...
- Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa (poikkeuksena esimerkiksi viralliset ylimmän johdon sessiot). Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa. Jos videokanava pidetään kiinni ja osallistujat eivät tunne toisiaan äänen perusteella, on puheenjohtajan tehtävä valistaa osallistujia siitä, että heidän tulee mainita nimensä ennen puheenvuoroaan.
- Etäosallistujia varten on hyvä olla Chat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
- Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja, niin äänen laatu on paljon parempi eikä ääni ala kiertää.
- Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi ja on erittäin suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikkinsä mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein tietämättään ja ajattelemattomuuttaan. Kun mute-nappia pitää käsillä, niin sen ehtii hyvin sopivassa kohdassa ottaa pois päältä, jolloin pääsee lausumaan asiansa.
- Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille tai mieluummin kysyä siihen lupa.
Lisää videoneuvottelun oppaita Metropolian tietohallinnon sivulla.
Ohjeita on myös Tampereen yliopiston sivulla.
...
Itse kokouksen aikana ei ehditä tehdä viimeisteltyjä pöytäkirjamerkintöjä, joten dokumentti joudutaan yleensä kirjoittaman verkossa puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille lähetetään dokumentin viimeistelyn jälkeen linkki, joka vie verkkoon tallennettuun pöytäkirjaan, ja pyydetään heiltä kuittaus sen pöytäkirjaan. Samalla heiltä pyydetään kuittaus asiakirjan mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki julkaistaan niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.
...