...

Kokouskäytännöissä noudatetaan lainsäädäntöä ja organisaation asettamia muita sääntöjä. Epämuodollisemmissa tiimi-, yksikkö- ja yksikkökokouksissa projektikokouksissa pystytään vapaammin hyödyntämään verkon uusia välineitä ja menetelmiä.

...

Kokouksen valmistelu alkaa laatimalla esityslista. Se kirjoitetaan verkkoselainta käyttämällä suoraan verkkoon. Se on tehokkaampi tapa kuin perinteinen käytäntö, jossa kokousasiakirja kirjoitetaan tekstinkäsittelysovelluksella tekstinkäsittelyohjelman työasemasovelluksella ja tallennettaan paikallisesti omalle työasemallelevylle, josta se kopioidaan verkkoon.   Myös mahdolliset liitteet voidaan kirjoittaa tai joissakin tapauksessa kuvalukea (skannata) suoraan verkkoon ja linkittää kokouksen esityslistaan, pöytäkirjaan tai muistioon.

Kokouksen luonne ja sisältö sanelevat, kirjoitetaanko esityslista yhteiskirjoitusalustalle, joka tallentaa tiedot organisaation omassa hallinnassa olevalle palvelimelle vai alustalle, joka tallentaa tiedot organisaation ulkopuoliselle palvelimelle eli niin sanotusti pilveen. Esityslista ja muut kokousdokumentit voidaan sijoittaa ulkopuoliselle palvelimelle, mikäli pilvipalvelun käyttöehdot (Metropolian sisäverkko) sen sallivat. 

...

Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla.  Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin Skype for Businessta, kannattaa ajanvaraus tehdä  saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Kaikille sopivan ajan jäljittämistä helpottaa Outlookin Schedule view, joka näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Esityslista on hyvä kirjoittaa yhteiskirjoitusalustalle ainakin alustavasti ennen kokouskutsun lähettämistä, sillä esityslistaan johtava linkki kannattaa liittää Outlookista lähtevään kokouskutsuun. Asialistaa voi täydentää sen jälkeen, kun osallistujat on kutsuttu, sillä he näkevät verkosta heti viimeisimmän version agendasta. Esityslista kirjoitetaan verkossa sille yhteiskirjoitusalustalle, joka kokoukselle luonteensa ja käsiteltävien asioiden puolesta istuu. Osallistujia voidaan kutsun yhteydessä kehottaa myös täydentämään esityslistaa, mikäli kokousdokumentit laaditaan hajautetusti ja vuorovaikutteisesti.

Vapaamuotoisemmissa kokouksissa voidaan esityslista muuttaa kokouksen aikana pöytäkirjaksi lisäämällä esityslistaan kokouksessa tehdyt päätökset ja vaihtamalla asiakirjan otsikko. 

Itse kokouksen aikana ei ehditä tehdä viimeisteltyjä pöytäkirjamerkintöjä, joten dokumentti joudutaan yleensä kirjoittaman verkossa puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille lähetetään dokumentin viimeistelyn jälkeen linkki, joka vie pöytäkirjaan. Samalla heiltä pyydetään kuittaus asiakirjan mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki julkaistaan niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.  

Videokokouksen pystyy pitämään myös mobiilisti. Siihen tarvitaan älypuhelimen  tai mielellään tablettitietokoneen lisäksi mobiililaitteeseen ladattavat mobiililaitteen yhteiskirjoitusalustan ja videokonferenssivälineen mobiilisovellukset, jotka ladataan laitteeseen, sekä mobiililaitteen nappikuulokkeet, joissa on myös mikrofoni. Jos kokouksen aikana osallistujien on tarkoitus kirjoittaa ajatuksiaan yhteiskirjoitusalustalle tai käyttää chatia, on tablettitietokone parempi väline kuin puhelin.  Suusanallisten puheenvuorojen esittämiseen ja niiden kuunteluun sopivat kummatkin mobiililaitteet. 

Jotkin käytännölliset seikat tekevät videokokouksesta entistäkin miellyttävämmän:

...

Ohjeita on myös Tampereen yliopiston sivulla.

Uusia mahdollisuuksia: kollaboraatiosovellukset

2010-luvulla on perustettu lukuisia verkkoselaimella käytettäviä palveluja, joiden tarkoitus on edistää organisaatioiden sisäistä verkkoyhteistyötä. Niihin kuuluu esimerkiksi San Franciscossa vuonna 2013 avattu Slack, jossa organisaation jäsenet perustavat erityisiä kanavia (channels) erilaisia sisäisen viestinnän tarpeita varten. Vuonna 2015 käyttäjämääräänsä huippuvauhtia lisännyt Slack osti alkuvuodesta Screenhero-videoneuvottelusovelluksen, mikä ennakoi yhtiön tulevia panostuksia ääneen ja liikkuvaan kuvaan perustuvan kommunikaation alalla. 

Slackin kaltaiset palvelut ovat Metropolian ulkopuolisia tietojärjestelmiä, joihin käyttäjän on tehtävä oma tunnus. Hän myös vastaa itse tietoturvasta ja käyttäjätuesta.  Ulkopuolisten sovellusten käyttö edellyttää myös sitä, että kaikki kokouksen osallistujat suostuvat tekemään niihin tunnuksen. 

...