...
Kokouskäytännöissä noudatetaan lainsäädäntöä ja organisaation asettamia muita sääntöjä. Epämuodollisemmissa tiimi-, yksikkö- ja projekti-istunnoissa ttas pystytään vapaammin hyödyntämään verkon uusia välineitä ja menetelmiä, jotka säästävät kustannuksia tehostamalla kokouksiin liittyviä käytänteitä.
Verkkotapaamisilla on tehostamistarvetta. Etenkin pandemian aikana kokoustaminen kuormittaa organisaation jäseniä. Kokousten määrää olisi siten saatava vähenemään. Lisäksi niiden osallistujamäärää pitäisi alentaaolisi hyvä supistaa. On syytä pohtia, onko jokaiseen neuvonpitoon välttämätöntä kutsua laaja osallistujajoukko. Samoin jokainen työntekijä voi miettiä, onko kaikkiin kokouksiin osallistuminen tarpeellista. Hyödyllistä on pohtia myös sitä, voitaisiinko kokoontuminen virtuaalisesti tai ilman virtuaalisuutta korvata esimerkiksi hajautetulla työskentelyllä jollakin yhteiskirjoitusalustalla tai hybridimallilla, jossa kokoukseen yhdistetään ennakkotehtäviätyöskentelyä esimerkiksi yhteiskirjoitusalustalla tai sähköisellä fläppitaululla.
Kokoukset jaetaan digitalisoitumisasteeltaan kolmeen eri luokkaan:
...
Perinteistä kokoustapaa edustaa käytäntö, jossa osallistujat ovat kokoontuneet samaan fyysiseen tilaan ja käsittelevät paperimuodossa olevia dokumentteja. Perinteisestä kokouskäytännöstä on useissa tapauksissa aiheellista vähitellen luopua osallistujien ajan ja kustannusten säästämiseksi.
...
Kokouksen valmistelu alkaa laatimalla esityslista. Se kirjoitetaan verkkoselainta käyttämällä suoraan verkkoon. Se on tehokkaampi tapa kuin perinteinen käytäntö, jossa kokousasiakirja kirjoitetaan tekstinkäsittelyohjelman työasemasovelluksella ja tallennettaan paikallisesti omalle levylle, josta se mahdollisesti kopioidaan verkkoon tai jaetaan osallistujille sähköpostin liitteenä. Asiakirjoja ei siis vain säilytetä verkossa, vaan ne pysyvät siellä myös silloin, kun niitä muokataan. Myös mahdolliset liitteet voidaan kirjoittaa tai joissakin tapauksessa kuvalukea ( skannata ) suoraan verkkoon ja linkittää kokouksen esityslistaan, pöytäkirjaan tai muistioon.
...
Hajautetun kokouksen järjestämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivia ovat muun muassa Zoom, Microsoftin Teams, joka korvaa Skype for Businessin, sekä Googlen Meet. jonka asemia kilpailussa tosin heikentää se, että siinä pidettävän session pystyy nauhoittamaan vain maksullisessa Enterprise-versiossa (tilanne vuonna 2021). Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect, josta tosin monessa organisaatiossa ollaan luopumassa luopumassa. Metropoliassa käytetään myös videoneuvotteluhuoneita. Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokouksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken.
Kamerat Kameroiden päällä pitämisestä istunnon aikana esiintyy kahta toisiinsa nähden vastakkaista näkemystä. Ensimmäisen suuntauksen mukaan kamera kannattaa avata vain silloin, kun osallistujat eivät tunne toisiaan. Silloinkin ne on tarvis avata aiheellista aktivoida vain hetkeksi session alussa. Tuttujen kesken kokoustettaessa kameran Kameran päälläpitäminen haittaa työskentelyä, koska osallistujien huomio kiinnittyy pois itse asiasta. Toisen näkemyksen mukaan kameran päällä pitäminen puolestaan edistää sitä, että osallistujat keskittyvät itse asiaan. Tulkinnan mukaan kameroiden aktiivikäyttö vähentää myös päällepuhumisia.
Webinaarityyppisissä sessioissa kameran päällä pitäminen lisää tutkimusten mukaan session pitäjän itsekriittisyyttä ja kuormittaa tätä. Kameran päällä pitäminen tuhlaa myös digikaistaa.
Kaikissa tapauksissa kokouksen järjestäjän on hyvä tiedottaa kamerapolitiikasta osallistujille ennen kokousta.
...