Tietohallinto

Taustaa

E-lomake-ohjelmiston avulla teet kyselyitä, hallinnoit ilmoittautumisia ja organisoit sähköistä rekrytointia joustavasti, tietoturvallisesti ja helppokäyttöisesti. Ohjelmassa on toiminnot vastausten lajitteluun ja käsittelyyn, ja voit selata tietoja E‑lomakkeen sisällä tai siirtää ne taulukkolaskenta- ja tilasto-ohjelmistoihin.

...

• Opiskelijoita ohjaa ja neuvoo ensisijaisesti lomakkeeseen liittyvän opinnon opettaja tai opinnäytetyössä opinnäytetyön ohjaaja.
• Henkilökunta voi pyytää E-lomakkeen käytön vertaistukea Metropolian Teamsin Digiklinikalla 11_Lisätietoa lomaketyökaluista kanavalla.
• E-lomakkeen virhetilanteissa kaikki ottavat yhteyttä Helpdeskiin helpdesk@metropolia.fi tai https://hd.metropolia.fi.

Usein kysytyt kysymykset

1. Mistä saan neuvontaa ja tukea E-lomakkeen käyttöön ja ongelmiin. 

• Opiskelijoita ohjaa ja neuvoo ensisijaisesti lomakkeeseen liittyvän opinnon opettaja tai opinnäytetyössä opinnäytetyön ohjaaja. 
• Henkilökunta voi pyytää E-lomakkeen käytön vertaistukea Digiklinikalla 11_Lisätietoa lomaketyökaluista kanavalla. 

• E-lomakkeen virhetilanteissa kaikki ottavat yhteyttä Helpdeskiin helpdesk@metropolia.fi tai https://hd.metropolia.fi. 

2. Mistä löydän E-lomakkeen ohjeet? 

• Ohjeistus löytyy E-lomakkeen ylävalikosta nimellä ohjeet. Linkki ohjeisiin suoraan: ohjeet  

3. Miksi en pysty muokkaamaan lomakettani lomake-editorilla?

• Jos lomake on julkinen, kenttien ominaisuuksia ei voi muokata 

• Jos lomakkeella on raportilla vastauksia, ominaisuuksia ei voi muokata, koska rikkoisi jo raportille tallennetun tiedon eheyden 
• Poista julkisuus ja tyhjennä raportti. Jos raportti sisältää tallessa pidettävää tietoa, tulee se tallentaa raporttinäkymässä itselleen esim. excel-taulukkoon. 

4. Kenellä on oikeus luoda lomakkeita? 

• E-lomakkeelle ei tarvitse erillisiä oikeuksia, vaan kaikilla metropolialaisilla on automaattisesti oikeudet sinne tehdä lomakkeita (myös kumppani- ja ulkopuoliset tunnukset omaavilla on oikeus)  
• Jos tarvitsee pääsyn jollekin toisen luomalle lomakkeelle, niin pitää pyytää kyseisen lomakkeen ylläpitäjää antamaan ne oikeudet.  

5. Miksi en löydä lomakkeeni käyttöoikeuksiin liittyviin osioihin henkilöitä? 

• Käyttäjä luodaan E-lomakkeen käyttäjiin ensimmäisellä kirjautumiskerralla.  
• Lomakkeilla käyttöoikeuksia annetaan "poimimalla" käyttäjä eri tasoisiin käyttöoikeuskenttiin.  
• Jos ko. poimittava ei ole koskaan kirjautunut osoitteessa http://elomake.metropolia.fi, niin käyttäjää ei löydy. Pyydä ko. henkilöä kirjautumaan E-lomakkeelle.  

6. Miksi lomakkeelleni vastattaessa ilmoittaa, että liite on pakollinen, vaikka liite on tallennettu? 

• Jos käytetään Liitteet kenttää lomakkeella, ei saa asettaa Tiedostot ja tallennus osiossa liitteiden lisäystä mahdolliseksi ja toisin päin. 
• Vanha Tiedostot ja tallennus liitteen lisäämisosio on vanhan version toiminto ja jätetty vain vanhojen lomakkeiden vuoksi. Järjestelmän toimittaja kehittää toimintoa sellaiseksi, että tulevaisuudessa toinen vaihtoehto poistaa toisen vaihtoehdon käytöstä. 

