Kaikilla Teams-ryhmillä on oletava omistaja

Teams-ryhmien sisältämät keskustelut ja asiakirjat sisältävät sellaista tietoa, joka on usein tarkoitettu vain valikoidulle henkilöryhmälle. Tiedon turvaamiseksi on tärkeää, että jokaisella Teams-ryhmällä on omistaja.

Teams-ryhmän omistaja

• poistaa ryhmästä jäsenet, joiden ei ole enää tarkoitus kuulua ryhmään
• hallinnoi, ketkä liittyvät ryhmään
• poistaa ryhmästä tiedot, joiden jakaminen ei ole tarkoituksenmukaista
• arkistoi ryhmän, kun se ei ole enää ajankohtainen
• jatkaa ryhmän voimassaoloaikaa, jos se uhkaa päättyä käyttämättömyyden vuoksi. (ks. tämän tiedotteen alaotsikko "Käyttämättömät Teams-ryhmät poistuvat")

Vaikka omassa Teams-ryhmässäsi ei olisi sellaista tietoa, jonka vuotamisesta olisi haittaa, on sellaista monissa Teams-ryhmissä. Koska Teams-ryhmiä ei ole mahdollista luokitella niissä käsiteltävän tiedon kriittisyyden mukaan, on omistaja määriteltävä kaikille Teams-ryhmille. Se parantaa tietoturvaa kokonaisuutena.

Teams-ryhmille etsitään omistajat automaattisten sähköpostiviestien avulla

Jos Teams-ryhmän omistaja poistuu Metropoliasta tai Teams-ryhmästä, jää ryhmä vaille omistajaa. Järjestelmä kysyy silloin jäljelle jääneiltä Teams-ryhmän jäseniltä sähköpostitse, haluavatko he olla ryhmänsä omistajia. Viestissä on vastauspainikkeet Yes ja No, joista jompaankumpaan on tärkeää vastata. Jos samalla kyselykierroksella kaikki vastaavat No, lähettää järjestelmä samanlaisen viestin seuraaville ehdokkaille.

Käyttämättömät Teams-ryhmät poistuvat

Jos jossakin Teams-ryhmässä ei ole toimintaa neljään vuoteen, se poistetaan automaattisesti. 30 päivää ryhmän poistamista järjestelmä kysyy sähköpostiviestin avulla ryhmän omistajalta, jatketaanko ryhmän voimassaoloa vai ei. Järjestelmä lähettää uuden muistutusviestin vielä 15 päivää sekä yhtä päivää ennen ryhmän poistumista. Jos painat viestin sisältämää vastauspainiketta Yes, jatkuu ryhmän voimassaolo.

Mistä tiedän, onko saamani sähköpostiviesti on aito?

Et voi koskaan tunnistaa sähköpostiviestin aitoutta pelkän ulkonäön tai sisällön perusteella. Tarkista aina lähettäjän osoite. Joissakin tapauksissa on tosin mahdollista, että myös lähettäjän osoite olisi väärennetty. Nämä nimenomaiset, Teams-ryhmiä koskevat automaattiviestit on helppoa tunnistaa. Ne ovat aitoja, jos alla olevat kaksi kriteeriä toteutuvat.

1. Tarkista, mistä osoitteesta viesti on lähetetty. Nämä nimenomaiset viestit tulevat lähettäjältä noreply <noreply@metropoliafi.onmicrosoft.com> tai Microsoft Groups Team <msgroupsteam@microsoft.com> (osoitteisiin ei voi lähettää sähköpostia, eikä viesteihin voi vastata).

2. Tarkista, että viesti on alla olevan mallin kaltainen.

Miten toimin ongelmatilanteessa?

I received an email related to a Teams group. What should I do?