MENETTELYOHJE IT-HANKINNOILLE 21.8.2013 ALKAEN
(Hinnat sis. alv)
Yleissäännöt
Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi. Hankinnoille asetetaan hankintarajat, ja asetettujen hankintarajojen ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla rahoituslähteestä riippumatta. Hankinnat raportoidaan johtoryhmän jäsenille puolivuosittain.
Tabletit
Tablettien elinkaareksi asetetaan 3 vuotta ja hankintarajaksi 600 €, jolla saa yleisimmät mallit. Tablettihankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla.
Työasemat
Työasemapaketin hinta on 540 € (2014 - 614€). Henkilökunnalla työaseman elinkaari on 4 vuotta ja luokkakäytössä 5 vuotta.
Kannettavat
Kannettavien hankintahinnat sisältäen telakkapaketin ovat 870 - 1 200 €. Mac-kannettavien hinnat ovat 1 300 - 2 200 € ilman telakkapakettia. Kannettavien elinkaari on 4 vuotta. Tietohallinto korvaa kannettavahankinnoista työaseman arvon, ja loppuosuus veloitetaan käyttäjän kustannuspaikalta. Yli 1500 € arvoiset kannettavahankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla.
Yhden koneen politiikka
Hankinnoissa noudatetaan yhden koneen politiikkaa, eli käyttäjällä ei voi olla samanaikaisesti pöytäkonetta ja kannettavaa. Kahden työkoneen tarve tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla.
Puhelimet
Työkäyttöön soveltuvien datapuhelimien hinnat ovat 150 - 250 €. Puhelimen elinkaari on vähintään 3 v. Tietohallinto budjetoi ja ylläpitää puhelinkannan uusimista. Yli 225 € arvoiset puhelinhankinnat menevät kokonaan käyttäjän kustannuspaikan maksettavaksi. Yli 500 € arvoiset puhelinhankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla. Luontoisetupuhelimien käyttäjät määritellään uudelleen.
Puhelinliittymät
Liittymissä on oletuksena päällä dataliikenteen esto ulkomailla ja liittymiin asetetaan 50 € saldovahti, joka muistuttaa käyttäjää rajan ylittämisestä. Suuret puhelinlaskut (yli 50 €) käsitellään esimiehen kanssa ja selvitetään miten ehkäistään vastaavat ylitykset tulevaisuudessa. Yli 300 € puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle.
Tulostimet
Tulostimia vähennetään monitoimilaitteiden läheisyydessä sekä nykyisten laitteiden rikkoutuessa tai musteiden loppuessa. Päätoimisissa asiakaspalvelutehtävissä hyväksytään henkilökohtainen tulostin. Tulostinhankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla.
Monitoimilaitteet & kopiointi
Henkilökunnan keskimääräistä tulostusmäärää 4 200 sivua vuodessa lasketaan asettamalla sähköinen materiaali ensisijaiseksi. Vuodelle 2014 asetetaan keskiarvotavoite 3 700 sivua. Yli 20 000 sivun käyttömäärät raportoidaan puolivuosittain johtoryhmän jäsenille.
Laiteuusinnat
Mikäli työlaite halutaan korvata ennen laskettua elinkaarta, maksaa käyttäjän kustannuspaikka laitteen kokonaisuudessaan.
Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset
Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä. Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns. välinpitämättömyysaspekti. Tapaukset raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle puolivuosittain.