MENETTELYOHJE IT-HANKINNOILLE 27.1.2016 ALKAEN

(Hinnat sis. alv 24 %)

Yleissäännöt 

• Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi.
• Kaikki puitejärjestelyin vakioitujen tuoteryhmien tuotteet (kannettavat, pöytäkoneet, näytöt ja matkapuhelimet) hankitaan tietohallinnon kautta.

...

• Hankinnoille on asetettu kokonaishankintarajat.
• Asetettujen hankintarajojen ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää

...

• kustannuspaikan budjetointivastaavalla rahoituslähteestä riippumatta.

...

•  

• Tietohallintopalvelut ei kustanna henkilökunnalle lainaan välineistöä etätyötä ja -opetusta varten (kotilaina-laitteet). 

Työvälineet

• Tietohallinto vastaa työntekijöiden vakioiduista työvälineistä ja niiden hankinnasta. 
• Kaikista vakioitujen työvälineiden ylittävistä kustannuksista vastaa käyttäjän kustannuspaikka.
• Käyttäjällä ei voi olla kahta työvälinettä

Tabletit

Tablettien elinkaareksi asetetaan 3v ja kokonaishankintarajaksi lisävarusteineen 600 €, jolla saa yleisimmät mallit. Kaikki tablettihankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla. Hankintarajan ylittävät hankinnat yleisohjeen mukaisesti. Tulosalue vastaa hankinnan kustannuksista.

Työasemat

Vuosittain kilpailutettavan perus PC-työasemapaketin tavoitehinta on 750 €. Henkilökunnalla työaseman elinkaari on 5v, normaalissa luokkakäytössä 5v ja ns. suunnitteluluokissa 4v.

Kannettavat

Vuosittain kilpailutettavien kannettavien kokonaistavoitehankintahinta on lisävarusteineen 1300 €. Hankintaraja kannettavapaketille on 1600€. Kannettavien elinkaari on 4 vuotta. Tietohallinto korvaa kannettavahankinnoista perus PC-työaseman arvon ja loppuosuus veloitetaan käyttäjän kustannuspaikalta.

Yhden koneen politiikka

...

• . Rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja.

...

Puhelimet

Työkäyttöön soveltuvien älypuhelimien hinnat ovat 175 - 225 €. Puhelimen elinkaari on vähintään 3 v. Tietohallinto vastaa puhelinten ylläpidosta, hankintojen budjetoinnista ja kehittämisestä. Yli 225 € arvoiset puhelinhankinnat menevät käyttäjän kustannuspaikan maksettavaksi. Hankintaraja matkapuhelimissa on 400€. Hankintarajan ylittävät puhelinhankinnat menevät yleisohjeen mukaisesti. Luontoisetupuhelimien käyttäjät määritellään uudelleen H1/2016.

Puhelinliittymät

Liittymissä on oletuksena päällä dataliikenteen esto ulkomailla ja liittymiin asetetaan 50 € saldovahti, joka muistuttaa käyttäjää saldon ylittämisestä. Suuret puhelinlaskut (yli 50 €) käsitellään esimiehen kanssa ja selvitetään miten ehkäistään vastaavat ylitykset tulevaisuudessa. Yli 300 € puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle. Käyttäjille ei hankinta kahta liittymää, sekä matkapuhelimeen, että datakäyttöön tablettiin. Matkapuhelimen datayhteyden jakotoimintoa tulee käyttää, mikäli saatavilla ei ole muuta langatonta verkkoa tabletin käyttöä varten. Olemassa olevien liittymien tarve ja käyttö tarkistetaan H1/2016.

Tulostimet

...

• Uusi työväline:
  • toistaiseksi voimassaoleva työsopimus, 
  • osa-aikainen opettaja (työaika vähintään 760 tuntia lukuvuodessa tai vähintään keskimäärin 19 tuntia viikossa) tai 
  • määräaikainen yli 6 kk voimassaoleva työsopimus. 
• Käytetty työväline:
  • määräaikainen alle 6 kk voimassaoleva työsopimus tai 
  • tuntiopettaja (alle 760 tuntia lukuvuodessa tai keskimäärin alle 19 tuntia viikossa ja 
  • perustelu työvälineen saamiselle. 

