...
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Tapaamisen kesto on hyvä rajata 45 minuuttiin, jolloin osallistujille jää session alusta tai lopusta sessiota ennen tai sen jälkeen vartin verran aikaa palautua ja valmistautua mahdolliseen seuraavaan mahdollisesti edeltäneestä istunnosta tai valmistautua kenties pian tulevaan uuteen etäsessioon. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin sovelluksia, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Kaikille sopivan ajan jäljittämistä helpottaa Outlookin Schedule view, joka näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Kokousjärjestelyjen kannalta on tähdellistä, että jokainen kutsuttu reagoi Outlookin tiedusteluun (joko "kyllä" eli osallistun tai "ei" eli en osallistu). Vastaamatta jättäminen kun voi tarkoittaa kumpaakin vaihtoehtoa.
...