Tuotetaanko TKI-hankkeessasi sensitiivistä tutkimusaineistoa? Pitääkö sitä päästä käsittelemään hankkeen aikana sinun lisäksesi jonkun muun henkilön? Metropolian tai hankekumppanin työntekijän?
Metropoliassa on oma palvelin, mikä joka on tarkoitettu erityisesti TKI-hankkeiden sensitiivisen aineiston säilyttämiseen ja käsittelyyn. Palvelimella olevalle aineistolle voidaan myöntää käyttöoikeuksia ko. hankkeen työntekijöille sekä Metropoliaan että Metropolian ulkopuolelle.
Toimi näin
- Tunnista sensitiivinen tutkimusaineisto. Sisältääkö tutkimusaineistosi henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää tietoa, kuten liikesalaisuuksia? Sisältääkö aineisto seuraavia tietoja: rotu tai etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettinen tai biometrinen tieto, terveyttä koskeva tieto, seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntaus? Muista tietojen minimointivelvoite: vain Vain tutkimuksen kannalta välttämättömiä tietoja saa käsitellä
- Määritä, kenellä tulee olla käyttöoikeus hankkeesi a) ei-sensitiiviseen aineistoon ja b) sensitiiviseen aineistoon. Taas minimointiperiaatteella: käyttöoikeus Käyttöoikeus sensitiiviseen aineistoon vain niille henkilöille, joille se on hankkeen kannalta välttämätöntä.
- Hae hankkeellesi tallennustilaa e-lomakkeella täältä https://elomake.metropolia.fi/lomakkeet/29951/lomakkeet.html Hankkeelle perustetaan kaksi pääkansiota, toinen ei-sensitiiviselle aineistolle ja toinen sensitiiviselle. Voit hakea samalla lomakkeella käyttöoikeuksia tietyille henkilöille ei-sensitiivisten ja/tai sensitiivisten aineistojen kansioihin.
- Kun olet saanut päätöksen tallennustilan ja käyttöoikeuksien myöntämisestä, hae Metropolian ulkopuolisille käyttäjille ulkopuolisen käyttäjän tunnukset helpdeskin kautta. Ohjeet ulkopuoliseen käyttäjätunnukseen löydät täältä https://tietohallinto.metropolia.fi/pages/viewpage.action?pageId=10562838
- Kun käyttäjätunnukset ovat okkunnossa, hae niihin kytkettäviä käyttöoikeuksia hankkeen aineistoihin helpdeskin kauttatekemällä helpdeskille palvelupyyntö osoitteessa https://hd.metropolia.fi. Huom! Kaikille käyttäjille, myös metropolialaisille. Mainitse hakemuksessa:
- käyttäjän nimi
- organisaatio
- sähköpostiosoite
- kansio tai kansiot, joihin käyttöoikeudet halutaan
- voimassaoloaika
- Kaikki sensitiiviset aineistot pitää salata ja suojata salasanalla. Ks. ohjeet tiedostojen salaamiseen 7-zip -ohjelmalla täältä: https://tietohallinto.metropolia.fi/display/tietohallinto/Tiedostojen+salaaminen+7-Zip+ohjelmalla
- Metropolian ulkopuoliset käyttäjät pääsevät palvelimelle tallennettuihin tietoihin vain VPN-etäyhteyden kautta. Kerro heille, miten VPN-yhteys asennetaan. Ohjeet löydät täältä: https://tietohallinto.metropolia.fi/pages/viewpage.action?pageId=149652071
- Lähetä käyttäjille linkit heidän tarvitsemiinsa kansioihin (ei-sensitiivinen ja sensitiivinen)
- Lähetä käyttäjille salattujen tiedostojen salasanat eri välineellä kuin millä lähetit linkit kansioihin! Jos lähetit linkit kansioihin sähköpostilla, lähetä salasanat vaikka tekstiviestillä.
Lisätietoja
TKI-palveluista erityisasiantuntija Susanna Näreaho (susanna.nareaho@metropolia.fi) sekä kirjasto- ja tietopalveluista informaatikko Joona Koiranen (opintovapaalla vuonna 2021) (joona.koiranen@metropolia.fi) osaavat antaa asiasta lisätietoja.
Aiheeseen liittyvää
Miten toimin ongelmatilanteessa?
Include Page | ||||
---|---|---|---|---|
|
...