poistaa kalenterimerkinnän Ratas - Poista. Saat Poista varauksen vahvistusikkunan, josta voit vielä valita lähetetäänkö peruutusilmoitus opiskelijoille. >> Varauksen poisto ja peruminen