Vakioidut työvälineet

Kannettava

• • 14" (1023,00 €, alv 24 %) / 13" (1041,60 €, alv 24 %) + laukku tai reppu. 
  • Lisäominaisuudet ja oheistuotteet tulevat kokonaan käyttäjän kustannuspaikan maksettaviksi. 
    
  • Elinkaari on 4 vuotta (48 kk). 
  • Mallit ja hinnat

Matkapuhelin

• • Android –puhelin (185,06 € / työliittymä tai 477,12 € / luontoisetuliittymä) + suojalasi ja suojakotelo riippuen liittymätasosta. 
  • Mallit ovat vakioituja ja hintaluokassa max. 228,60 € (työliittymä) - max. 520,80 € (luontoisetuliittymä).
  • Elinkaari on 3 vuotta (36 kk). 
  • Puhelinhankinnat

Liittymät

• • Metropolian työntekijöillä on valittavissa yksi Elisan liittymätyyppi (EU-liittymä), 

  • kaksi erilaista liittymätasoa (työliittymä ja luontoisetuliittymä),

  • kaksi erilaista SIM-korttia (fyysinen ja sähköinen) ja 

  • mobiilivarmenne (vain fyysisessä korttiliittymässä).

  • Katso tarkemmat liittymätiedot täältä. 

Työasema

• • Elinkaari on 60 kk. 

Muut kuin vakioidut työvälineet

Tabletit

• Työntekijälle voidaan hankkia työkäyttöön tabletti.
• Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.
• Elinkaari on 36 kk.
• Tabletin hankintalomake

Työvälineisiin lukeutumattomat laitteet

• Metropolia ei hanki työntekijälle oleellisiin työvälineisiin kuulumattomia laitteita.
• Projekteille hankittaessa hankintaa koskee projektilaitteiden säännöt.

Tulostus

• Tulostimien vähentämistä jatketaan monitoimilaitteiden läheisyydessä sekä nykyisten laitteiden rikkoutuessa tai musteiden loppuessa.
• Päätoimisissa asiakaspalvelutehtävissä hyväksytään henkilökohtainen tulostin.
• Uudet tulostinhankinnat tulee hyväksyttää

...

• talous – ja hallintojohtajalla.

Projekti-, laina- ja väliaikaiset laitteet

• Lyhytaikaisesta lainatarpeesta vastaa Helpdesk, eikä erillisiä lainalaitteita hankita.
• Hankittaessa projektilaitteita tulee antaa projektin kuvaus ja kesto.
  • Projektin päätyttyä laitteet palautetaan rahoituslähteestä riippumatta Helpdeskin laitepooliin, josta laitteet ovat lainattavissa muihin projekteihin.
  • Helpdesk merkkaa laitteet ja ylläpitää listaa lainattavista projektilaitteista.
• Opiskelijoita kannustetaan BYOD-käytäntöön, eikä opiskelijoille lähtökohtaisesti hankita kannettavia. 

  • BYOD tulee sanoista Bring Your own Device, mikä tarkoittaa, että jokainen opiskelija tuo oman laitteensa ja käyttää sillä oppimisympäristön palveluja

Monitoimilaitteet & kopiointi

...

• • .

Laiteuusinnat

• Mikäli työlaite halutaan korvata ennen lasketun elinkaaren päättymistä,

...

• vastaa käyttäjän

...

• tulosalue laitteen kustannuksista kokonaisuudessaan

...

• .
• Vaihdettaessa alle neljän vuoden ikäinen työasema kannettavaan, korvaa käyttäjän kustannuspaikka työaseman jäljellä olevan elinkaaren (n. 150 € / v).

...

Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset

• Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä.
• Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns. huolimattomuusaspekti.

...

Menettelyohjeiden seuranta

Seuraavat kohdat raportoidaan johtoryhmälle 1-2 kertaa vuodessa:

• Poikkeamat yhden koneen politiikassa
• Hankintarajan ylittävät hankinnat
• Ennen elinkaarta uusitut laitteet
• Yli 20 000 sivun vuositulostukset
• Laiterikot

HUOM!

Kaikki tästä menettelyohjeesta poikkeavat käytännöt tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä, ellei toisin mainittu. Tarkennus: Mikäli hankintoja tehdään ohjeiden vastaisesti, seuraa siitä hankinta- ja hyväksymiskielto, joka on voimassa aina 3 kk.

 Hankintaohje