7. Miksi julkaisemani lomakkeen kentät eivät mukaudu eri kokoisille näytöille ja tekstit eivät mukaudu näkymään? 

• Uusinta E-lomakkeen versiota varten on tehty täysin uusi tyyli. Tyylin voi vaihtaa lomake-editorissa Lomake -osiossa kohdasta Ulkoasu, jossa valitaan Tyyli alasvetovalikosta Metropolia 2020. 

8. Mikä on liitteiden kokorajoitus? 

• Kaikkien liitetiedostojen maksimikoko on 300 Mb 

9. Mikä on liitteiden maksimimäärä Liitteet kentässä? 

• Liitekentän määrärajoitus ">10" vas-skaalassa merkitsee sitä, ettei liitteiden maksimäärää ole rajoitettu. 

10. Voinko kopioida vanhan lomakkeen uuden lomakkeen pohjaksi? 

• Jos lomake on tehty versiovaihtoa ennen (kesäkuu 2020), lomakkeen voi huoletta kopioida. Sitä vanhempien eli vanhassa versiossa tehtyjen lomakkeiden kopiointi ei ole suositeltavaa. Jos kuitenkin kopioit vanhemman lomakkeen, muista testata tarkasti sen toimivuus.  

11. Mitä tulisi huomioida ennen lomakkeen julkaisua? 

• Selvitä ja hoida gdpr ja tietosuoja-asiat. Opinnäytetöihin liittyvä ohjeistus: opinnaytetyö ja tietosuoja-asiat. Lisätietoja tietosuojavastaava@metropolia.fi 
• Testaa aina uuden lomakkeesi toiminta ennen julkaisua 

• julkaise lomake 
• tarkista, että vastaminen lomakkeeseen toimii oikein 

• tarkista raportilta vastauksesi tallentuminen 
• poista raportilta vastauksesi 
• poista julkisuus (tärkeä, ettei testauksen vuoksi raportin vastaus id:t ala testausvastausten jäljiltä esim. kakkosesta) 
• julkaise oikeana ajankohtana uudelleen tai ajasta julkisuus heti 

12. Miten lisään arvoja käsittelyn vaiheisiin, kohtaan ”Käsittelijä lomakkeen arvosta”, käyttäessäni monitasoisesta hierarkisesta pudostuvalikosta 

• Jos käytössäsi on monitasoinen hierarkinen pudotusvalikko, tulee käsittelyn vaiheissa huomioida hierarkisen valikon arvojen merkitseminen, jos käsittelijä valitaan ko. kentän arvosta. Esim. kaksitasoisessaa merkistemistapa arvolle on "Taso1;Taso2". 
• Tähän liittyvä ohjeteksti tullaan lisäämään E-lomakkeen ohjeisiin järjestelmätoimittajan toimesta. 

E-lomake ja tietosuoja

E-lomake on suomalaisen, korkeakoulusektorin tarpeisiin erikoistuneen palveluntarjoajan/järjestelmäntoimittajan Eduix Oy:n lomake- ja asiointijärjestelmä. Kyseinen E-lomake toimii Metropolia Ammattikorkeakoulun omalla palvelimella. Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Eduix Oy:n välillä on laadittu GDPR:n 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelysopimus. 

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan: 

• Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu. 
• Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot. 
• Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta. 

• Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti. 
• Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. 
• Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen. 
• Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty. 
• Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti. 

• Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. 

Jokainen E-lomakkeella lomakkeen julkaiseva henkilö, on itse vastuussa siitä, että huomioi tietosuojaan- ja turvaan liittyvät asiat siten, kuin laki ja säädökset asettavat. Ohjeistusta löytyy OMAsta gdpr ja tietosuoja-asiat, sekä opinnäytetöihin liittyvä ohjeistus opinnaytetyö ja tietosuoja-asiat. Lisätietoja tietosuojavastaava@metropolia.fi