...
- Luo vierailijatunnukset jokaiselle Metropolian ulkopuoliselle esiintyjälle, jotta he pääsevät kirjautumaan Metropolian tietokoneelle tapahtuman aikana. Vierailijatunniusten luonnin ohjesivu Vierailijatunnukset
- Pyydä hyvissä ajoin jokaista esiintyjää lähettämään sähköpostitse oma esitysmateriaalinsa (esim. PowerPoint-esitys). Kysy myös onko heillä tarvetta käyttää esityksessään omaa kannettavaa tietokonettaan ja että onko kyseessä Esityksistä kannattaa koostaa yksi iso ohjelma, jota esitetään yhdeltä esityskoneelta koko tapahtuman ajan (per tila). Näin vältytään monilta teknisiltä ongelmilta sekä ylimääräilsiltä "tauoilta", kun jokaiselle esittäjälle ei tarvitse erikseen säätää omaa konetta käyttöön. Jos esittäjä käyttää omaa konettaan, selvitä millaista materiaalia hän haluaa esittää ja onko käytössä Mac- vai PC-tietokonekone.
- Huomioi, että jos tilaisuus striimataan tulee striimin käynnistämiseen varata 45 minuuttia ennen varsinaisen tilaisuuden alkua, näin mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisemiseen jää aikaa
- Tutustu tilaan ja perehdy sen laitteiston käyttöön hyvissä ajoin etukäteen, mielellään jo edellisenä päivänä ja tapahtumapäivänä 1h ennen tilaisuutta. Näin mahdollisten vikojen ilmetessä ne ehditään korjaamaan ennen tilaisuuden alkua. Jos vikoja ilmenee tai tarvitset opastusta, tee palvelupyyntö helpdeskiin.
- Pyydä helpdeskiltä tarvittavat asennustoimet tekemällä palvelupyyntö helpdeskiin. Erittele tarkasti palvelupyynnössä, mitä tarvitset. Jos tarvitset apua tarpeiden erittelyssä, pyydä palvelupyynnössä siihenkin opastusta.
- Sovi esiintyjien kanssa, että he tulevat ajoissa tutustumaan käytettävään laitteistoon ennen tilaisuuden alkua. Jos he käyttävät omia kannettavia tietokoneitaan, testaa kuvan näkyvyys dataprojektorilta ja mahdollisesti äänen kuuluvuus auditorion av-järjestelmästä.
- Avusta vierailijaa langattomaan verkkoon liittymisestä ohjeen mukaan: WLAN-verkko metropolia-guest
- Varmista, että osallistujien omille laitteille on tarjolla tarpeeksi pistorasiapaikkoja.
Yleensä tilaisuudet sujuvat hyvin, kun edellä mainituista toimenpiteistä on huolehdittu, ja tilan käyttöön on perehdytty riittävästi ennen tapahtumaa. Helpdesk voi resurssiensa mukaan päivystää tilaisuuksien aikana, mutta tästä on kuitenkin sovittava Helpdeskin kanssa ajoissa. Päivystystä tehdään erityisen kriittisiä tai poikkeuksellista esitystekniikkaa hyödyntäviä tapahtumia varten. Päivystys tarkoittaa sitä, että tukihenkilö on tavoitettavissa puhelimitse ja saapuvilla välittömästi. Päivystys ei tarkoita sitä, että tukihenkilö jää paikan päälle tilaisuuden ajaksi auttamaan esimerkiksi puheenvuorojen jakamisessa tai esityskalvojen vaihtamisessa. Mikäli kyseessä on normaalin työajan ulkopuolella oleva tapahtuma, siitä laskutetaan erikseen. Lisätietoa laskutuksesta: Tuki- ja opastuspalvelu.
Myös vahtimestarit antavat pienimuotoista opastusta auditoriolaitteistojen käytössä tilaisuuden aikana.
...