...

Kokouksen luonne ja sisältö sanelevat, kirjoitetaanko esityslista

• yhteiskirjoitusalustalle, joka tallentaa tiedot organisaation omassa hallinnassa olevalle palvelimelle vai
• alustalle, joka tallentaa tiedot organisaation ulkopuoliselle palvelimelle eli niin sanotusti pilveen.

Esityslista ja muut kokousdokumentit voidaan sijoittaa ulkopuoliselle palvelimelle, mikäli pilvipalvelun käyttöehdot (Metropolian sisäverkko) sen sallivat. 

...

Kokousdokumenttien verkkoon sijoittaminen varmistaa myös sen, että kokouskulttuuria voidaan siirtää vuorovaikutteisempaan suuntaan. Kokouksen osallistujat pystyvät kirjoittamaan esityslistaan omia ehdotuksiaan. Puheenjohtaja valitsee lopulliset kokouksessa käsiteltävät asiat ja lähettää valmiiseen esityslistaan vievän linkin kokouksen osallistujille ennen session alkamista.

Kokousaikoja pystytään lyhentämään ja kustannuksia säästäämään siten, että puheenjohtaja määrää osallistujat valmistelemaan osan käsiteltävistä asioista verkossa jo ennen kokousta. Valmistelut voidaan kirjoittaa esityslistaan. Laajemmat alustukset kannattaa sijoittaa omana tiedostonaan erityiseen hakemistoon, jonka otsikko on esimerkiksi "Valmistelupaperit".  

Osallistujat verkossa, dokumentit verkossa

...