...
- Aihe- määrittää varaukselle otsikon
- Tila ja välineet – tila ja/tai väline, valitse tilan nimi/koodi
- Käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” --toimintoa.
- Voit tallentaa Toimipisteitä haun oletusarvoksi valitsemalla toimipisteen tai useita ja valitsemalla "Talleta toimipisteet haun oletusarvoksi", jonka jälkeen tee haku. Tämän jälkeen kaikissa kalenterinäkymissä valitut toimipisteet säilyvät oletusarvona hauillesi, kunnes tallennat oletusarvoksi tyhjän kentän. Valinta säilyy vaikka kirjautuisit ulos.
Koska varauksessa tiedossa päivämäärä sekä kellonaika ja haluat etsiä siihen sopivan tilan toimi näin:
- Maalaa kalenterista haluttu päivä/kellonaika esim. 1.4. klo 10-12 (älä valitse vielä mitään tilaa, valitse itsesi kuitenkin osallistujaksi)
- Avautuvalla varauslomakkeella klikkaa "Etsi sopiva tila".
- Oletuksena valittuna "Tila on vapaa varauksen ajankohtana", järjestelmä tietää jo koska varauksen ajankohta on ja osaa etsiä vapaita tiloja.
- Oletuksena valittuna "Minulla on varausoikeus tilaan (versiosta 5.3.0 alkaen)", järjestelmä jättää pois hakutuloksesta tilat, joihin varaajalla ei ole oikeuksia)
- Valitse haluttu toimipiste ja mahdollisesti tilatyyppi
- Valitse listalta joku vapaista tiloista (jos hakutulokseen päätynyt tiloja, joiden kohdalla näkyy lukon kuva, sinulla ei ole oikeutta varata kyseistä tilaa).
- Jatka varauslomakkeen täyttämistä normaalisti.
- Ulkopuolinen tila, mikäli jossain muualla kuin varattavissa tiloissa - tähän voi asettaa todellisen paikan klikkaamalla "Ulkopuolinen tila".
- Käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” --toimintoa.
- Aika (alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
- Kustannuspaikka – haetaan automaattisesti mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin
- Tunniste: Tunniste, mikäli organisaatio on asettanut tunnisteita valittavaksi tagi-palvelussa
- Asiakas: Asiakkaat osion asiakastietoihin tallennettu Asiakas
- Yhteyshenkilö: Asiakkaat osion asiakastietoihin tallennetun Asiakkaan yhteyshenkilö
- Varauksen lisätiedot tulevat näkyviin Näytä-linkistä:
- Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
- Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <matti@example.com>
- Huom! Kun lisäät henkilöitä "Ulkopuolisiin osallistujiin" - Laita vain yksi henkilö "varattu henkilöille" -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos "varattu henkilöille" -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.
- Lisätiedot – Vapaa teksti esim. lisätietoja varaukseen liittyen
- Tilaus luodaan tallennettaessa, jos asiakas on valittu. Tallennuksen jälkeen tilausnumero linkkinä
- Hinnan tyyppi: Alasvetovalikko, jossa valittavissa Tilojen ja välineiden hallinnassa asetetut hinnaston tyyppi (Sisäinen hinta/Yleinen hinta)
- Hinta: Tilojen ja välineiden hallinnassa asetetun hinnaston mukaiset hinnat valituille resursseille
- Varaus luotu - varauksen luontiajankohta
- Varauksen tekijä - Varauksen tekijä
- Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
...